試論機關事業單位檔案信息化建設問題與對策

陳莉

（湖北省黃岡市食品藥品檢驗檢測中心，湖北 黃岡 438000）

引言

隨著電子科技的發展，信息化辦公已經融入我們的生活，作為機關事業單位，應加強信息化建設，尤其是檔案管理的信息化建設，對于提高工作效率，豐富管理功能，更好的為廣大民眾服務，促進社會文明和諧發展都起著十分重要的作用。雖然事業單位已經在檔案信息化建設中取得了一定的成績，但由于受到各種因素的制約，致使機關事業的檔案管理未能跟上信息化發展的步伐，亟需采取有效措施，解決機關事業檔案信息化管理的問題

一、機關事業單位檔案信息化建設存在的主要問題

（一）檔案信息化建設重視度低，缺乏專業人才

雖然機關事業單位檔案室引入了檔案管理的軟件，進行了檔案的信息化錄入，但由于重視程度不夠，導致檔案信息化工作沒有全面展開，甚至于認為只要把檔案信息收集存儲在電腦里，就是檔案信息化管理了。機關事業單位檔案管理部門沒有在思想上對檔案信息化建設給予足夠的重視，只重視日常的中心管理工作，忽視的檔案信息化建設的管理，致使檔案信息化管理在沒有物力、財力、人力的支持下，造成檔案信息化經費嚴重不足，檔案信息化設備設置不足，使檔案信息化建設無法有效展開，嚴重影響了機會事業單位檔案信息化建設的發展。機關事業單位檔案信息化建設不僅需要大量資金投入，而且也急需相關專業人才。由于各機關事業單位缺乏相關的技術人才，所以檔案信息化工作人員大多是兼職的檔案管理人員。既不熟悉檔案管理業務，對互聯網，計算機等信息技術更是知之甚少，形成了機關事業單位檔案管理力量薄弱，嚴重景響了檔案信息化的進度。

（二）檔案信息開發建設缺少統一標準，存在安全隱患

由于當前信息開發公司紛繁復雜，各類檔案信息管理軟件名目繁多，行業間自行其事，缺少檔案信息管理的統一標準。加之機關事業單位檔案管理缺乏有效管理，相關技術人員嚴重不足，對檔案信息管理軟件知識不甚了解，軟件開發的質量不高。從而造成檔案軟件的選用出現較大的差別。軟件相互間的兼容性較差，在相關部門檔案轉交的過程中，無法做到無縫連接，加之缺少有效的安全保障措施，影響了檔案的傳輸和利用，給檔案信息化的安全管理留下了隱患。

（三）建設前期資金量投入較大，數據信息不全面

對于機關事業單位的檔案信息化建設來說，前期建設需要大量的資金投入，比如機房、服務器、磁盤陳列等設備組成龐大的網絡系統工程。此外還需要采購相關的電腦、掃描儀等相關的信息錄入存儲設備。這些設備與網絡構成檔案信息化系統，共同完成檔案信息的收集、傳輸、以及網絡間相關部門信息共享等共同實現檔案信息的交互利用。雖然有些單位建設了檔案信息數據庫，但由于缺乏對檔案信息庫的有效管理，致使檔案信息庫信息量不足，相關功能得不到有效開放，最終使檔案信息庫的有效查詢使用功能受到了限制，造成了檔案信息只能滿足本單位內部的查詢使用，無法實現其它單位對電子檔案文件的調取查詢，無法實現檔案使用方遠程查詢的作用。

二、加強機關事業單位信息化建設的方法

（一）提高領導意識，加強信息化建設的力度

由于檔案信息化建設需要投入大量的人力物力建設，容易對單位中心工作產生沖擊，從而使單位領導忽視了單位檔案信息化建設的管理，單位檔案信息化不是單位一個部門兩個部門的任務，需要的是全單位各部門的努力，更需要大量人力、物力、財力的支持。因此，對于機關事業單位的領導，要從思想上要提高對檔案信息化管理的認識，把單位檔案信息化當作單位的重要工作來抓。還要把單位檔案信息化納入到單位的年度工作計劃中，在資金預算上給予支持。同時明確責任分工，層層簽訂責任狀，上下一心，形成齊抓共管的局面，為檔案信息化管理創造良好的氛圍。從而有效推進機關事業單位檔案信息化管理的進程。

（二）加強對檔案信息化工作的有效管理

一是成立專門的檔案信息化管理的組織機構，制定明確的檔案信息化發展規劃，建立完善的管理制度，保證單位的檔案信息化建設有序發展。二是規范檔案信息化標準建設，合檔案信息化資源格式規范，檔案齊全。三是加強對檔案的管理，完善檔案交接手續制度，確保檔案不丟失，不泄密。四是加強檔案信息化系統的體系建設，做到全網互聯互通，實現檔案資源信息共享，更好的方便民眾。

（三）加強檔案信息化工作人員的管理

只有多方采取有效措施，才能提高檔案信息化工作人員的素質。檔案信息化管理是一項專業技術性很強的工作，它需要檔案管理人員，既要有相關的檔案管理的相關知識，又要具有互聯網、計算機等綜合性的人才。只有提高檔案信息化管理人員的素質與水平，才能提高檔案信息化管理的水平，因此，針對檔案信息化工作人員有針對性的進行培訓，提高互聯網絡、電腦知識、檔案管理的技能，從而切實保障檔案信息化管理的有序進行。加強檔案信息化技術人才的引進，通過人才引進，引導帶領檔案信息化工作人員按照檔案信息化標準流程收集整理信息，充實檔案信息化人才管理隊伍，提高機關事業單位檔案信息管理的整體水平。

結語

總之，隨著電子信息技術的不斷發展進步，檔案信息化建設必將是機關事業單位檔案信息化管理的最終結果，檔案信息化對加強事業單位信息化檔案管理，提高單位信息管理效率，更好的方便廣大民眾，服務于民，有著重要意義。因此，各機關事業單位應積極加強本單位的檔案信息化管理的建設力度，重視檔案信息化的管理和應用，為單位的發展做好服務。