探究促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法與建議

于宗兵

（青島市即墨區(qū)醫(yī)療保障局，山東 青島 266200）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的逐步發(fā)展，科技水平的不斷提高，數(shù)字化管理逐漸滲透到各行業(yè)的管理工作中去。基于此，事業(yè)單位開(kāi)展檔案數(shù)字化管理，主要以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，將相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化篩選，并結(jié)合篩選結(jié)果進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。在此過(guò)程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)各信息的有效管理與監(jiān)督，此種方式彌補(bǔ)了傳統(tǒng)人工操作中存在的不足及問(wèn)題，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，對(duì)事業(yè)單位決策與發(fā)展造成不良影響。

一、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的意義

通過(guò)實(shí)行檔案數(shù)字化管理，能夠保證各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)及時(shí)歸檔，為其后續(xù)使用提供方便，是事業(yè)單位工作方式的一次有效創(chuàng)新，可以進(jìn)行快速的檔案收集，并開(kāi)展資料整理、保管、傳遞、統(tǒng)計(jì)等日常工作，提高了工作效率[1]。此外，還可便于工作人員進(jìn)行網(wǎng)上瀏覽與遠(yuǎn)程查閱，例如組織部門(mén)在實(shí)行干部選拔的過(guò)程中，需要借助詳細(xì)的檔案信息，而數(shù)字化管理的使用，可以為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供更為準(zhǔn)確的決策依據(jù)。現(xiàn)階段內(nèi)，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，數(shù)字化管理逐漸被應(yīng)用到檔案管理中來(lái)，通過(guò)此種方式，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)分組與排序，使用人員可以在最短時(shí)間內(nèi)，及時(shí)查找到相應(yīng)數(shù)據(jù)。另外，數(shù)字化管理方式可以有效避免檔案資料的丟失，防止出現(xiàn)紙質(zhì)數(shù)據(jù)消失或模糊的情況。在無(wú)形之中加強(qiáng)各部門(mén)溝通的同時(shí)，數(shù)字化檔案管理模式可以在較大程度上減少人力資源的浪費(fèi)，由于事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)繁多，傳統(tǒng)的人工整理方式過(guò)于消耗人力，數(shù)字化管理方式降低了相應(yīng)的管理成本，避免了事業(yè)單位成本的過(guò)度投入，對(duì)于事業(yè)單位的持續(xù)性發(fā)展具有重要作用。

二、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法

（一）明確發(fā)展方向

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，事業(yè)單位也需要逐步調(diào)整自身發(fā)展模式，使其更加具備現(xiàn)代化、規(guī)范化特征，緊跟網(wǎng)絡(luò)發(fā)展腳步，順應(yīng)時(shí)代潮流，以此更好滿(mǎn)足實(shí)際需求。這就需要事業(yè)單位將數(shù)字化管理納入考慮之中，將檔案管理數(shù)字化作為相關(guān)工作開(kāi)展的主要任務(wù)。因此事業(yè)單位內(nèi)的工作人員應(yīng)適時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)發(fā)展觀念，明確檔案管理工作的發(fā)展方向及目標(biāo)，適時(shí)建立檔案數(shù)字化觀念，有效借助相關(guān)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)原有檔案數(shù)據(jù)的信息化管理，促使整個(gè)數(shù)據(jù)處理過(guò)程更具科學(xué)性、精準(zhǔn)性。與此同時(shí)，應(yīng)不斷提升對(duì)于原有資料的收集、整合、統(tǒng)計(jì)等能力，全面提升工作人員的業(yè)務(wù)水平，在實(shí)際工作階段內(nèi)，深入貫徹并積極落實(shí)相關(guān)理念，制定有效的工作方案，推動(dòng)檔案管理工作走向便捷化、數(shù)字化，進(jìn)一步發(fā)揮出數(shù)字化檔案的作用。

（二）提升人員素質(zhì)

相應(yīng)工作人員的自身素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)水平直接關(guān)系到整個(gè)事業(yè)單位檔案工作的進(jìn)行，這就要求工作人員積極提高自身文化水平，不斷加強(qiáng)知識(shí)儲(chǔ)備能力，及時(shí)學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理技能。此外，事業(yè)單位還可對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)，引導(dǎo)其進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，更為詳細(xì)的掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以此不斷適應(yīng)日益變化的發(fā)展需求，進(jìn)而為社會(huì)提供更加便捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)把握住時(shí)代脈搏，在科技不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，將各工作人員的崗位職責(zé)細(xì)化，明確到個(gè)人頭上，使其充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，在嚴(yán)格遵守發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，逐步提升管理及操作水平，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展[2]。

另外，事業(yè)單位還可進(jìn)行詳細(xì)的工作責(zé)任劃分，在檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)中設(shè)置專(zhuān)門(mén)崗位，并交由專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)，保證其能夠?qū)崿F(xiàn)各步驟工作的快速、有效對(duì)接。在發(fā)生問(wèn)題時(shí)，可迅速找到相關(guān)負(fù)責(zé)人員，查明原因，并進(jìn)行合理的解決。通過(guò)此種方式能夠在明確工作人員工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，大幅度提升事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量與效率。

（三）構(gòu)建相應(yīng)體系

數(shù)字檔案的快速發(fā)展使得事業(yè)單位的工作更為便捷，較好的滿(mǎn)足了實(shí)際需求，但在其具體應(yīng)用過(guò)程中，仍存在著部分問(wèn)題，不利于相關(guān)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)行。針對(duì)此現(xiàn)象，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)自身數(shù)字檔案管理體系的建設(shè)，使其更為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。可明確管理流程，樹(shù)立統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行不斷優(yōu)化升級(jí)，將各個(gè)工作環(huán)節(jié)細(xì)化處理，保證各工作人員明確自身職責(zé)范圍，堅(jiān)守工作崗位，遵守工作紀(jì)律。同時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確掌握檔案管理工作中的關(guān)鍵部分及工作難點(diǎn)，努力將科學(xué)化、規(guī)范化的工作理念落實(shí)。除此之外，有關(guān)工作人員還應(yīng)適時(shí)提高數(shù)字檔案管理技術(shù)與手段，做好檔案數(shù)據(jù)的接受、存儲(chǔ)等工作，針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，應(yīng)提前制定出解決措施，避免出現(xiàn)人為破壞、病毒入侵等情況，給事業(yè)單位帶來(lái)?yè)p失。在此過(guò)程中，可做好數(shù)據(jù)備份工作，并將檔案分成紙質(zhì)版與電子版共同保存，降低風(fēng)險(xiǎn)。

與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)適時(shí)建立相應(yīng)的規(guī)章制度包括對(duì)于事業(yè)單位現(xiàn)有檔案的掃描、統(tǒng)計(jì)表格的制作、各部門(mén)會(huì)議記錄等，都應(yīng)有明確的規(guī)定。且由于事業(yè)單位檔案涉及到的內(nèi)容較為復(fù)雜繁多，因而在管理過(guò)程中應(yīng)實(shí)施分類(lèi)管理，以此保證管理工作的有序開(kāi)展。

結(jié)論：綜上所述，實(shí)行高水平的數(shù)字化檔案管理是十分必要的，通過(guò)此種方式能夠在一定程度上為事業(yè)單位的工作有序提供保障，促使其提升工作質(zhì)量與效率，不斷提高自身經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)持續(xù)性發(fā)展?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)積極運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，適時(shí)轉(zhuǎn)變管理方式，摒棄傳統(tǒng)的發(fā)展理念，逐步構(gòu)建出較為完整的檔案管理體系，以此更好的滿(mǎn)足時(shí)代需求。