新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善建議

王莉莉

（嫩江縣中醫(yī)醫(yī)院，黑龍江 嫩江 161499）

現(xiàn)階段檔案管理工作已經(jīng)成為各個行業(yè)發(fā)展的重要工作內(nèi)容，從內(nèi)容形式方面來看，各行業(yè)間的檔案管理存在一定的差異，醫(yī)院行業(yè)因具備一定的特殊性，對檔案管理的要求也有所不同。相對來說，醫(yī)院檔案管理對保密性提出較高的要求，一旦患者信息被泄露，將對醫(yī)院形象造成極大威脅，同時也可能引發(fā)嚴(yán)重的醫(yī)患矛盾，不利于醫(yī)院事業(yè)的健康發(fā)展。基于此，更應(yīng)加大對醫(yī)院檔案管理工作的重視力度，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫龋?guī)范檔案管理流程，保障檔案工作職能的有效發(fā)揮。

一、醫(yī)院檔案管理的發(fā)展歷程

檔案管理的內(nèi)容可以體現(xiàn)單位發(fā)展歷程，就醫(yī)院檔案管理工作來說，其內(nèi)容是對醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平以及日常工作內(nèi)容的直接體現(xiàn)，這類醫(yī)療信息可以為醫(yī)學(xué)研究工作提供必要的資料支持，對于促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展具有積極意義，也可在一定程度上提升醫(yī)療服務(wù)水平。縱觀醫(yī)院檔案管理的歷史來看，經(jīng)歷了由紙質(zhì)檔案向電子檔案以及音頻檔案的轉(zhuǎn)變，檔案資料載體的轉(zhuǎn)變也意味著檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，在紙質(zhì)檔案管理中存在一定的局限性，檔案信息內(nèi)容逐漸增多的形勢下，會對檔案管理工作帶來較大的壓力，同時在資料收集、整理與提取方面也存在一定的不足。而電子檔案的應(yīng)用則可更加高效的進(jìn)行檔案收集與歸檔，有效提升了檔案管理的效率，同時也可避免人為因素或者外界因素對檔案信息安全所造成的影響。

二、新醫(yī)改下進(jìn)行檔案管理改進(jìn)的必要性分析

醫(yī)院檔案按照記載內(nèi)容的不同可以劃分為醫(yī)療檔案和后勤檔案兩大類，醫(yī)院檔案管理也可以以此為切入點：醫(yī)療檔案管理主要負(fù)責(zé)記錄和整理醫(yī)院在開展醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)之中形成的各項單據(jù)和事項；后勤檔案管理則主要記錄和整理醫(yī)院在投招標(biāo)、設(shè)備采購、綠化和裝修、視同運行、設(shè)備運行、煤氣水電等日常運營管理工作中形成的數(shù)據(jù)和信息。部分醫(yī)院將非核心信息檔案管理工作外包出去，在這種情況下醫(yī)院檔案管理工作也包括對外包服務(wù)商的管理。醫(yī)院檔案能否有效管理決定了醫(yī)院在信息化和新醫(yī)改環(huán)境下能否實現(xiàn)有效發(fā)展。醫(yī)院的而運行和發(fā)展和檔案管理工作密切相關(guān)，作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，檔案管理工作決定了醫(yī)院的發(fā)展質(zhì)量和科研水平。可見，對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)的重要性。

三、新醫(yī)改下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)建議

（一）構(gòu)建完善的檔案管理體制，注重人才培養(yǎng)

檔案管理的質(zhì)量與管理體制和檔案管理人員的自身素質(zhì)存在直接聯(lián)系，在新醫(yī)改的要求下，進(jìn)行醫(yī)患事物整改時，也應(yīng)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，結(jié)合新醫(yī)改的要求，對檔案管理的制度進(jìn)行有效完善，并且根據(jù)檔案工作的需求，加大對管理人員的培訓(xùn)力度，全面提升人員綜合素質(zhì)，確保其能夠為檔案工作的準(zhǔn)確落實提供保障。醫(yī)院方面應(yīng)積極開展人員培訓(xùn)工作，對最新的管理理念和管理技術(shù)進(jìn)行同步，進(jìn)而提升檔案管理的整體水平。在管理制度完善和高素質(zhì)管理人才的支持下，檔案管理工作才能得到有效推進(jìn)，為后期的醫(yī)療服務(wù)和科研工作提供資料參考。

（二）明確檔案管理改進(jìn)的內(nèi)容

提供醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院日常管理和運營的核心，檔案管理工作的重點因此需要放在醫(yī)療服務(wù)資料的搜集和整理上。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加深和醫(yī)療科室、設(shè)備管理科室的合作，及時了解醫(yī)療部門最新醫(yī)療動態(tài)，將醫(yī)療流程和科室的具體情況完善詳盡地記錄下來，尤其要焦點放在意外情況和突發(fā)狀況的整理和記錄上。新醫(yī)改下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生管理體制、醫(yī)療價格形成機制和衛(wèi)生監(jiān)管機制都處于動態(tài)調(diào)試和變革的過程中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將醫(yī)院在管理和改革過程中遇到的問題和狀況都一記錄下來。與此同時，檔案管理部門要積極地引入計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升檔案管理效率。

（三）積極探索檔案管理的改進(jìn)方法

新醫(yī)改下，醫(yī)院建設(shè)方向和發(fā)展態(tài)勢也漸漸發(fā)生了變化，醫(yī)院投招標(biāo)工作、設(shè)計建設(shè)工作和裝修工作在醫(yī)院發(fā)展過程中愈加重要，因此該方面的檔案管理工作也需要放在重要日程上，比如，醫(yī)院后勤檔案管理中需要將國有土地使用證書、法人授權(quán)委托證書、房產(chǎn)測繪結(jié)果、房屋竣工驗收證明、規(guī)劃總平面圖復(fù)印文件、工程規(guī)劃許可復(fù)印文件、測繪聯(lián)系單據(jù)等文件進(jìn)行嚴(yán)格嚴(yán)肅的管理。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)意識到醫(yī)院發(fā)展建設(shè)資料歸責(zé)難度較大、資料整理困難等管理問題，并在基礎(chǔ)上重視后勤檔案管理工作，對網(wǎng)絡(luò)信息和醫(yī)院電子資源優(yōu)勢進(jìn)行有效整合，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)檔案管理的科學(xué)性做好準(zhǔn)備工作，使得醫(yī)院能夠正常有序地進(jìn)行改擴(kuò)建建設(shè)，讓醫(yī)院的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)得以順利實現(xiàn)。

（四）研究后勤檔案的改進(jìn)措施

新醫(yī)改使得醫(yī)院運行機制發(fā)生了很大變化，后勤工作作為醫(yī)院正常運行的重要基礎(chǔ)和保障，也要與時俱進(jìn)發(fā)生轉(zhuǎn)變。常規(guī)醫(yī)院后勤檔案管理工作具有較強的基礎(chǔ)性、標(biāo)準(zhǔn)型和重復(fù)性，并日漸成為醫(yī)院日常運行管理的核心。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將后勤檔案管理目標(biāo)定位在提升后勤工作的科學(xué)性、規(guī)范性和高效性上，除此之外，醫(yī)院還要為醫(yī)院建設(shè)和維修改進(jìn)工作的合理順利開展提供準(zhǔn)確和完整的運行數(shù)據(jù)和資料，使得醫(yī)院日后常規(guī)管理和改擴(kuò)建管理能夠在規(guī)范、高質(zhì)的環(huán)境下得以運行。除此之外，如果醫(yī)院進(jìn)行廠非核心項目的檔案管理外包，醫(yī)院還要加強對后勤外包資料和文件的科學(xué)管理，在對外包企業(yè)的科學(xué)管理中實現(xiàn)高效、科學(xué)的后勤工作管理局面，讓醫(yī)院后勤管理工作能夠切實地減輕負(fù)擔(dān)、降低風(fēng)險，使得醫(yī)院發(fā)展形成強有力的核心優(yōu)勢。醫(yī)院檔案可以通過紙質(zhì)文檔、電子數(shù)據(jù)和音像資料等多種媒介展現(xiàn)，多種形式的檔案使得醫(yī)院發(fā)展建設(shè)具有更為堅實的參考依據(jù)和參考資料，讓醫(yī)院有余力應(yīng)對發(fā)展和運行過程中的突發(fā)問題，使得醫(yī)院日后運行管理、醫(yī)患糾紛處理和科研交流有更為順暢的渠道。

結(jié)語：新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院要對檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行有效分析，并在此基礎(chǔ)上強化檔案管理制度的建設(shè)、檔案管理人員能力素養(yǎng)的培養(yǎng)，從總體上提升檔案管理工作質(zhì)量，為醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展提供良好的內(nèi)部環(huán)境。