如何做好企業檔案管理工作

李吉麗

（黑龍江省方正高速公路管理處賓州收費站，黑龍江 哈爾濱 150400）

對于一個企業的發展過程來說，檔案的管理工作不僅僅是記錄其過去和現在的發展情況，便于對企業未來的發展提供一定的經驗借鑒，更多是將信息和資料進行傳遞，在本質上具有一定的科學性和政治性，也屬于是一個企業在長期發展過程中必須要進行落實的一項可持續性工作。需要從事檔案管理工作的人員提升自己的專業意識，認識到推進企業檔案管理工作的改革創新能夠促進企業本身在激烈的市場競爭中實現自我的價值，并立足于時代的發展過程中。

一、我國企業檔案管理工作現存的問題解析

（一）很多企業不重視檔案管理工作

檔案管理工作是對一個企業發展歷程的記錄和總結，一個優秀的領導者會根據之前的發展趨勢來進行企業發展經驗的總結，將一些雷區有效地避免開。但是大部分企業領導人認為發展的眼光應該是向前的，這樣使得經濟利益和眼前利益作為重要關注點，就造成了對企業檔案管理工作的忽視。一旦企業在前進的過程中出現問題，無法在第一時間啟動應急預案，會帶來較大的經濟損失。

（二）企業沒有行之有效的檔案管理制度

企業在檔案管理制度方面，不論是檔案的收集、整理還是保管工作，沒有明確的檔案管理制度，因此導致了執行力度不足，加之檔案管理人員的責任心不強，偶有檔案丟失的現象，在檔案借出時的相關手續不健全，也存在檔案丟失的現象。同時部分人員篡改檔案中的資料和數據，檔案的價值和真實性無法充分保證。

二、我國企業檔案管理工作現存問題的解決策略

（一）提升對于企業檔案管理工作的重視程度

提升對企業檔案管理工作的重視程度一方面是對于企業的領導者來說，另一方面是對于從事相關工作的基礎操作人員來說。只有提升其對于企業檔案管理工作的重視度，才能夠做好檔案管理的基礎建設。

（二）對企業檔案管理制度要不斷健全

目前我國企業檔案管理制度建設中存在一定的滯后性，需要不斷完善和更新，這就需要制定科學合理的檔案管理制度，體現檔案管理工作的規范化和制度化，保證了企業生產和經營。而在健全企業檔案管理工作時，主要從以下幾個方面入手完善：（1）企業檔案收集制度，保證收集檔案資料時的及時性和完整性。（2）企業檔案借閱制度，避免檔案丟失，確保借閱企業檔案時的秩序。（3）企業檔案的歸檔和整理，確保企業檔案資料和文件的科學性和嚴謹性。

（三）做好文件資料的整理歸檔工作

在新形勢下做好企業檔案管理工作必須要重視文件資料的整理歸檔，企業要從以下幾個方面加以注意：第一，對所要收集的文件資料進行篩選；第二，對于甄選的文件資料及時歸檔保存，而對于那些沒有價值的文件資料要及時的銷毀；第三，對于那些具有非常重要價值的文件資料要進行重點保存或者移交到相關部門并做好電子備份，從而避免文件資料丟失給企業帶來損失。例如，要以規定性文件對檔案資料的移交時間、移交資料、移交方式等要明確化，并做好電子版移交登記以便后期的查詢使用。

（四）提高檔案管理人員綜合素質，逐步實現企業檔案資源信息化

事實上，檔案管理工作是一項專業要求很強的工作，多數企業檔案兼職人員遠遠超過專職人員，特別是在小企業中，檔案人員大部分是兼職，有的甚至身兼數職，結果是“兼而不管”現象非常嚴重。同時企業檔案工作人員調動更換也很頻繁。在這種情況下，企業檔案工作人員就不能夠把檔案管理專業知識更好地融入企業檔案管理中；新的檔案工作人員不清楚如何進行收集、整理、登記、移交，只是被動地接收，以至于不清楚哪些資料已經歸檔，哪些尚未歸檔，即使收集到的資料也是雜亂無序，分類整理時無從下手，工作不能有序開展，給企業檔案管理工作帶來了時間和質量上的問題，這也是影響企業檔案管理和利用工作的重要因素。因此，要有針對性地舉辦一些短期業務培訓班，及時提高新進檔案人員的業務水平。同時還要適度提高檔案工作人員的待遇和工作環境，以減少檔案人員流動性強更換頻繁等現象。在現代科學技術不斷進步與計算機網絡技術飛速發展的推動作用下，各種計算機應用技術與網絡通信技術開始在現代化企業建設與管理工作中得以應用與推廣，對于企業檔案的管理與利用工作而言更是如此。這也就意味著傳統模式下企業檔案的管理與利用工作已無法與這種先進的技術手段相適應，作出一定的改革與調整也正是企業檔案資源信息化得以實現的必然選擇。企業要推進檔案工作的信息化、現代化建設，建立一個檔案從收集、整理、管理到利用的信息化網絡管理系統，實行檔案紙質和電子“雙套制”接收存檔。實現企業內部檔案信息化資源能夠最大限度地共享與開發，使企業檔案管理工作提升到一個新的水平。

（五）將現代信息技術與檔案管理工作相融合，保證檔案管理體系建設

我們進入信息化時代，將檔案管理工作和現代信息技術相融合，能夠有助于企業檔案管理體系建設。這就需要不斷更新傳統檔案管理的工作觀念，實現信息化技術的管理方案，對傳統不適應的手段和方法要進行不斷的完善和改革。這就需要不斷深層次開發現代信息技術在企業檔案管理工作中的應用，檔案管理和利用的價值能夠得以不斷提升，也在一定程度上完善了檔案管理的評估體系，能夠更好地服務于企業的發展和進步，促進企業獲得更高的經濟效益。

結語

綜上所述，現代化的科學技術水平和經濟水平的提升使得我國的企業檔案管理工作必須要隨著時代的進步而進行本質上的改革創新。促使企業檔案管理工作的進行能夠在辦公自動化的情況下，將電子文件的管理和紙質文件的歸檔同時進行，建立起一種科學的信息管理體系，從而有效實現雙軌制的工作方式，促進我國企業檔案管理工作的科學性和合理性。為了實現這一目標就需要建立適合的制度，對相關的人才進行技術性的培養，從而促進企業檔案管理工作穩定發展。