會計檔案管理優化措施解析

王曉琴

（湖北省漢江河道管理局，湖北 潛江 433100）

會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作是財務管理工作的重要內容之一，是會計檔案形成的前提和基礎。會計檔案是記錄和反映一個單位的經濟業務的重要史料和證據，是會計工作的重要組成部分。然而，現實社會中，有些企業或者單位，往往忽視會計檔案管理，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響到單位財務管理的質量和水平。

一、會計檔案形成與保管

會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、賬簿、報表以及其他會計核算資料等四個部分，它記錄和反映了單位經濟業務的重要歷史資料和證據。因此，檔案管理人員必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。

（一）會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容。會計檔案收集整理應當按照歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。

（二）當年形成的會計檔案，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，移交清冊到本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。

（三）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。總賬、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算等保管期限為永久。

（四）保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監督銷毀。

二、會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案立卷不規范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不符合會計檔案管理要求。

（二）會計檔案保管不規范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案：還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。

（三）會計檔案管理及銷毀不規范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、査找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。

三、解決會計檔案管理存在問題的措施

（一）規范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全，裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容，年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章，年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。

（二）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制，單位的會計檔案應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在財務部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。

（三）規范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案部門保管，凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。

（四）規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出案銷毀清冊，機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監銷，監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。

（五）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的規范整理工作。

總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急需改進和加強的重要工作，各單位都應高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理水平，更好地為社會主義市場經濟服務。