協同辦公系統在A建設集團的實施應用

魏留明

（河南建筑職業技術學院，河南 鄭州450064）

隨著建筑企業經營業務的快速增長，其對信息化建設的需求逐步體現為經營發展模式的轉變，通過信息化手段有效實現最大限度的業務協同、資源整合和集中管控。但是目前集中管控信息的復雜性和層層傳遞過程中的信息缺失，導致現有管理模式難以滿足企業長遠需求[1]。而協同辦公系統可以為解決這一問題提供切入點和支撐平臺，它可以作為集團信息基礎平臺，成為集團信息化建設中的重要環節，為企業的戰略發展奠定堅實的基礎[2]。

1 協同辦公和工作流管理

1.1 協同辦公的必要性

雖然住建部在《2016- 2020年建筑業信息化發展綱要》中將“開展多專業間的數據共享和協同，優化設計流程，提高設計質量和效率”作為工程總承包類企業和施工類企業進行信息化建設的具體目標之一，但是由于建設項目分散、投資成本大、利益相關方眾多、易受技術政策環境的影響等原因，如何能夠安全、高效、保質地完成項目是一個難題。此時，協同辦公系統顯得尤為重要[3]。

協同辦公系統是在辦公自動化系統基礎上增加了企業部門協同處理日常事務環節的計算機系統。它的主要目標是實現一個集中協作的辦公平臺，讓參與人員能通過信息化手段實現共享信息和協同工作，從而提高企業的整體運作效率。A 建設集團進行信息化建設所要建立的建筑工程施工協同辦公管理平臺，是通過使用柔性協作流程，使項目參與者之間進行高效的信息溝通、分工協作、資源整合，同時通過利用自建流程和自建模板，使得很多固有流程以外的處于隨機和發散狀態的工作實現有序化、可跟蹤化、可追溯化，實現工作的及時性與高效性的統一，提高施工現場管理人員管理水平[4]。

1.2 工作流管理概述

集團內部部分單位和一些部門很早就開始使用辦公自動化OA 系統和視頻會議系統，但是由于未實現工作流管理，與業務系統之間不能建立高效的關聯，導致無法構建高效的電子文檔管理系統[5]。

工作流管理提供統一的工作流程框架與引擎，各個子系統采用插件的方式運行在工作流管理系統之上，實現管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化、信息智能化，實現工作導航模式，促使由“人找工作”的信息化系統被動應用模式轉變為“工作找人”的主動推送應用模式[6]。

綜上所述，我們為A 建設集團的協同辦公系統構建了四個事務中心：互動交流中心、辦公事務中心、知識中心、資源中心。整個協同辦公系統的核心是工作流管理系統，是公司運行的血管，公司所有事務都可以通過工作流系統達到高效、可控的流轉。

2 協同辦公系統的實施應用

A 建設集團現有OA 系統只能滿足企業的公文收發，但是從長遠的發展來看，辦公信息化更重要的是系統業務間的協同，盡量減少不必要的流程和手續，使流程簡化，使更多的流程自動開展，提高工作效率[7]。

A 建設集團各層級對信息化存在不同層面的需求，我們可以從決策層、管理層和操作層進行分析。網絡協同辦公信息系統采用純Web 技術，對于單位的領導來說，它是決策支持系統；對于中層管理者來說，它是信息管理系統；而對于普通管理者來說，它是事務/業務處理系統[8]-[10]。協同辦公平臺集成了信息發布、檔案借閱、文件分發、印章管理、車輛管理、辦公用品管理、接待用品管理等眾多模塊，業務內容涵蓋了公司日常辦公中的所有領域。

結合A 建設集團信息化現狀，通過問卷調查和系統規劃，我們設計了從集團總公司到項目部統一的協同辦公平臺。該平臺以業務協同為核心，通過工作流程驅動，實現各個模塊的有效關聯、協同運作；整合企業相關的資源，構建資源全面協同管理的關系平臺；借助工作管理、知識管理等模塊，整合原有關聯性不強的業務，實現有效集成協同。另外，通過業務系統的綜合管理，滿足企業從開發市場到項目施工、從部門到協同全方位的應用。協同辦公平臺以常用的公文管理、行政辦公、信息發布功能為主，同時借助個人事務、基礎通訊功能實現日常辦公的個性化與及時性。隨著企業各個部門需要處理的信息量越來越大，協同辦公系統在公文管理等幾個業務域的具體需求如下論述。

2.1 公文管理

對于公文管理，實現收文、發文、電子印章、文檔模板管理的流程化、標準化、網絡化。實現請示審批、文書檔案的流程化、自動化，由此提高公文管理工作的效率和質量。具體流程為：由業務部門擬稿，部門負責人審核、辦公室副主任審核、辦公室主任審核，然后分管領導簽發，最后文檔科登記文號、打印、蓋章、發布。

2.2 固資管理

固資管理包含辦公用品管理、會議室管理、圖書管理、設備管理、交通出行工具管理等。對于行政辦公事務，實現辦公用品、會議、車輛、圖書資料管理的流程化、標準化、網絡化。

2.3 人事管理

對員工信息、檔案、合同以及考勤、休假、人事調動等相關工作進行管理，實現對員工從進公司入職、轉正、合同、考勤、異動到離職、退休所有相關信息的有效管理，并能支持施工行業持證上崗和執業資格證書管理。實現記錄考勤的流程化、自動化，由此提高行政辦公工作的效率和質量。

2.4 公共信息管理

信息發布是通過互聯網線上和線下功能，發布、宣傳和共享信息，是構建文化、發布規章制度的具體手段。對于信息發布，實現通知公告、新聞時事和規章制度發布的規范化、流程化、標準化，提高公共信息管理工作的及時性和高效性。

2.5 個人辦公

個人辦公強調構建以員工個人為對象的辦公平臺，它根據員工個人的權限，提供辦公所需的基本功能，包含通訊管理、任務管理、信息管理等，為員工提供個人辦公條件。通過此平臺，個人事務可以及時被提醒，如計劃總結、工作任務、日程安排、日記便箋等。

2.6 統一通訊

統一通訊平臺提供手機短信、電子郵件、視頻會議、視頻監控、即時通訊的基礎配置與服務，以及各個子系統發送與接收消息的統一支撐平臺。各子系統的業務功能點以插件的方式注冊進入平臺， 業務消息的模版可以支持用戶定制。對于發送和接收的歷史消息提供查閱，支持原始業務單據的追蹤追溯。可借助統一通訊平臺及時傳遞辦公信息，如手機短信、郵件系統，由此大大提高辦公效率。

3 實施中需要注意問題

3.1 管理層重視的程度、支持的力度的持續性

A 建設集團信息化協同辦公系統建設應遵循“速贏”與“長效”兼顧的策略。“速贏”的策略是指A 建設集團信息化協同辦公建設首先應當選擇建設周期短，能夠實現“速贏”目的的項目，讓信息化協同辦公的成效盡快顯現。同時，A 建設集團信息化協同辦公建設也要兼顧“長效”項目，長久持續的發展是企業追求的目標，在具備條件的實力雄厚且有一定基礎的單位，在“速贏”的同時，實施規模更大、集成度更高的項目，滿足企業未來更大的企業級應用系統和更深層次的管理需求。

3.2 各級部門和人員對信息化的意義及方法等方面的認識

在企業內部做好統一認識、統一思想的宣傳工作，讓決策層、管理層和執行層充分認識到信息化協同辦公對企業發展戰略的重要性，對企業流程變革的重要性以及如何利用好信息化技術提升管理水平。

3.3 做好培訓工作

為了讓業務工作人員更好的使用該系統，必須對業務工作人員進行專業化、系統化的培訓，業務工作人員的培訓是成功實施協同辦公系統的重要因素。制定培訓計劃時，需要從企業戰略和業務發展以及員工職業生涯發展等幾方面明確培訓需求，制定各級培訓計劃，對培訓過程涉及到的課程、見識、機構、設施、學員到培訓結果進行效果評估。

3.4 關注細節，落實工作

1）數據轉換

對系統提供導入數據的工具，通過標準化的對接接口，完成數據的導入；對系統未提供導入工具的數據，負責手工錄入系統。成立專門工作小組，確保數據準備和驗證工作的順利完成。

2）系統上線

項目正式上線運行后，在持續的運維過程中，收集、梳理和解決使用過程中反饋的問題和建議，及時歸檔，為以后遇到同類或相關問題提供參考幫助。

4 結束語

協同辦公系統的實施與應用，可以有效解決業務之間由于獨立性、關聯性不強所帶來的信息流通不暢，實現工作間的高效協作配合。它構建了信息資源的高效共享平臺，實現了文件管理以及工作流程的自動化、辦公資源的有效管理，同時促使企業知識高度共享，實現無紙化辦公，降低企業運營成本，為集團高效率工作，可持續發展提供了保障。