談?wù)劮康禺a(chǎn)檔案的管理

孫曉飛

（河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 淶源 074300）

房地產(chǎn)檔案,是指過去和現(xiàn)在的房地產(chǎn)管理機構(gòu)、房地產(chǎn)工作人員從事房地產(chǎn)經(jīng)營管理活動,直接形成的各種形式的對國家和社會有保存價值的歷史記錄。

一、房地產(chǎn)檔案的作用

（一）憑證作用。

房地產(chǎn)檔案不僅反映了房地產(chǎn)的演變過程和本來面目,這些都具有無可爭辯的法律效力,還客觀地記錄了以往的歷史,包括從申請人提出申請、提交相關(guān) 、房地產(chǎn)登記收件、核查、測繪、出圖、領(lǐng)導審批等一系列程序中形成的各種文件,所反映的內(nèi)容具有無可置辯的證據(jù)作用。

（二）參考作用。

房地產(chǎn)檔案不僅記錄了歷史活動的事實和經(jīng)過,而且記錄了人們在活動中的思想發(fā)展,檔案材料是歷史的真實記載,所以從檔案中獲得的信息具有更高的可靠性。各類房屋的所有權(quán)、使用權(quán)、占有權(quán)、收益權(quán)等的演變歷史和所有權(quán)歸屬均在房地產(chǎn)檔案中有真實記錄,這就要求房地產(chǎn)檔案管理必須根據(jù)自身的特點,按照檔案管理的一般規(guī)律結(jié)合房地產(chǎn)檔案的特殊規(guī)律,做好房地產(chǎn)檔案管理工作。

二、房地產(chǎn)檔案的特點

（一）時間長、變動大。

房屋從建好居住到拆遷,中間最短需要幾十年,長可達幾百年。在這一時間段內(nèi),有關(guān)房屋的各方面都不是一成不變的,其中包括房屋的產(chǎn)權(quán)問題、結(jié)構(gòu)、使用等。為了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地產(chǎn)檔案也隨著時間的推移不斷變化。

（二）來源廣、內(nèi)容雜。

房地產(chǎn)檔案來源于房屋管理、使用、修理的全過程,所產(chǎn)生的材料規(guī)格大小不一,體式復雜多樣,這給檔案材料的收集、整理帶來了一定難度。所產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料包括：房屋所有權(quán)性質(zhì)及變化記錄、改變使用功能和房屋結(jié)構(gòu)所產(chǎn)生的材料、修繕記錄、使用記錄等等,內(nèi)容較復雜。

（三）專業(yè)性比較強。

房地產(chǎn)業(yè)是一個比較龐大的系統(tǒng)工程。這其中不僅要有土地劃撥、開發(fā)企業(yè)、施工隊伍等硬件,還要有房產(chǎn)銀行、房產(chǎn)監(jiān)察、價格體系、法制建設(shè)等軟件,因此,要保證房地產(chǎn)檔案的齊全完整,做好動態(tài)管理工作和提洪利用工作,必須了解黨和國家有關(guān)房地產(chǎn)工作的一系列方針政策,了解地方有關(guān)房管工作的各項具體規(guī)定和辦法,熟悉單位內(nèi)部各項業(yè)務(wù)工作的力之事規(guī)則和程序。

（四）利用率很高。

房地產(chǎn)檔案是房屋管理、使用、修繕的原始記錄,對房屋的所有權(quán)、淺談房地產(chǎn)檔案的特點及管理方法結(jié)構(gòu)面積、功能變化等都有詳細記錄。權(quán)威、及時、準確的房地產(chǎn)檔案信息是一切企業(yè)經(jīng)營活動的基礎(chǔ),其實質(zhì)在于反映市場的真實情況及市場運動規(guī)律,幫助人們做出正確的決策,因此它的利用率非常高。

三、加強房地產(chǎn)檔案管理的幾點思考

（一）要加強法制化建設(shè),樹立全員管理檔案概念。

《檔案法》的頒布標志檔案工作步入了法制化軌道,我們要采取多種形式、廣泛宣傳房地產(chǎn)檔案的經(jīng)濟社會價值,提高人們對房地嚴檔案作用的認識。同時要加大行政執(zhí)法力度,確保檔案與實物的高度統(tǒng)一,積極推進房地產(chǎn)檔案管理工作的法制化進程。要通過學習檔案法律法規(guī)以及檔案管理知識樹立全員參與管理、全員重視檔案的觀念。在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的各項管理工作中要強化檔案意識,以責任感、使命感指導我們的工作。

（二）我們要完善現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng),引進新的管理理念。

我們要建立完善準確的電子檔案庫,電子檔案與紙質(zhì)檔案相比可操作性強,占據(jù)空間小,不受限制,還可以保護紙質(zhì)檔案。但是紙質(zhì)檔案本身就是資源,承載著一段歷史,這是電子檔案無法比擬的。因此,我們實際操作當中應該做到二者并存,互相補充,實現(xiàn)紙質(zhì)檔、電子檔的相輔相成。

（三）加強房地產(chǎn)檔案管理工作人員隊伍建設(shè)。

實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案有效管理,離不開高素質(zhì)的管理人才。加強房地產(chǎn)管理工作人員隊伍建設(shè),要著力抓好以下幾點：一是檔案主管部門要加強業(yè)務(wù)指導,使檔案工作人員及時掌握有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策、規(guī)范并運用到自己的工作中去。二是房地產(chǎn)檔案管理人員,要具有高尚的思想覺悟和職業(yè)道德,積極參與經(jīng)濟建設(shè),立足本崗,甘于奉獻。同時,要不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu),既要掌握檔案專業(yè)知識,又要熟悉房地產(chǎn)權(quán)管理知識,更好地適應工作需要。三是加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓,提高其業(yè)務(wù)知識和管理水平。四是開展房地產(chǎn)檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流,在交流中取長補短,不斷提高單位的整體業(yè)務(wù)能力,使房地產(chǎn)檔案管理適應新形勢的需要。

（四）檔案管理人員應該不斷提高自身的服務(wù)水平

嚴格來說,檔案管理同時也是一種專業(yè)的服務(wù),是專門服務(wù)社會的。現(xiàn)如今,社會各界對房地產(chǎn)檔案信息服務(wù)的需要越來越迫切,希望通過房地產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)了解房地產(chǎn)的相關(guān)政策。因此作為房地產(chǎn)檔案管理人員,我們要努力提高服務(wù)水平,積極服務(wù)好社會、群眾,接受新的服務(wù)理念,順應時代的發(fā)展,滿足人民的需要。

（五）加強房產(chǎn)檔案管理,為城市基本建設(shè)服務(wù)

隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展,舊城區(qū)的改造步伐越來越大。舊城改造、道路拓寬和內(nèi)河整治等大量的建設(shè)拆遷工程,無不牽涉到眾多居民住宅及部門單位房的拆遷安置工作。它關(guān)系到千家萬戶的切身利益,關(guān)系到社會穩(wěn)定。由于被拆遷人的房屋及附屬物大多年代久遠,歷史上這些房屋的產(chǎn)權(quán)演變情況復雜,一些居民擅自搭建違章簡易房屋,因此對原有房屋的歷史沿革和現(xiàn)實狀況客觀、真實的歷史記載就顯得更為重要。工程初期,房產(chǎn)檔案部門要根據(jù)規(guī)劃部門批準的拆遷范圍,對所有房屋逐棟逐戶進行查檔核對,將房屋的結(jié)構(gòu)、樓層、建筑面積、四界關(guān)系、產(chǎn)權(quán)來源等房產(chǎn)檔案材料,提供給拆遷單位進行可行性分析。由于拆遷范圍的規(guī)模大、戶數(shù)多,而且時間緊,為讓拆遷人盡快進入拆遷階段,房地產(chǎn)檔案部門還要及時組織人力,加班突擊。

（六）檔案管理人員要為檔案內(nèi)容保密

首先要加固存放檔案的庫房的門窗,把庫房作為重點保護對象,安排專人負責看守庫房,看守人員應該嚴格遵守庫房管理制度,閑雜人等一律不準入內(nèi)。嚴格管理庫房是做好保密工作的基礎(chǔ)。