試論事業單位檔案管理中現代化方式的利用方法

盧彥剛

（山東曹縣發改局，山東 曹縣 274400）

引言：現代化市場經濟發展環境下，機構的模式以及內部的運行管理體制均需要進行調整。事業單位的內部管理工作也面臨著新的挑戰，對事業單位檔案管理工作提出了新的要求。同時，計算機信息技術和大數據云計算技術持續發展，為事業單位檔案管理工作提供了全新的思路。如何將現代化的方式應用到事業單位檔案管理中，成為了一項十分重要的任務。

一、事業單位檔案管理現代化管理注意事項

（一）網絡安全

網絡安全問題是事業單位檔案現代化管理階段面臨的最為嚴重的問題。網絡技術不斷升級，在此過程中，檔案的信息化管理重視安全性與可靠性。但是，在實際的管理過程中，大部分事業單位檔案管理者并沒有掌握最新的計算機應用技術。在工作中僅能夠對規律性的檔案進行設計，如果出現問題則會造成巨大的損失[1]。

（二）文檔分離

文檔分離問題也是事業單位檔案管理中較為嚴重的一項問題。此種模式下，文檔前期管理工作階段的文件和后續管理工作中的管理標準并不統一，導致了檔案在存儲和調用中相互獨立，文檔分離問題較為嚴重。文檔分離問題不僅會增加文檔管理工作的難度，而且對于信息資源的安全性也會產生重大影響。工作人員需要耗費更多的精力，增加了管理工作任務量。

（三）設備利用

目前，我國大部分地區的事業單位都推行了新型檔案管理模式，并為此購入了一大批新型的檔案管理設備。但是，在實際推廣階段，由于事業單位內部專業技術人員不足，對于檔案室內部的設備進行應用中，不能展現出最新的計算機信息技術。由此導致了事業單位檔案管理功能單一，大量的人力、物力和財力沒有得到充分利用。在今后的管理工作中，事業單位不僅要重視新型設備的投入，還需要注意引進復合型專業技術人才，并對內部的工作人員進行現代化技術的培訓，確保事業單位檔案管理能夠朝向現代化和專業化的方向發展，提高管理水平。

二、事業單位檔案管理現代化方式的利用方法

（一）存儲技術

事業單位檔案管理工作與現代化管理機制相互結合，實現了無紙化辦公環境的構建。此種模式下，檔案管理工作能夠獲得最大的效益。對于事業單位而言，使用現代化的網絡信息存儲技術，可以構建全新的檔案管理數據庫。將傳統的大數據檔案進行整理和重新錄入，實現了檔案有關的文字、圖片、音頻和視頻資料的一體化管理。同時此種管理模式還提高了檔案管理的多元性，強化了檔案管理資源儲備效果。在新型存儲技術的支持下，工作人員在抓取信息時能夠更快速地獲得有效的資料，提高了信息數據讀取的速率，確保事業單位檔案管理結構能夠達到最優化的效果[2]。此外，在檔案管理工作中，工作人員還可以借助現代化的信息技術，確保檔案維護管理責任落實到位，使現代化檔案管理技術需求與管理效率并行發展，實現了資源共享的目標。

（二）庫房管理

在現代網絡信息技術持續發展的背景下，事業單位的檔案工作已經開始融入一些現代化手段，順應時代的發展網絡系統的現代建設。部分事業單位為了滿足自身發展的需求，已經積極參與到局域網的建設中，努力構建具有信息化和系統化特征的網絡信息共享模型，維護科室間檔案管理工作的處理效率。新型信息化管理手段為事業單位檔案庫房的管理提供了建設思路，借助資源共享模式可以實現實體庫房向數據庫結構模式轉變。數據庫構建可以滿足事業單位內部的各個科室工作的需求，配合聲音、圖像和影像等多媒體技術優勢，可以提高檔案資料存儲的實際應用價值，為后續的管理工作奠定堅實的基礎。

（三）網絡體系

為了有效地提高事業單位檔案管理效率，相關領域的工作人員要在使用現代化管理方式的同時，進一步推動事業單位檔案管理網絡發展體系的建立，從而實現事業單位檔案管理監管目標。在現代化發展階段，事業單位若想實現項目的可持續化發展，就要積極推動檔案管理工作的轉型。原本事業單位檔案管理工作的主要內容是對紙質檔案進行管理，進入到網絡化模式中，信息處理效率得到了提升，信息資源的容量也得以擴大。但是，在此環節容易，容易出現信息泄露等安全問題。對此，工作人員要積極構建安全穩定的檔案管理網絡體系，確保資源利用水平和使用安全均能達到實際的管理需求。

（四）輔助業務

除了上述幾種方法之外，事業單位檔案管理中現代化方法的應用還以為單位開展輔助業務。檔案管理工作的內容和信息資料較為繁雜，傳統的管理模式和管理機制無法有效的滿足事業單位現代化建設的需求。所以，借助現代化的管理工作手段對事業單位檔案管理進行系統化管理，可以提高輔助業務管理水平。比如，我國深圳市檔案局在使用過現代化的技術手段對檔案管理工作進行優化建設管理中，構建了輔助業務系統。該系統可以對檔案的立檔單位、計劃進館日期、指導人等信息進行輸入，隨后可以完成制作成進館計劃表，并實現輸出。在輔助業務系統中，工作人員可以根據指導人員的授權完成檔案增減和刪改管理，提高了管理工作的效率。

總結：綜上所述，事業單位檔案管理工作中仍舊存在一些不足之處，對此，相關領域的工作人員借助現代化的科學技術，以現代化方式不斷對事業單位檔案管理的模式進行優化和調整。將現代理念和技術應用到事業單位檔案管理中，精準把握事業單位檔案管理工作的切入點，轉變事業單位檔案管理理念，提高工作效率，以此推動事業單位逐步朝向現代化方向發展。