探究如何加強事業單位檔案信息化建設

王金榮

（黃岡市食品藥品檢驗檢測中心，湖北 黃岡 438000）

引言

在當前的信息化環境之下，事業單位要想優化經營質量，提升經營收益，在管理過程中應當引入現代信息技術，以此來提升各類管理工作的進行質量。檔案信息化建設給事業單位帶來了極大的發展，推動了檔案信息的處理效率提升，對于事業單位的現代化發展有著重要的作用。

一、事業單位檔案信息化建設中存在的問題

要想優化事業單位中檔案管理工作的信息化建設質量，則管理人員應當首先發現自身建設中存在的問題，這樣才能結合建設需求，設計合適的管理優化措施，提升事業單位的現代化發展質量。當前事業單位的檔案管理信息化建設中存在如下幾方面的問題。

（一）事業單位對檔案信息化工作的重視不足

當前事業單位中的許多管理人員工作思想較為陳舊，忽視了現代技術和信息技術在事業單位經營過程中的積極作用。在檔案信息化建設中，單位的領導人員對信息化發展的重視程度不足，導致信息化建設的投入資金不足，管理制度不完善，設備的功能和質量難以滿足高效的信息化管理工作進行，影響了信息化建設的效果。除此之外，許多事業單位的管理人員對檔案管理工作的功能缺乏認識，將檔案管理片面的理解為人事檔案管理，忽視了檔案分析工作對事業單位經營發展的積極作用，影響了事業單位中檔案管理工作的優化和發展，導致當前的事業單位信息檔案管理工作發展緩慢。

（二）檔案管理工作的信息化建設缺乏必要的針對性

為了加強檔案管理工作對事業單位經營的作用，在信息化建設中，技術人員應當結合事業單位的業務以及管理需求來進行檔案信息化建設的個性化設計，以此來保證檔案管理工作在改革之后可以有效的促進事業單位的發展。但是，當前的一些事業單位在檔案管理的信息化建設中缺乏前期的設計規劃，未能結合企業的實際需求，直接將其他企業的管理系統進行使用，造成了檔案管理工作和事業單位經營過程的不適應，使得檔案分析工作難以滿足當前的事業單位經營需求。

（三）檔案管理人員不適應信息背景之下的管理工作

信息化時代之下，事業單位的檔案信息管理工作進行對工作人員的技術實力以及信息意識有著較高的要求，這樣才能保證實際管理中對檔案內容的分析準確，推動事業單位經營質量的提升。當前越來越多的事業單位將信息化技術應用在了檔案管理中，隨之出現的一個問題是許多事業單位中的檔案管理人員未能結合時代發展趨勢提升自身的技術實力，信息化管理體系之下仍然采用傳統的管理思維，無法滿足現代檔案管理工作的進行需求，給基于網絡和電子文檔的信息化檔案管理工作造成了不良影響。

二、加強檔案信息化建設的應對措施

（一）事業單位的領導要加強對信息化建設的重視

信息化建設是當前國家發展的趨勢，網絡技術以及計算機技術的使用極大的提升了國家的生產效率，推動了現代市場的完善和發展。因此，為了推動事業單位的現代化建設，企業的領導應當理解信息化管理背后的意義，在設備、管理以及資金上給予充分的支持。除此之外，事業單位領導要全面認識檔案管理工作。檔案管理人員除了要對人事員工資料進行存檔保存之外，在日常的工作中還要對事業單位經營中的各類數據進行分析和保存，可以有效的了解單位經營的不足以及市場發展趨勢，可以作為事業單位決策中的參考，提升單位的經營質量。因此，事業單位要強化檔案管理的重要性，在檔案信息化建設中加大投入，保證信息管理工作可以有效的推動事業單位的現代化發展。在此之外，領導在日常的管理中也要敦促不同部門高質量的完成經營數據信息的歸檔，確保檔案管理人員獲取全面的經營信息，高質量的完成對經營狀況的研究。

（二）增加管理中各類信息設備的投入

在檔案管理工作的信息化建設中，主要使用的設備包括計算機、打印機、掃描儀、刻錄機以及各類網絡服務器設備，建設過程需要事業單位的較多支出。同時，檔案管理工作作為系統性工程，其工作中的各個環節進行質量都直接影響最終的信息處理效率，因此，在建設中，事業單位的領導要加強對建設中各類設備的投入，確保管理工作的進行質量，應對突發情況的出現。為了優化信息存儲質量，事業單位可以通過網絡服務器以及電子檔案對各類檔案信息進行存儲，方便管理人員借助網絡進行的查閱，有助于檔案管理質量的提升。

（三）實現檔案信息資源的數字化

檔案資源的信息化和數字化是未來存儲的發展方向，也是實現高效的檔案分析處理的基礎，有助于提升檔案存儲質量，降低存儲過程中的成本。在建設中，技術人員首先需要使用掃描儀等設備對傳統的紙質文件進行掃描，之后將其作為數字信息在網絡服務器之中進行存儲，方便管理人員借助網絡進行遠程的分析和查閱。同時，為了保證企業信息的安全性，管理人員也要注意電子數字文件保存安全。管理人員要結合可能出現的信息安全部問題來完善管理規范，加強網絡安全建設，降低內外網絡的交流頻率，并針對部分重要文件進行備份，優化電子文件的管理質量。

結語

事業單位的信息化發展是當前的發展趨勢，在實際建設中，事業單位的領導可以從檔案管理的信息化入手，借助檔案管理工作來為后續的全面信息化發展奠定基礎。檔案管理分析工作可以優化經營信息的分析質量，為事業單位的經營決策過程提供參考信息。事業單位的檔案信息化建設發展時間較短，尚且存在一些問題影響信息化質量。在未來的發展中，事業單位的領導要強化對信息化管理的重視，加大信息化投入，適應現代信息化建設需求，推動事業單位的現代化和信息化發展。