基于知識(shí)管理的電子檔案系統(tǒng)建設(shè)思考

楊潤(rùn)生

（綏化市北林區(qū)疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 綏化 152000）

知識(shí)管理檔案工作模式需對(duì)信息化知識(shí)技術(shù)充分利用，也就是以信息技術(shù)作為媒介來進(jìn)行積累檔案信息資源、傳遞應(yīng)用以及管理創(chuàng)新，以充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、基于知識(shí)管理的電子檔案系統(tǒng)建設(shè)措施

（一）隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為檔案

目前，企業(yè)可以利用檔案系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，開放系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，以武漢地鐵為例，可以把檔案數(shù)據(jù)發(fā)布到企業(yè)信息門戶網(wǎng)站、武漢地鐵GIS系統(tǒng)以及武漢市軌道交通線網(wǎng)查詢系統(tǒng)當(dāng)中。利用這些系統(tǒng)直觀化的展現(xiàn)工具，很好的展現(xiàn)了檔案知識(shí)，體現(xiàn)到檔案知識(shí)的價(jià)值。

在系統(tǒng)實(shí)施中我們?cè)O(shè)計(jì)了網(wǎng)上檔案文件評(píng)注子系統(tǒng)，該系統(tǒng)綜合運(yùn)用了檔案管理利用模塊功能、企業(yè)門戶網(wǎng)站技術(shù)和BBS技術(shù)來構(gòu)建，在這個(gè)流程實(shí)現(xiàn)過程當(dāng)中，關(guān)鍵在于系統(tǒng)中讓檔案借閱人在借閱檔案完成工作需要之后，由系統(tǒng)自動(dòng)生成檔案評(píng)價(jià)的界面，借閱人必須填寫了利用效果及檔案利用過程中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)才完成整個(gè)借閱檔案流程。這樣可以通過系統(tǒng)把隱性的知識(shí)進(jìn)行挖掘，從行政手段上規(guī)范了檔案利用的手段，體現(xiàn)知識(shí)型檔案的重要性。

另外，現(xiàn)代企業(yè)對(duì)所保管的檔案按照密級(jí)進(jìn)行分類，對(duì)于一些密級(jí)程度不高的檔案可以面對(duì)總公司所有員工開放查看的權(quán)限，這部分是利用BBS和企業(yè)門戶網(wǎng)站的技術(shù)與檔案系統(tǒng)進(jìn)行接口開發(fā)，提供檔案共享的大環(huán)境。檔案管理員定期對(duì)有用的評(píng)注進(jìn)行歸檔，完善企業(yè)的知識(shí)檔案庫(kù)。作為檔案管理范疇的擴(kuò)大，強(qiáng)調(diào)隱性知識(shí)在系統(tǒng)應(yīng)用后起到的作用，企業(yè)可以針對(duì)掌握關(guān)鍵技術(shù)專家的專家設(shè)立專區(qū)，讓他們具備在檔案系統(tǒng)查看技術(shù)檔案的更高權(quán)限，同時(shí)也要求對(duì)關(guān)鍵技術(shù)資料進(jìn)行評(píng)價(jià)以及檔案利用后的改進(jìn)方法進(jìn)行收集歸檔。

（二）企業(yè)業(yè)務(wù)流程知識(shí)的檔案化

面向知識(shí)管理的檔案系統(tǒng)不是一個(gè)孤立的信息系統(tǒng)，而是一個(gè)所有數(shù)據(jù)匯總的核心數(shù)據(jù)庫(kù)。基于這一建設(shè)原則，通過系統(tǒng)在數(shù)據(jù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新，完善企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的核心知識(shí)檔案庫(kù)的架構(gòu)。在這個(gè)架構(gòu)里，在整個(gè)系統(tǒng)生命周期里都存在的是信息數(shù)據(jù)流，知識(shí)的積累如果不依賴源頭的支持是不會(huì)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的可持續(xù)利用。現(xiàn)代企業(yè)面向知識(shí)管理的檔案系統(tǒng)中尤其重視解決數(shù)據(jù)源方面的問題。

以武漢地鐵為例，他們?yōu)檫M(jìn)行檔案系統(tǒng)的項(xiàng)目進(jìn)行了大量的數(shù)據(jù)調(diào)查，針對(duì)地鐵應(yīng)用業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)多的情況，逐一進(jìn)行調(diào)研，并對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)流向進(jìn)行了詳細(xì)的分析，編制了流程圖，對(duì)地鐵工程設(shè)計(jì)變更檔案歸檔流程做了詳細(xì)的說明，摸清了企業(yè)數(shù)據(jù)流的走向，是企業(yè)檔案部門深入業(yè)務(wù)部門，鉆研檔案新業(yè)務(wù)的體現(xiàn)。

通過對(duì)企業(yè)所有系統(tǒng)的調(diào)研，項(xiàng)目組通過方案比選和廠家的方案建議，著重解決PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、立項(xiàng)管理系統(tǒng)的接口問題，實(shí)現(xiàn)這幾個(gè)檔案應(yīng)用比較多的系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔，以此作為參照模板再繼續(xù)解決其余系統(tǒng)的接口問題。通過以上應(yīng)用面向知識(shí)管理的檔案系統(tǒng)來輔助企業(yè)完成知識(shí)管理類檔案的原始積累，不但解決了目前困擾檔案管理部門多時(shí)的企業(yè)內(nèi)部檔案難收的問題，同時(shí)為系統(tǒng)的服務(wù)功能和檔案共享理念打下堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（三）檔案服務(wù)中的知識(shí)服務(wù)

按照現(xiàn)代企業(yè)的架構(gòu)，可以在每個(gè)總部級(jí)設(shè)立檔案管理系統(tǒng)終端，通過行政手段賦予總部級(jí)檔案管理員管理本單位員工的檔案系統(tǒng)權(quán)限，并負(fù)責(zé)對(duì)本部門負(fù)責(zé)的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)后進(jìn)行審核，保證數(shù)據(jù)來源正確無誤。隨著檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)的實(shí)施以及應(yīng)用，檔案的管理模式發(fā)生了很大的變化，以前重整理保管的理念已經(jīng)被重檔案利用和知識(shí)創(chuàng)造效益而代替。

首先是檔案的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)檫h(yuǎn)程服務(wù)。綜合利用了信息系統(tǒng)的先進(jìn)性，檔案系統(tǒng)是采用B/S和C/S結(jié)構(gòu)相混合的系統(tǒng)，在總公司的內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)，任何一臺(tái)通過認(rèn)證的用戶登錄后均可以對(duì)檔案知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行瀏覽，對(duì)所需要借閱使用的檔案，只要不是非要原件不可的情況下，都可以通過自己的工作電腦去看電子檔案。

還有就是檔案提供利用服務(wù)的理念向知識(shí)創(chuàng)造效益轉(zhuǎn)變。隨著系統(tǒng)的不斷增多，如何及時(shí)的將數(shù)據(jù)提供展現(xiàn)對(duì)信息系統(tǒng)的管理部門帶來很多挑戰(zhàn)。為此檔案管理系統(tǒng)具備這樣的決策支持功能，將各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集然后產(chǎn)生報(bào)表，這種方式極大的方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)運(yùn)行狀況的實(shí)時(shí)了解，可以只需要登錄一次企業(yè)的檔案信息管理中心一次就可以自定義查看各類企業(yè)運(yùn)行數(shù)據(jù)，同時(shí)可以查看各個(gè)部門在檔案信息中心中發(fā)表的各類企業(yè)技術(shù)、管理類的評(píng)論和建議，使領(lǐng)導(dǎo)把握時(shí)間的先機(jī)，以利于做出企業(yè)的決策，引領(lǐng)企業(yè)走向更加科學(xué)發(fā)展的道路。

二、知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施

（一）更新傳統(tǒng)觀念

其實(shí)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式與知識(shí)背景下的企業(yè)檔案管理模式之間最大的差別就是關(guān)于工作人員的認(rèn)知理念與實(shí)施方式。因此，轉(zhuǎn)變企業(yè)內(nèi)部的管理理念就顯得尤為重要了。但是，很多檔案管理員工已經(jīng)形成了固有知識(shí)認(rèn)知，在短時(shí)間內(nèi)很難轉(zhuǎn)變其觀念，這樣直接影響到了檔案管理工作的發(fā)展。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要帶頭更新傳統(tǒng)的管理觀念，重視企業(yè)檔案管理，將員工原本的固有認(rèn)知不斷轉(zhuǎn)變。

（二）信息化手段完善

隨著我國(guó)科技的快速發(fā)展，出現(xiàn)了很多信息化的產(chǎn)物，知識(shí)管理就是其中之一。目前來說，知識(shí)管理主要是對(duì)企業(yè)所有的各個(gè)獨(dú)立、重要的文件與資料的整合處理，使之更加具有科學(xué)性與合理性，形成高效的管理模式。在知識(shí)管理背景下，企業(yè)的檔案管理也會(huì)更加信息化與網(wǎng)絡(luò)化，符合現(xiàn)代化的發(fā)展需求。同時(shí)，由于較強(qiáng)的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，企業(yè)也需要對(duì)檔案管理部門更加重視，更加需要具備一套專業(yè)的知識(shí)檔案管理模式，幫助企業(yè)知識(shí)管理模式的有效實(shí)施，不僅體現(xiàn)了知識(shí)背景下檔案管理的最大價(jià)值，也為企業(yè)提供了最佳的支持與服務(wù)。

（三）建立制度體系

構(gòu)建一套以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的制度體系對(duì)于企業(yè)來說就尤為重要。通過對(duì)常規(guī)制度體系的創(chuàng)新與改革，可以幫助企業(yè)更加有效地完成對(duì)資源與文件的利用，幫助檔案管理工作得到最大程度的發(fā)揮與利用，為企業(yè)創(chuàng)造更好的價(jià)值。

結(jié)語

開展知識(shí)管理最直接的效用就是能夠?qū)⒏嗟闹腔奂衅饋恚瑢?shí)現(xiàn)隱性知識(shí)以及顯性知識(shí)之間的互通共享，最終達(dá)到增強(qiáng)某一個(gè)組織反應(yīng)能力以及創(chuàng)新能力的目的。企業(yè)只有將檔案管理當(dāng)成知識(shí)利用的重要途徑，以知識(shí)管理的視角開展檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)知識(shí)更大程度的利用。