基于知識管理的電子檔案系統建設思考

楊潤生

（綏化市北林區疾病預防控制中心，黑龍江 綏化 152000）

知識管理檔案工作模式需對信息化知識技術充分利用，也就是以信息技術作為媒介來進行積累檔案信息資源、傳遞應用以及管理創新，以充分發揮檔案信息的價值，為提高企業競爭實力奠定堅實基礎。

一、基于知識管理的電子檔案系統建設措施

（一）隱性知識轉化為檔案

目前，企業可以利用檔案系統的檔案數據，開放系統間的數據接口，以武漢地鐵為例，可以把檔案數據發布到企業信息門戶網站、武漢地鐵GIS系統以及武漢市軌道交通線網查詢系統當中。利用這些系統直觀化的展現工具，很好的展現了檔案知識，體現到檔案知識的價值。

在系統實施中我們設計了網上檔案文件評注子系統，該系統綜合運用了檔案管理利用模塊功能、企業門戶網站技術和BBS技術來構建，在這個流程實現過程當中，關鍵在于系統中讓檔案借閱人在借閱檔案完成工作需要之后，由系統自動生成檔案評價的界面，借閱人必須填寫了利用效果及檔案利用過程中的知識發現才完成整個借閱檔案流程。這樣可以通過系統把隱性的知識進行挖掘，從行政手段上規范了檔案利用的手段，體現知識型檔案的重要性。

另外，現代企業對所保管的檔案按照密級進行分類，對于一些密級程度不高的檔案可以面對總公司所有員工開放查看的權限，這部分是利用BBS和企業門戶網站的技術與檔案系統進行接口開發，提供檔案共享的大環境。檔案管理員定期對有用的評注進行歸檔，完善企業的知識檔案庫。作為檔案管理范疇的擴大，強調隱性知識在系統應用后起到的作用，企業可以針對掌握關鍵技術專家的專家設立專區，讓他們具備在檔案系統查看技術檔案的更高權限，同時也要求對關鍵技術資料進行評價以及檔案利用后的改進方法進行收集歸檔。

（二）企業業務流程知識的檔案化

面向知識管理的檔案系統不是一個孤立的信息系統，而是一個所有數據匯總的核心數據庫。基于這一建設原則，通過系統在數據中進行數據挖掘，進行知識創新，完善企業的檔案數據庫，最終實現整個企業的核心知識檔案庫的架構。在這個架構里，在整個系統生命周期里都存在的是信息數據流，知識的積累如果不依賴源頭的支持是不會實現知識的可持續利用。現代企業面向知識管理的檔案系統中尤其重視解決數據源方面的問題。

以武漢地鐵為例，他們為進行檔案系統的項目進行了大量的數據調查，針對地鐵應用業務信息系統多的情況，逐一進行調研，并對每個數據源的數據流向進行了詳細的分析，編制了流程圖，對地鐵工程設計變更檔案歸檔流程做了詳細的說明，摸清了企業數據流的走向，是企業檔案部門深入業務部門，鉆研檔案新業務的體現。

通過對企業所有系統的調研，項目組通過方案比選和廠家的方案建議，著重解決PDM系統、OA系統、立項管理系統的接口問題，實現這幾個檔案應用比較多的系統數據自動歸檔，以此作為參照模板再繼續解決其余系統的接口問題。通過以上應用面向知識管理的檔案系統來輔助企業完成知識管理類檔案的原始積累，不但解決了目前困擾檔案管理部門多時的企業內部檔案難收的問題，同時為系統的服務功能和檔案共享理念打下堅實的數據基礎。

（三）檔案服務中的知識服務

按照現代企業的架構，可以在每個總部級設立檔案管理系統終端，通過行政手段賦予總部級檔案管理員管理本單位員工的檔案系統權限，并負責對本部門負責的信息系統數據自動流轉到檔案系統后進行審核，保證數據來源正確無誤。隨著檔案管理系統在企業的實施以及應用，檔案的管理模式發生了很大的變化，以前重整理保管的理念已經被重檔案利用和知識創造效益而代替。

首先是檔案的現場服務轉變為遠程服務。綜合利用了信息系統的先進性，檔案系統是采用B/S和C/S結構相混合的系統，在總公司的內網網絡內，任何一臺通過認證的用戶登錄后均可以對檔案知識數據庫進行瀏覽，對所需要借閱使用的檔案，只要不是非要原件不可的情況下，都可以通過自己的工作電腦去看電子檔案。

還有就是檔案提供利用服務的理念向知識創造效益轉變。隨著系統的不斷增多，如何及時的將數據提供展現對信息系統的管理部門帶來很多挑戰。為此檔案管理系統具備這樣的決策支持功能，將各個系統的數據收集然后產生報表，這種方式極大的方便了企業領導對企業運行狀況的實時了解，可以只需要登錄一次企業的檔案信息管理中心一次就可以自定義查看各類企業運行數據，同時可以查看各個部門在檔案信息中心中發表的各類企業技術、管理類的評論和建議，使領導把握時間的先機，以利于做出企業的決策，引領企業走向更加科學發展的道路。

二、知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施

（一）更新傳統觀念

其實，傳統的企業檔案管理模式與知識背景下的企業檔案管理模式之間最大的差別就是關于工作人員的認知理念與實施方式。因此，轉變企業內部的管理理念就顯得尤為重要了。但是，很多檔案管理員工已經形成了固有知識認知，在短時間內很難轉變其觀念，這樣直接影響到了檔案管理工作的發展。所以企業領導需要帶頭更新傳統的管理觀念，重視企業檔案管理，將員工原本的固有認知不斷轉變。

（二）信息化手段完善

隨著我國科技的快速發展，出現了很多信息化的產物，知識管理就是其中之一。目前來說，知識管理主要是對企業所有的各個獨立、重要的文件與資料的整合處理，使之更加具有科學性與合理性，形成高效的管理模式。在知識管理背景下，企業的檔案管理也會更加信息化與網絡化，符合現代化的發展需求。同時，由于較強的信息化和網絡化，企業也需要對檔案管理部門更加重視，更加需要具備一套專業的知識檔案管理模式，幫助企業知識管理模式的有效實施，不僅體現了知識背景下檔案管理的最大價值，也為企業提供了最佳的支持與服務。

（三）建立制度體系

構建一套以知識管理為基礎的制度體系對于企業來說就尤為重要。通過對常規制度體系的創新與改革，可以幫助企業更加有效地完成對資源與文件的利用，幫助檔案管理工作得到最大程度的發揮與利用，為企業創造更好的價值。

結語

開展知識管理最直接的效用就是能夠將更多的智慧集中起來，實現隱性知識以及顯性知識之間的互通共享，最終達到增強某一個組織反應能力以及創新能力的目的。企業只有將檔案管理當成知識利用的重要途徑，以知識管理的視角開展檔案管理，才能實現知識更大程度的利用。