談信息化時(shí)代科技檔案管理工作創(chuàng)新研究

王博一

（河北省保定市清苑區(qū)就業(yè)服務(wù)局，河北 保定 071100）

引言

就目前來(lái)看，由于受以往傳統(tǒng)檔案管理模式和理念，使得我國(guó)現(xiàn)階段有很多檔案管理工作仍然采用以往傳統(tǒng)檔案管理方法。在當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，對(duì)于這種傳統(tǒng)方法在現(xiàn)階段已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展需求。所以，作為科技檔案管理工作必須要積極轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)管理理念和方法。筆者結(jié)合自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，詳細(xì)分析了信息化時(shí)代，科技檔案管理工作所面臨的現(xiàn)狀，并對(duì)如何創(chuàng)新科技檔案管理工作，提出了自己的觀點(diǎn)和意見(jiàn)，希望對(duì)相關(guān)檔案管理工作者有所幫助和指導(dǎo)。

一、信息化時(shí)代背景下科技檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）管理硬件設(shè)備有待完善

對(duì)于有關(guān)科技檔案管理部門來(lái)說(shuō)，由于受到以往傳統(tǒng)管理模式和理念的影響，使得對(duì)科技檔案管理工作在硬件設(shè)備上缺少足夠重視和資金投入。所以，在硬件設(shè)施方面只配置了一些比較基礎(chǔ)設(shè)備。例如：電腦、打印機(jī)等等。而對(duì)于這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，使得檔案管理的系統(tǒng)性無(wú)法得到充分體現(xiàn)和發(fā)揮。對(duì)于科技檔案管理，其信息特點(diǎn)具有一定的復(fù)雜性，并且各層次和和級(jí)別之間往往也具有一定的差異化。從總體來(lái)看，嚴(yán)重缺少規(guī)范性和開放性。所以，這就導(dǎo)致在檔案共享和管理服務(wù)方面產(chǎn)生了很大的距離化。再加上在系統(tǒng)方面缺少建立和完善，使得無(wú)法達(dá)到“機(jī)讀檔案”的效果。為了能夠達(dá)到加強(qiáng)信息檢索體系的建立和完善的目的，導(dǎo)致科技檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象的出現(xiàn)，進(jìn)而對(duì)信息化背景下科技檔案管理工作質(zhì)量和水平的提高造成了一定的限制[1]。

（二）科技檔案管理的應(yīng)用效率較低

對(duì)于科技檔案管理這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，其主要內(nèi)容包括兩個(gè)方面。即整理和研究。但是科技檔案管理研究這項(xiàng)工作需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，并且其研究?jī)?nèi)容和環(huán)節(jié)也往往比較復(fù)雜。因此，這就為研究工作增加了一定的難度和挑戰(zhàn)。例如：以高新技術(shù)企業(yè)為例。如果他們想要認(rèn)定某種工作，那么從申請(qǐng)通知到文件和工作的認(rèn)定，這一過(guò)程需要一段很長(zhǎng)很大的時(shí)間。如：在本年度開始申請(qǐng)，一般來(lái)說(shuō)需要在下個(gè)年度才可以得到批準(zhǔn)，并且在這一過(guò)程還會(huì)導(dǎo)致很多檔案材料的產(chǎn)生。其流程一般為高新技術(shù)企業(yè)在接收到通知后進(jìn)行有關(guān)檔案材料上報(bào);然后有關(guān)科技管理部門對(duì)檔案資料進(jìn)行初步審查;接著再由專家進(jìn)行再次評(píng)審、決定檔案資料;最后對(duì)高新技術(shù)企業(yè)工作的認(rèn)定。再加上科技局收到的科技檔案數(shù)量逐漸增多。在以往科技檔案管理中我們可以看到，一般檔案管理工作人員在接到檔案時(shí)，都需要到檔案室沒(méi)進(jìn)行檔案查找，而在查找過(guò)程中，將會(huì)造成大量時(shí)間和精力的浪費(fèi)，進(jìn)而對(duì)科技檔案管理的應(yīng)用效率將造成嚴(yán)重不利影響，使得應(yīng)用效率較低。在信息化時(shí)代迅速發(fā)展和進(jìn)步的影響下，通過(guò)信息化科技檔案管理的應(yīng)用，不僅減少了查詢時(shí)間，同時(shí)，在一定程度上還可以使科技檔案管理的應(yīng)用效率得到了很大提升[2]。

二、創(chuàng)新科技檔案管理工作的策略方法

（一）革新管理方法

要想使科技檔案管理工作有一個(gè)更好的創(chuàng)新，那么首先必須要改變以往傳統(tǒng)科技檔案管理方法，并對(duì)以不斷地創(chuàng)新。所以，在檔案管理過(guò)程中，要提高對(duì)科技檔案管理方法的重視和創(chuàng)新。在以往科技答案管理中我們發(fā)現(xiàn)，其管理方法往往只適合基礎(chǔ)檔案管理，既耗時(shí)，又費(fèi)力。因此，作為檔案管理人員轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新管理方法是有所必要的，并且要“跟蹤”檔案管理的變化和發(fā)展，以便于能夠更好地滿足檔案發(fā)展需求。同時(shí)還要對(duì)以往傳統(tǒng)檔案管理方法中所出現(xiàn)的問(wèn)題有一個(gè)充分了解和掌握，并要及時(shí)采取相關(guān)合理有效措施對(duì)以解決和完善，以便于能夠使科技檔案管理的有效性得到充分發(fā)揮和體現(xiàn)。在對(duì)科技檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，可以利用一些比較先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加強(qiáng)有關(guān)檔案管理制度和體系的建立，進(jìn)而可以對(duì)現(xiàn)代化科技檔案有一個(gè)更好的管理和規(guī)范。作為檔案管理人員，在管理過(guò)程中，必須要提高對(duì)檔案錄入這項(xiàng)工作的重視，并要有一個(gè)認(rèn)真的工作態(tài)度，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)科學(xué)化檔案管理，進(jìn)而可以使自身檔案管理質(zhì)量和效率有一個(gè)更高水平的提升，為科技檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)[3]。

（二）加強(qiáng)科技檔案管理硬件設(shè)備的配置和完善

完善檔案管理硬件設(shè)備，在一定程度上能夠有效地提高管理質(zhì)量和水平。所以，這就要求檔案室在軟硬件設(shè)備配置方面必須要做到完善。例如：一些基礎(chǔ)軟件設(shè)備。如電腦、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及傳真機(jī)等等，對(duì)于這些設(shè)備內(nèi)存，儲(chǔ)存量要大，配置要高。并且每個(gè)機(jī)器都要配置相關(guān)的應(yīng)用軟件，尤其要配置一些通用軟件，以便于能夠與外界有一個(gè)更好的互動(dòng)和交流。但是就目前來(lái)看，在現(xiàn)階段對(duì)于信息化檔案管理有關(guān)應(yīng)用軟件的建立，還沒(méi)有形成一個(gè)完全統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求。所以在這種情況下，在建設(shè)軟件時(shí)不僅要充分考慮到自身實(shí)際情況，同時(shí)還要主動(dòng)與檔案管理相關(guān)部門或上級(jí)主管部門進(jìn)行相互交流，進(jìn)而達(dá)成統(tǒng)一一致，制定科學(xué)合理的內(nèi)部管理制度體系，為信息化科技檔案管理工作的順利開展提供重要保障[4]。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，由此可見(jiàn)在信息化時(shí)代背景下創(chuàng)新科技檔案管理是如此的重要。不僅可以提高我國(guó)答案管理質(zhì)量和水平，同時(shí)在一定程度上還可以促進(jìn)我國(guó)科技檔案信息化有一個(gè)更好的發(fā)展。針對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段科技檔案管理工作中所存在的硬件設(shè)施不足、科技檔案應(yīng)用效率低下等問(wèn)題，必須及時(shí)革新傳統(tǒng)科技檔案管理方法，并加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置和完善。而對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，也要不斷地提升自身管理水平和專業(yè)素質(zhì)，在科技檔案管理過(guò)程中，要注重信息技術(shù)的融入，為實(shí)現(xiàn)高效檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。