微信應用于檔案信息服務的策略分析

楊露頤

（黑龍江省冶金設計規劃院，黑龍江 哈爾濱 150010）

微信無論是信息量還是應用形式都十分豐富，而且作為一種新興的社交媒體，在我們工作和生活中不斷滲透，由于其具有龐大的用戶群，因此成為檔案信息的一種新興模式。通過在檔案信息服務中應用微信，能夠進一步拉近檔案部門和用戶之間的距離，為用戶提供更為便捷的檔案信息資源，使檔案信息資源能夠更好的服務于社會公眾。

一、微信應用于檔案信息服務的優勢

微信是目前應用最為廣泛的通訊工具，其擁有龐大的用戶群體，而且信息格式十分豐富，傳播具有即時準確的特點，能夠為用戶獲取信息帶來全新的體驗。特別是智能手機的應用及移動互聯網的普及，將其作為微信應用的終端設備，這也使人們在信息交流時對于微信更為依賴。對于檔案部門而言，其可以利用公眾平臺或是訂閱號來宣傳檔案資源，并為檔案用戶提供推送信息和在線咨詢服務，及時收集檔案用戶的反饋信息。微信公眾號申請和使用都是免費的，利用微信來開展檔案信息服務，可以有效的節臺檔案平臺建設和維護的費用。當前人們越來越意識到檔案信息資源的重要性，檔案部門也積極建設檔案管理系統，并加快推進檔案信息資源的整合，但對于檔案利用方面投入力度并不大。檔案利用是評價檔案資源建設的重要標準，微信十分成熟和穩定，將其作為檔案信息利用服務平臺，能夠為檔案用戶提供更為便捷的檔案信息服務，有利于更好的發揮檔案的價值。

二、檔案信息服務中應用微信的策略

（一）應用微信平臺創新服務意識

微信作為移動互聯網的新生事物，將其在檔案信息服務中進行應用，要求檔案部門要對微信技術有一個全新的認知，并能夠不斷提升自身的服務意識，做到與時俱進，充分的借助地網絡平臺和相關的軟件，從而為檔案用戶提供更有價值的檔案信息服務。檔案部門要主動開通微信公眾號，重視微信平臺的應用，并以微信平臺作為窗口，對外樹立良好的社會形象，更好的拉近與檔案用戶之間的距離，吸引更多的檔案用戶，增強檔案部門的影響力。

（二）規范檔案信息的管理

檔案部門借助于微信開展檔案信息服務過程中，需要在實際工作中重視信息管理制度的完善，為用戶能夠準確找到檔案微信公眾平臺提供更多的便利。利用微信公眾平臺發布信息時需要保證檔案信息的真實性、完整性和時效性，定期對微信公眾平臺的信息進行更新，吸引更多的用戶關注。同時還要開展在線咨詢服務，為檔案用戶提供主動的檔案信息服務，并能夠及時獲取到檔案用戶的反饋信息，積極改進自身的服務模式，從而為用戶帶來更為優質、高效的檔案信息服務。

（三）加強與用戶的交互，實施多元化信息服務

檔案部門借助于微信公眾平臺可以為用戶提供自助服務，并在線與用戶進行交流，有效的提高了與用戶的互動。而且在實際交流過程中，可以通過圖片、語音、視頻等與用戶進行對話，表達更具感染力，而且用戶在獲取檔案信息服務過程中也不受地域和空間的限制。檔案部門還能夠利用微信分組功能來為檔案用戶提供信息推送服務，有效的激發用戶的興趣，使用戶獲得良好的交互體驗。

（四）完善檔案信息資源共享機制

在利用微信開展檔案信息服務過程中，檔案部門可以通過群聊的方式來加強與用戶之間的交流和互動，還可以建立用戶討論組來針對具體的主題進行討論，實現信息的有效溝通。由于檔案部門在檔案信息發布和擴散過程中占據主導地位，因此要檔案信息服務工作開展過程中可以積極引導用戶進行檔案信息分享，這樣在不斷的分享和共享過程中會使檔案用戶不斷增加，越來越多的人成為檔案信息接收者。而且檔案部門借助于微信這一信息傳播渠道來向公眾進行檔案信息征集，對民間檔案信息資源進行開展，以此來不斷充實檔案信息數據庫，加快推動檔案信息深層次的共享。

（五）改善檔案機構服務模式

首先，主動服務。由于檔案信息服務自身較為繁瑣，通過應用微信來開展檔案信息服務，要求檔案管理人員要投入大量的工作，不僅要做好檔案信息歸類工作，而且能夠將檔案信息及時和準確傳送至微信平臺。而且在實際工作中還要及時發布檔案信息，將相關的檔案資訊定期向用戶發送，積極推廣檔案文化使用戶能夠對檔案文化有一個更深入的了解。

其次，生動服務。檔案管理工作人員可以在制作檔案資訊的時候，添加一些圖片或者音頻使檔案更加的生動化，這樣用戶在閱讀檔案的時候就不會覺得枯燥，從而產生對檔案的興趣。另外，檔案管理微信平臺也可以提供人工語音介紹服務，對于一些不喜歡看文字的用戶而言，是一個極大的福音，同時，這也為檔案微信平臺的發展提供了多樣化的程式，進一步說，是為微信檔案用戶提供了較為優質的服務。

最后，及時服務。基于用戶對于所需要的檔案信息都想在第一時間獲取的心理，檔案微信服務平臺要保證服務的及時性，即能夠第一時間為用戶提供急需的資料，而且在為用戶提供檔案信息時，還可以考慮到人工服務或是自動回復，這樣可以有效的節省用戶時間。微信檔案服務平臺可以針對用戶在使用檔案信息過程中可能遇到的問題進行提前編輯，并對評論留言模塊進行不斷完善，針對用戶的意見和建議要積極采納，積極回復用戶的評論和留言，以此來提高用戶的滿意度，也能夠進一步促進檔案微信服務平臺的不斷完善。

三、結束語

基于微信平臺強大的信息服務功能，將其與檔案信息服務相結合，可以全面促進檔案信息服務水平的提升。因此檔案部門需要抓信機遇，積極對檔案服務模式進行創新，充分的借助于移動互聯網的優勢，加大微信在檔案信息服務中的應用力度，更好的發揮微信平臺的優勢，促進檔案信息服務水平的提升中。