關于幼兒師范學校電子檔案管理問題探討

張志紅

（南陽幼兒師范學校，河南 南陽 474150）

隨著當今社會的發展，檔案管理的工作也漸漸網絡化，許多的文件歸檔為電子檔案，這一變化沖擊力傳統的紙質檔案的發展。針對幼兒師范學校這個重要又特殊的群體，我們更應該重視此項工作的實施。但是電子檔案的管理也存在一些問題，例如檔案信息雖易保存但是也易被改動，檔案的管理需要經過訓練的專業人員。所以，及時發現電子檔案管理過程中出現的問題并尋找方法進行解決，才能更好地提高電子檔案管理水平。

一、電子檔案管理的優勢

（一）提高工作效率

電子設備在處理信息以及存儲方面比工作人員的大腦有著更大的優勢，因此電子檔案的管理深深的影響著檔案工作效率的提升。以幼兒學生檔案的錄入為例，在舊的檔案管理模式中，檔案管理的工作人員需要用筆謄抄學生的個人信息，不僅消耗大量的時間和精力，而且非常容易出錯且不符合現代環保生活的要求。若采用電子檔案管理的方式，不僅可以有效地采集和存儲學生的個人信息，而且極大地簡化了檔案信息的采集、存儲、統計的工作，省時省力，還降低了出錯率。

（二）提高檔案利用率

幼兒師范學校的檔案管理工作是一項具有很強服務性的工作，不僅為全校師生服務，而且還為學校的教學科研工作服務。在傳統的紙質檔案管理模式中，若想查找和調用一份檔案是極其麻煩的，不僅需要搜索大批的檔案資料，還要進行繁瑣的借閱檔案流程。其次，檔案在調用時以及借閱后很容易出現檔案破損丟失的情況，這對檔案的管理是一種很大的破壞。如果使用電子檔案這些問題就會迎刃而解。

二、電子檔案管理存在的問題

（一）對電子檔案的重視程度不足

伴隨著時代的不斷進步和發展，網絡化技術與信息產業正在逐漸應用到各種領域中，電子檔案管理部門正在逐步的替代傳統紙質版文件的管理部門。但有些檔案管理人員思想封建落后，對電子檔案管理工作缺乏正確的認識，沒有意識到電子檔案會對其工作帶來的便利性，忽視了電子文件和數據的收集及處理。特別是電子檔案的重要性被管理人員嚴重忽視，所以在日常辦公中鮮有人利用電子設備對收集所得的數據進行整理，或者，電子文件被送到管理人員的手中，卻并未得到應有額重視。另外，有些檔案管理人員雖然對電子檔案的重要性有些了解，但是由于其有限的專業知識，并不能對數據進行合理有效的利用，甚至可能造成數據的泄露或丟失。

（二）缺乏法律的支持

目前雖然電子檔案的應用雖然被很多人接受了，但是在法律上能作為憑證使用的還是只有紙質版的文件。由于電子文件沒有固定的載體，而且沒有固定的部門管理電子檔案，這就會產生一些問題，例如你需要把文件轉化成電子文件，但是之后再次使用的時候就會缺少原始憑證，而且相關部門也沒有就此作出相關明確規定，這就導致檔案的可信度沒有制度的保證。

（三）電子文件保存不到位

由于電子文件在計算機設備上產生，而且需要文件存儲載體，載體主要為磁帶、U盤、磁盤、光盤。這些載體又是比較敏感的，受溫度、濕度、有害氣體、光線、磁場的影響較大，并且一旦受損很難恢復，因此相對于紙質版檔案的保存來說，電子版檔案對保存環境的影響更為苛刻。在幼兒師范學校由于沒有專門的電子檔案保存地方，所以電子檔案很容易受到破壞。

三、加強幼兒師范學校電子檔案管理的策略

（一）完善電子檔案管理制度

幼兒師范學校的電子檔案內容豐富，由于其涉及部門較多，必須要有健全的電子文件歸檔管理制度，才能保證電子檔案歸檔的完整性。幼兒師范學校必需嚴格遵守國家相關的法律制度，并結合學校的具體情況進行電子檔案的管理。管理部門不僅要要對電子檔案的歸檔日期，歸檔分類，歸檔的具體要求，歸檔的具體流程等進行詳細的明確規定，還要對明確劃分每個工作人員的職責，在年終時進行必要的考核，并進項相應的獎懲制度的定制，確保把每一項工作都落實到實處，最大限度的保護電子檔案。

（二）加強新型管理人才的培養

在這個快速發展的與進步的時代，只有掌握了足夠的先進技術和信息的人才才能得到重用，這就對電子檔案的管理人員提出了更高的要求，幼兒師范學校的管理人員不僅要熟練的關于計算機的專業技術，還要懂得管理的專業知識。所以要提高工作效率節約時間，首先需要轉變員工的傳統觀念，先進行多種形式的理論培訓，然后對檔案人員的操作技術的專業培訓是必不可少的，最后，對培訓結果進行考核，如若考核不通過，會有相對應的懲罰，并需要繼續進行培訓，直到合格才能上崗工作。這樣雖然會花費很多的時間和精力，但是卻是必不可少的，俗話說“磨刀不誤砍柴工”解釋的就是這個道理。

（三）加強電子檔案的安全管理工作

電子檔案管理機構要想提高管理的水平，節約時間精力，就需要加強對電子檔案的安全管理工作。首先，一套完整的電子檔案的保護制度是必須的，電子檔案只有合適無誤了之后才能歸檔，而且需要做到每一個環節都有專門的工作人員來負責，以保證電子檔案的再次利用是便利的。最后，為了確保文件的有效性，需要保存一份具備法律效力的憑證文件，這些工作做完之后才能對電子文件進行歸檔。

四、結束語

未來主要的辦公方式無疑將會是電子檔案管理模式，加強電子檔案管理工作對幼兒師范學校的檔案管理有著非常重要的意義。由于全校學生的文件的信息量很大以及文件的重要性，檔案人員需要具備非常專業的知識來管理檔案，因此建立完善的管理制度是非常重要的。要幫助電子檔案管理工作更好更快地發展，需要不斷創新檔案管理方式，加強對工作人員的培訓，從而更好地幫助學校對學生的管理以及教學活動的有序進行。