新形勢下檔案管理工作存在的問題及措施

代慧敏

（伊春市湯旺河區河北街道西山社區勞動保障工作站，黑龍江 伊春 153037）

目前我國的檔案管理大多還停留在傳統的管理階段，這給檔案部門開發檔案信息資源帶來了諸多的不便，同時也極大影響了檔案信息資源的綜合利用。檔案管理工作目前主要存在以下幾個方面的問題:思想觀念落后，對檔案工作重要性認識不足;檔案工作管理體制混亂，檔案管理制度不完善;檔案工作基礎薄弱，設施簡陋;檔案管理隊伍整體素質偏低;檔案資料收集不及時、整理不規范、分類不科學、編研乏力;檔案利用率低;檔案管理信息化程度不高。

一、當前檔案管理中存在的問題

目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

（一）管理意識不強，檔案利用率低

檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經濟效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理制度不健

全檔案管理不夠規范。目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題。主要表現在：第一。檔號不規范；第二，案卷標題不規范；第三是大部分案卷缺少卷內目錄；第四是組卷混亂現象比較嚴重。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全，有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

（三）檔案硬件投入及經費不足

近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。檔案室建設不標準、不規范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

二、提高檔案管理效率的措施

改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現檔案管理的規范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要解決的問題主要有：

(一)健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要；第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用；第三.堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者；第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

(二)改進和完善檔案功能，使其記錄

內容全面、客觀、動態對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

(三)采用信息化管理手段

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。檔案管理必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD／CAM系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。

(四)做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

(五)提高檔案工作人員專業技能和素質，充分調動檔案管理人員工作積極性提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才人口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。