試論檔案管理工作中的電子檔案管理

馬紅梅

（哈爾濱市房地產交易中心南崗房產交易管理所，黑龍江 哈爾濱 150080）

檔案管理的服務功能性決定了其已經成為各個行業發展中必不可少的管理環節，為了充分發揮檔案管理的服務功能，就需要結合當前的發展實際，對檔案管理的模式進行調整，使其與現階段的檔案需求相適應，進一步提升檔案信息的利用率。近年來，各類先進技術的應用推動了辦公自動化的發展，與此同時也為檔案管理的創新與發展提供了有力的技術支持。電子檔案就是在此種背景下發展起來的新型檔案形式，因其在管理中的表現出了良好的便捷性，且管理效率較高，已經在檔案管理工作中逐步推廣應用。

一、電子檔案的管理特點及優勢

電子檔案的發展有賴于信息技術和多種先進技術的大力支持，通過對檔案儲存形式的轉變，實現線上查詢與分析，可以幫助用戶篩選出有價值的信息，對于提升檔案管理效率與質量具有積極的作用。上述管理目標的實現均需要有專業的技術和平臺作為支持，我們也可認為電子檔案是在信息技術快速發展的形式下，所催生的信息檔案類型。電子檔案表現出了一定的時代特點，檔案管理的效率與技術應用能力存在直接聯系，這也要求在開展檔案管理工作時，能夠注重對信息技術能力的培養，靈活應用先進技術開展檔案管理工作。從現階段來看，電子檔案的應用較于以往的紙質檔案表現出了諸多優勢，下面對電子檔案的管理優勢進行一一探討：

（一）數據處理速度快

檔案管理的過程中涉及大量的數據信息和資料內容，在進行信息收集與整合時需要消耗大量的精力，管理人員的工作壓力較大，且一旦出現失誤現象就會導致資料丟失或者檔案破損的問題，對檔案管理的質量造成較大影響。而采取電子檔案開展檔案收集與整理工作時，僅需要借助計算機設備的掃描和識別功能，就可實現對信息內容的快速獲取與錄入，同時借助數據處理技術，對數據內容進行分析與歸類，相關管理人員均需要適當造成計算機就可在短時間內完成資料收集、整合與歸檔的一系列操作，有效提升了檔案管理的效率。

（二）提供檢索便利

將原有紙質檔案錄入計算機系統后，可以借助相關的管理軟件，使其直接生成目錄，并且提供檢索服務，用戶可以根據自身的使用需求，采取關鍵詞檢索的方式或者條件篩選的方式快速獲得資料內容，這有助于提升檔案服務的功能性與服務效率。

（三）提升檔案儲存安全性

以往的紙質檔案在儲存時，不僅需要占用大量的空間，還對儲存環境提出了較高的要求，相關管理人員必須時刻保持儲存環境衛生，且空氣濕度不能過大，以免對檔案的字跡造成影響，檔案管理的質量極易受到外界因素的影響，這就為管理人員帶來了極大的管理壓力。而電子檔案的應用則是直接將文字信息以數據的形式儲存至優盤中，無需擔心外界因素的破壞影響，檔案儲存的安全性可得到有效保障。

（四）為信息補錄提供便利

檔案管理中有一項主要工作就是信息的補充和完善。傳統檔案管理模式在執行這一任務時需要將紙質檔案重新打開進行二次整理，既耗時又費力。電子檔案誕生后，員工只需要通過輸入關鍵詞就可以找到所要補充的某條信息，方便簡單。

二、檔案管理中的電子檔案管理措施

上文提及電子檔案管理的一系列優勢，但是需要注意的是，電子檔案在管理上盡管優勢眾多，但缺點或者劣勢也應該得以重視，并加以規避。例如，盡管傳統紙質檔案不易于保存，對儲存環境要求較高，但是電子檔案存儲設備，如優盤和存儲卡等，如果不經妥善保管，一旦被人竊取，便會應縣電子檔案信息的安全，若為不法分子加以利用，對客戶的人身安全也會造成一定影響，因此，需要對其管理策略進行分析完善。

（一）規范電子檔案的生成格式

進行紙質檔案轉換時，應根據相關標準中提出的格式要求，對各類檔案的格式進行統一。在電子檔案格式一致的情況下，才能進行集中儲存與管理，為檔案管理工作提供便利。此外，生成電子檔案之后，也應對原始數據和檔案資料進行集中管理，以免在發生設備故障或者網絡威脅時，能夠參照原有的數據對檔案內容進行有效補充，從而保障檔案信息的全面性。

（二）完善歸檔制度

檔案管理工作中，檔案資料的歸檔管理應秉承著科學合理的原則，對于資料信息的描述應簡潔明確，保證用戶在進行信息搜索時，能夠快速檢索出可用信息。實際進行歸檔操作時，不得出現表述不明確的問題，相關人員應對檔案內容和說明文字的匹配情況進行有效審查，對于與內容不符的說明文字進行及時更正，確保對檔案信息的真實描述，保障歸檔操作的規范性。

（三）科學優化保管制度

只有具備嚴格的保管制度，檔案的管理才能更為安全。具體措施如下：首先，對所用的優盤、存儲卡質量進行檢驗，保證質量合格，符合存儲信息的標準。其次，對存儲信息的載體如何科學保管進行規范處理，如優盤或者存儲卡所處的環境不能太過于潮濕，溫度要保持適度等。再次，定期對存儲裝置進行病毒查殺和清理，及時消滅其中潛藏的病毒。第四，增加對電子檔案加密保護的重視程度，為防止其丟失，要提高檢查頻率，一旦發現載體或者信息本身存在問題，要及時匯報，做好備份，并及時進行人工修復。

（四）加大管理人才的培養

鑒于電子檔案管理具有較高的專業性，必須確保內部人員崗位相對穩定，且職員專業素質要過硬，綜合素質較高。單位也可定期對相關人員進行培訓，提高人員的開發利用效率。

結語：在科技水平不斷提升的基礎上，信息技術、網絡技術等先進技術的應用有效推動了各個行業的發展，檔案管理工作作為以檔案服務為主的工作內容，也應遵循與時俱進的原則，跟上時代的發展。電子檔案就是檔案管理工作改革的重要一步，將傳統的紙質檔案形成電子檔案的形式，進行集中管理，不僅可以確保檔案信息的全面性，還可有效降低人為因素對檔案管理質量的影響，保障檔案管理工作的健康發展。