宋建忠
(南京市公安局江北新區公安分局,江蘇 南京 210000)
在任何一個個人、單位和地區的發展過程中,都會因為年限的積累,經歷的增加,而不斷產生新的檔案信息,導致檔案信息資源越來越龐大,在檔案的收集、歸檔、整理和利用等方面都帶來巨大的工作量。為進一步提高檔案工作效率,充分利用信息技術優勢,建立信息化檔案系統勢在必行。
檔案信息化,是檔案部門充分利用信息技術,在檔案信息工作的各個環節,包括對信息的收集、整理、保存、開發、查詢、使用等方面,均納入數字化系統,實現資源共享,加大資源的存儲,并提高利用效率的過程。隨著近年來各級單位對于檔案信息網絡的構建,檔案部門對檔案信息化意識的增強,信息化的檔案處理模式逐漸在各級單位的檔案部門占主導地位,檔案利用的方式也逐漸從傳統的面對面服務、手工查找,轉變為通過網絡完成的查詢、調用服務。但伴隨著網絡出現的,是一系列安全隱患問題,有可能會造成檔案信息泄露、被隨意纂改、偽造,或者一些加密文件由于儲存出現問題導致再也無法被讀取,均直接影響到信息的使用,甚至會對個人和單位帶來巨大損失和危害。所以,健全信息安保系統刻不容緩,是個人和單位抵御信息泄露等不安全因素的有效屏障,并能保證個人和單位的良好發展。
物理硬件主要包括計算機房及專用設備、計算機和存儲介質。計算機房是保證計算機系統正常運行的環境基礎,若機房出現問題,如火災、電磁干擾、溫度過高等,均可能會影響到計算機設備使用壽命,從而影響其正常運行。而計算機設備、存儲介質被毀損,也會導致信息無法被讀取,或者設備被盜的情況下,會造成重要信息泄露、無法被找尋及正常利用。
信息的網絡傳輸上,有不少都存在如容易被植入木馬、被病毒攻擊、傳輸信道被監視等缺陷,使重要信息被截獲,進而被竊取及修改。而計算機操作系統大多在程序設計中就存在漏洞,留下日后的使用隱患,導致計算機系統在運行過程中更易受到攻擊。甚至于一些重要的涉密網絡系統還可能會受到專業黑客的攻擊,導致網絡癱瘓,大量信息丟失。
系統安全管理,主要涉及檔案工作人員本身。由于一些工作人員安全意識不強,在平時又不注意加強部門內部的安全保密教育,再加上一些單位的檔案部門沒有較完善的規章制度和執行制度,在安全管理上沒有嚴格落實保密措施,人員在工作中不能做到高標準、嚴要求,而是麻痹大意,即使在已經出現安全問題的情況下,也抱著僥幸心理,導致問題不能被及時制止,證據也不能被及時收集。
檔案部門需加大投入,選擇合適的方間作為機房,在機房建設中把好設備入口關,保證設備的質量過硬,引進時需先行安全檢測,特別是對國外所生產的設備,必須確保其安全可靠,避免捆綁竊密設備侵入的情況。需保持機房的安全性,杜絕閑雜人等進入,保持室內合適的溫、濕度,定時清潔衛生,以保證所有設備能正常壽命的安全運行。
針對網絡、傳輸等方面的問題,首先需加強系統的安全防范能力,如發展密碼技術、建立病毒防護體系、完善防火墻技術等,盡可能防止網絡結構被破壞,以免被攻擊、信息被竊取等。同時,需引進人才及培養現有人才,提高檔案工作人員的計算機專業技術,結合本部門實際,發展和建立最適合自己部門的網絡保障技術。
檔案部門需定期組織人員參加安保教育,讓人員提高安全意識。教育內容可包括法律法規、如何提高電子檔案提取時的安全性、電子檔案信息泄露造成的危害、可能導致檔案信息安全隱患的經驗教訓等,讓工作人員能將安全意識融入到平時的工作中去,形成良好的安保環境。
檔案部門需不斷完善信息系統的安保管理制度,結合自身實際,制定計算機信息安全管理、檔案信息化建設和管理等方面的標準,確保檔案信息工作的每一個環節標準都有章可循、有據可依,以最大化的保證信息的安全。
總之,檔案信息安全問題伴隨著檔案信息化的發展而出現,對檔案信息的真實性及使用上的安全性均有重要影響。檔案部門需認真分析信息化進程中的安全問題,有針對性的尋找解決方案,以最大程度的保證信息安全,促進檔案事業的良性發展。