基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的探索

梁駿

（饒河縣檔案局，黑龍江 饒河 155700）

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展加快了知識(shí)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展速度。在此種背景之下，各個(gè)行業(yè)都發(fā)生了不同程度的變革。在管理過(guò)程當(dāng)中，科學(xué)應(yīng)用基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的關(guān)鍵所在。

一、知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的發(fā)展背景

（一）時(shí)代背景的分析

基于知識(shí)服務(wù)的方案管理模式的提出是有一定的時(shí)代背景的，在我國(guó)進(jìn)入到21世紀(jì)以來(lái)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得我國(guó)社會(huì)的發(fā)展對(duì)其依賴(lài)的程度大大加深，知識(shí)經(jīng)濟(jì)主要是依靠對(duì)知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配、加工來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到推進(jìn)作用的，而且知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，它所強(qiáng)調(diào)的是利用知識(shí)的創(chuàng)新來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值的創(chuàng)造，其發(fā)展的核心就是要使得社會(huì)的發(fā)展建立在知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)之上。在這樣的環(huán)境之下，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要了，在實(shí)踐中不斷的完善企業(yè)的檔案管理模式，才能為企業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的要求

科技化是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響之下，我國(guó)企業(yè)發(fā)展模式也會(huì)隨之發(fā)生改變，企業(yè)之間面對(duì)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。企業(yè)從自身內(nèi)部實(shí)施改革工作是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的方式之一，也可在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中取得較為廣闊的發(fā)展空間與地位。在企業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作占據(jù)的位置相當(dāng)重要。受到知識(shí)經(jīng)濟(jì)以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的雙重影響，檔案管理工作必須進(jìn)行應(yīng)有的變革。而知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用，是目前檔案管理形式優(yōu)化的基本方向。

二、知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的基本特點(diǎn)

企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)內(nèi)部管理工作及各個(gè)項(xiàng)目穩(wěn)步運(yùn)行的基礎(chǔ)，想要對(duì)企業(yè)的檔案管理的模式進(jìn)行不斷的改進(jìn)，就一定要對(duì)檔案管理的內(nèi)涵進(jìn)行深入的了解。基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理實(shí)質(zhì)上就是通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行有有效的編碼，并在此基礎(chǔ)上建立系統(tǒng)的檔案管理的模式，將用戶(hù)的需要作為檔案建立的依據(jù)，做到以客戶(hù)的需要為根本出發(fā)點(diǎn)，保證客戶(hù)的利益不受到損害，將客戶(hù)的信息當(dāng)做是檔案管理的重要的內(nèi)容，將客戶(hù)的這些檔案看做是企業(yè)發(fā)展的知識(shí)資產(chǎn)。這種管理模式充分體現(xiàn)了客戶(hù)的主體地位，要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中滿(mǎn)足客戶(hù)的個(gè)性化需求，從而提高企業(yè)的市場(chǎng)影響力，促使相應(yīng)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益得到穩(wěn)步提升。在這個(gè)過(guò)程中，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)重視起對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，完善企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)管理結(jié)構(gòu)體系，從而全面保證檔案管理工作的有序運(yùn)行。

三、應(yīng)用知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

知識(shí)編碼以及提供人性化服務(wù)，是基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式最為明顯的特征。也作為理論依據(jù)存在其中，在充分融合二者的基礎(chǔ)之上，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式意義的充分發(fā)揮。

（一）知識(shí)編碼

知識(shí)編碼就是指利用精確的表現(xiàn)形式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的展示與共享，最終達(dá)到使得雙方都受益的交流與溝通的目的。這個(gè)環(huán)節(jié)涉及到對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，基于我國(guó)科技信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時(shí)代，利用編碼的形式對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的分類(lèi)和管理已經(jīng)成為了目前企業(yè)檔案管理工作的主要形式之一。而知識(shí)編碼工作就是為檔案管理建立了一個(gè)知識(shí)的平臺(tái)，將各種與客戶(hù)有關(guān)的信息進(jìn)行有效的收集與整理，為企業(yè)的管理者的決策提供有力、有序的指引，為企業(yè)的策劃部門(mén)的方案的設(shè)計(jì)提供有效的數(shù)據(jù)。基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的有效的實(shí)施是要以知識(shí)的編碼為前提的，只有這樣，才可以使得基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理的模式的發(fā)展適應(yīng)我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的節(jié)奏，才可以促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)的發(fā)展。

（二）人性化服務(wù)

人性化的服務(wù)作為基于知識(shí)檔案管理的另一個(gè)理論支撐，其關(guān)注的重點(diǎn)是客戶(hù)的個(gè)性化需求問(wèn)題。結(jié)合客戶(hù)的不同需求來(lái)提供專(zhuān)屬服務(wù)，從而有效提高客戶(hù)對(duì)企業(yè)服務(wù)的滿(mǎn)意程度，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，提高企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)必須要意識(shí)到，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展而言，人性化的服務(wù)是除了人才競(jìng)爭(zhēng)之外的最重要的發(fā)展的因素了。因此，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得穩(wěn)定的發(fā)展的話，就要不斷的提高其自身的人性化服務(wù)的水平。

四、優(yōu)化檔案管理模式的可行方法

（一）宣傳新型管理模式的重要性

在新時(shí)期開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，企業(yè)必須要讓相關(guān)管理人員意識(shí)到應(yīng)用知識(shí)服務(wù)檔案檔案管理模式的重要性，提高管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和能力，為優(yōu)化企業(yè)的檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在這個(gè)環(huán)節(jié)，還需要通過(guò)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)教育工作來(lái)完成，讓員工具有專(zhuān)業(yè)的管理能力和先進(jìn)的技術(shù)操作能力。并在培訓(xùn)完成后設(shè)置考核機(jī)制，根據(jù)考核結(jié)果為員工安排工作任務(wù)，這樣才能保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）優(yōu)化檔案管理流程

在具體應(yīng)用知識(shí)服務(wù)檔案管理模式時(shí)，管理人員必須要明確檔案管理工作的目標(biāo)，科學(xué)設(shè)置檔案管理工作方案。結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化，比如，對(duì)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作就可以通過(guò)信息技術(shù)的功能完成自動(dòng)化的整理，減輕員工的工作壓力。同時(shí)，管理過(guò)程中還涉及到對(duì)信息的分類(lèi)和查找環(huán)節(jié)。企業(yè)可以引進(jìn)先進(jìn)的搜索引擎完成便捷的查找工作，對(duì)于分類(lèi)要結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目和客戶(hù)需求進(jìn)行合理設(shè)置。采用智能管理、內(nèi)容管理和統(tǒng)一的搜索平臺(tái)等技術(shù)來(lái)完善檔案知識(shí)管理以及電子文件的管理工作。

結(jié)語(yǔ)：經(jīng)濟(jì)與社會(huì)始終處于不斷發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，檔案資產(chǎn)始終作為隱形資產(chǎn)存在，與企業(yè)發(fā)展之間存在著直接聯(lián)系。因此，企業(yè)必須要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，在原有基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)改革與創(chuàng)新。基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式，是順利開(kāi)展檔案管理改革工作的重要前提，這可充分說(shuō)明該種管理模式的重要性與必要性。在科學(xué)使用該種模式的同時(shí)，企業(yè)可實(shí)現(xiàn)對(duì)自身檔案管理水平以及質(zhì)量的最大限度完善。