實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化路徑

苗麗娟

（黑龍江省嫩江縣密碼科技服務中心，黑龍江 嫩江 161499）

在當前的發展環境中，科學技術的快速發展，對檔案管理工作提出了更高的要求，加強檔案管理工作的信息化建設是行業發展的必然趨勢，這對檔案管理的規范化、科學化和法制化建設也有著重要意義。要明確檔案管理工作的重要性，加強對該項工作的重視，建立健全的管理制度，利用國家的法律法規和相關政策來進行規范化管理，同時也需要與信息技術相結合，將先進技術和管理手段的優勢發揮出來，實現檔案資料的高效應用，以此促進檔案事業的有序發展。

一、檔案管理工作中存在的問題

計算機技術已經融入到人們的日常生活中，在網絡信息平臺的影響下，人們對檔案管理工作的重視程度不斷減弱，許多工作人員認為檔案管理工作是一項可有可無的工作，而且有些單位的管理者對這項工作的重度不高，這就會對檔案部門工作人員產生一定的影響，在實際工作中，對自己的工作不負責，職業素養有待提升，同時缺乏完善的檔案管理工作知識和專業技術，不了解檔案管理工作在促進單位發展中的重要作用。另外，單位缺乏對檔案管理工作重要性的宣傳，各部門對這項工作的重視度不高，會對企業的整體發展造成嚴重影響，不利于營造一個積極向上的工作氛圍，這就導致單位在發展期間無法適應社會的發展環境，檔案管理工作得不到轉型升級，存在邊緣化危險。

二、實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制路徑

（一）依法治檔，完善檔案管理制度

法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

（二）將先進技術與檔案管理工作相結合

計算機技術和網絡技術在不斷發展的過程中，檔案管理工作也受到了一定的影響，要想提升檔案管理工作的質量和水平，則需要抓住市場中的發展機遇，勇于面對當前發展環境中帶來的挑戰，將先進技術和現代化技術手段應用到檔案管理工作中，明確檔案管理工作的發展方向。檔案管理工作涉及到的內容比較多，屬于一項專業性較強的工作，對檔案管理人員的專業能力和職業素養有著較高要求，不但要具有良好的服務意識，還需要具備檔案管理技能。檔案資料中的信息內容較為豐富，是關系到單位發展的重要資源，但是在整理的過程中，工作流程較為繁瑣，工作量比較大。將計算機技術應用到其中，可以快速完成信息資料的收集、分類和整理，檔案管理效率到了顯著提升。另外，多種現代化設備的應用也可以按照相關需求進行檔案資料的分類和打印，減輕了工作人員的勞動強度，提高了整體的工作效率。

現代科技的一大弊端是計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電文件管理系統的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術，提高身份認定的精度。其中應重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

（三）實現檔案信息資料的高效運用

將檔案信息資料的作用充分發揮出來，實現檔案信息資料的高效應用，對促進社會經濟的快速發展有著積極作用。從檔案信息資料中可以掌握單位發展的相關規律，明確未來的發展方向。加強檔案管理工作的根本目標在于促進的檔案資料的高效利用。檔案利用工作可以將檔案資料的價值充分體現出來，對檔案資源進行開發利用，將其應用到各個領域，實現信息資源的共享應用，是檔案事業發展的必然要求，要想達到這一目標，首先要做好檔案管理中的基礎工作。檔案工作人員需要做好檔案資料的收集、整理、鑒定和保管工作，同時，也需要根據人們的不同需求，對檔案資源進行分類和編輯，設置針對性的檢索工具，完善檔案信息的檢索資料，可以快速準確的為人們提供檔案資料，符合檔案資料的開發利用要求。

另外，還要做好檔案信息資料的保管工作，保證檔案資料的安全和完整，確保可以隨時為使用者提供檔案資料。對于單位中比較重要的檔案資料，為了避免受到損壞，可以為人們提供復制件。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。

綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。