淺談圖書資料檔案信息化管理的優勢

李前進

（孟州市檔案館，河南 焦作 454750）

引言：在我國科學技術迅猛發展的社會形勢下，圖書資料檔案建設與管理工作越來越重要，而在互聯網的社會背景下，圖書資料檔案管理工作向著信息化的方向邁進，已經成為一種必然的發展趨勢，只有充分利用網絡化技術，發揮其信息化管理的優越性，才能實現圖書資料及檔案等等的資源共享，達到為社會服務的目的。

一、當前圖書資料檔案管理工作中存在的問題分析

（一）缺乏完善的管理制度

管理者不知如何規范和管理圖書資料檔案，致使工作人員在收集資料的時候面臨著各種各樣的壓力和挑戰。有的不知道哪些資料是用來歸檔的，哪些不是歸檔范圍內的，這就導致圖書資料檔案范圍不夠全面、材料不集中和不能及時歸檔等現象時常出現。目前，還沒能建立一套完整的圖書資料管理的制度。

（二）缺乏信息化管理的意識

圖書資料檔案是檔案工作中非常重要的內容，它能夠反映圖書工作的成果。由于人們沒有認識到它的重要性，這樣就不能及時有效地搜集檔案資料。也無法把圖書資料檔案管理工作列入檔案工作的主體和重要組成部分。

（三）傳統思維理念的束縛

傳統的圖書資料的歸檔方式比較落后，缺乏開放與創新意識。由于大多檔案資料都是以紙質形式存在的，隨著時間的推移，檔案資料也堆積的越來越多，不但會占用大量的儲存空間，還需要做好濕度、溫度控制和防蟲工作，導致檔案管理成本非常高，使用效率卻比較低的問題。

二、信息化管理在圖書資料檔案管理中的作用及優勢

（一）讓圖書資料的價值最大化

圖書資料檔案的信息化管理是圖書資料集成管理的基礎，在網絡平臺上，將圖書檔案文件等集成電子信息，只有在信息通道的基礎上，各不同功能的部門、環節才能跨越空間、時間以及不同環境的障礙，實現信息的自由流通。只要做到了圖書資料檔案的信息化管理，才能提高檔案管理運作的整體水平與社會效益。

（二）提高了對圖書資料的有效保護

在資料室或圖書館中，工作人員要對各類圖書資料進行及時的記錄。將圖書資料檔案進行信息化處理后，可以有效地保護圖書資料原件，避免檔案原件被過多地直接使用或過多借閱，減少了資料原件損壞的風險。通過這樣的管理達到了保護圖書資料檔案原件的目的，有效地降低和避免重要資料的丟失，使圖書資料檔案的保存方式得到了極大的改善。

（三）實現了資源的有效共享

通過進行系統的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進一步擴大了這些檔案資源的使用范圍。在網絡平臺上的檔案電子文件比原件更易于導航，方便了使用者快速瀏覽所需要的信息；也可擴大原始檔案的應用程度和應用范圍；更有利于工作人員按需瀏覽，保持隨機存取，極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現圖書資料檔案信息的資源整合和共享。

（四）信息化管理更加方便和快捷

將圖書資料檔案進行信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統，使用者在應用時只需輸入圖書資料的關鍵詞，相關檔案資料信息就可呈現在計算機屏幕上。工作人員和借閱者只要有需要，就可以及時、準確、系統的獲取更多的圖書資料檔案信息。

（五）節約人力、物力和財力

將圖書資料檔案進行信息化管理可以使檔案管理人員從重復繁瑣的勞動中解放出來，利用計算機進行工作，極大地改善了工作條件。在檔案信息改動時只需輸入相關的指令就可以自動完成，減少檔案管理人員手工操作的錯誤，有效地提高了工作效率，大大節約了有限的人力資源。

（六）提高了服務的質量

建立一個基于局域網的檔案信息化管理系統，可以讓內部工作人員自行查詢所需信息，并且能和客戶進行及時的溝通和聯系，從而為客戶提供更為方便和快捷的服務。將圖書資料檔案進行信息化處理后，工作人員對其管理的各類圖書資料檔案都非常了解，提高了客戶的滿意度。

三、實現圖書資料檔案信息化管理的辦法及策略

（一）加強信息化建設

圖書館要充分利用其信息資源、設備資源以及人才資源的優勢為社會大眾直接的提供知識信息化服務。其次，應該充分發揮圖書館的專業人才的資源優勢，加強與地方文化建設機構的聯系，幫助地方文化建設，構建社區圖書館等。最后，圖書館可以采取共建的模式，在政府進行文化投資的基礎之上，加大宣傳力度，發動社區群眾捐贈期刊、捐贈圖書，建立社區圖書館數據庫，以滿足社區公眾對與信息知識的需求。

（二）提高工作人員的綜合素質

要實現圖書資料檔案的信息化管理，最根本的是要轉變意識，轉變管理人員的意識，加強信息化意識的教育。讓其樹立牢固的信息化管理意識。另外，要加強圖書資料檔案管理人員信息化管理的水平，通過信息化培訓提高其實際的管理技能。從深度和廣度上擴大圖書資料檔案的信息化管理。

（三）促進資源共享

我國圖書館在長期的封閉發展過程中，形成了割裂的局面，有公共圖書館、高校圖書館、科研圖書館、專業圖書館、兒童圖書館等之分，并且每一個類型的圖書管各自管理、不相往來，這樣也就導致了圖書資源、網絡資源的重復采購，造成一些資源的封閉使用，沒有充分發揮其利用率，也不利于讀者的選讀和利用。因此，為了實現圖書館的圖書資料檔案的信息化管理，圖書館應該加強聯系，實現各類型的圖書館資源傳遞，資源共享。

四、結束語

總而言之，圖書資料檔案作為提高人們文化水平的重要工具，實現其信息化管理，提高資源的共享性，以便能夠為廣大的社會服務，是促進我國社會主義精神文件建設的重要手段。面對當今形勢和信息技術的發展，通過圖書資料檔案信息服務手段，對檔案資料進行加工和整理，滿足社會公眾的需求，使檔案信息做到真正地服務于大眾，服務于社會。