新時期高職院校檔案管理工作規范化的新途徑探析

譚慧

（恩施職業技術學院，湖北 恩施 445000）

前言：高職院校在進行檔案管理工作時，要借助其他高校優秀的檔案管理方法，結合自身條件，選擇適當的檔案管理方案。而目前的檔案管理工作不能與學校發展相結合，導致檔案的使用率不高，檔案資源發展跟不上時代的腳步。高職院校應不斷培養專業的檔案管理人才，對于檔案的管理工作加強技術性，提升檔案管理工作的效率，加強對檔案資源的運用。高職院校要重視檔案管理工作，認識到檔案管理的重要性，規范檔案管理工作，使檔案資源得到合理的利用。

一、高職院校檔案管理工作存在的問題

高職院校隨著時代的發展正在逐漸進步，但檔案管理工作逐漸落后，加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的技術水平，對檔案管理應用科學的方法是高職院校管理工作中非常重要的一部分。

（一）管理模式缺乏主動性

由于檔案的特殊性，其管理工作一般都是在一年的工作完成之后，才開始收集、整理、歸檔、裝訂等工作，而檔案管理工作中的收集、整理是非常重要的環節。高職院校的檔案管理工作同時也需要各部門之間的相互配合，使管理工作高效運行。但目前的高校檔案管理工作只注重于檔案的收集、整理、分類等階段，忽視了檔案資源的利用。隨著時代的不斷進步，高職院校的檔案資源越來越多，如果學校的檔案管理工作不到位，不能對檔案資源進行合理的開發利用，就會導致越來越多的資源隨著時間的推移而浪費，不能發揮其最大價值。目前高職院校的檔案管理工作仍然處于被動位置，只滿足了檔案的保管功能，缺乏服務意識，不能合理的開發檔案資源。并且，許多高職院校的檔案資料處于堆放狀態，檔案管理方法不當，效率低下。

（二）高職院校的管理人員不足，缺乏專業性

檔案管理工作要求工作人員具有很強的專業能力，對學校各個部門的工作熟悉，才能更好的與部門之間進行溝通交流，指導各個部門進行檔案管理的基礎性工作。但目前高職院校的管理人員嚴重不足，很多人身兼數職，日常的工作已經讓他們疲憊，從而缺少了對檔案科學規范的管理。檔案的管理也需要工作人員具備一定的專業能力，同時又要總結相應的實踐經驗。但是由于管理人員的不足，從而出現了許多的兼職人員，他們的專業能力不足，管理經驗又少，只能應對一些檔案的收集、整理工作，更不可能涉及到檔案的規范化管理。

（三）檔案管理方式單一，不能適應信息時代的發展

目前大多數高職院校的檔案依舊是紙質版，檔案的查閱也只能依靠人工查找的方式進行。我國檔案局為了滿足時代發展的需要頒布了有關于檔案管理的通知，但由于高職院校的管理人員嚴重不足，基礎設備缺少，有關信息化的檔案管理工作很難達到。

（四）檔案管理的工作人員意識淡薄，工作宣傳力度不足

檔案管理人員對于國家頒布的檔案法不重視。大多數人員身兼數職，不能更好的顧及到每一項管理工作，因此導致檔案管理工作緩慢。這樣的情況嚴重影響了高職院校的發展，阻礙了學校前進的腳步。由于檔案管理人員的不足，會出現一系列的檔案丟失、堆砌現象。檔案管理工作的宣傳力度不夠，不能引起工作人員的重視，就有可能讓有價值的檔案資料隨著時間而成為歷史。

二、新時期高職院校檔案管理規范化的措施

（一）提高檔案管理人員的素質

大多數檔案管理人員的專業素質不高，能力不足，檔案管理人員要認真學習業務知識，熟悉檔案的管理知識，明確檔案管理的內容。因此要對他們進行定期的培訓。增加他們的展業能力，加強對檔案管理的重視，熟悉檔案的收集、整理等工作，對檔案進行分類、裝訂等，保存好檔案資料，防止遺失。

（二）增強檔案的規范化管理

高職院校要對檔案管理工作予以高度重視，提高檔案管理人員的規范化意識，在管理工作中要使工作標準化，并且增強各部門間的團結合作，積極配合檔案管理部門的工作。并且高職院校應大力宣傳檔案管理工作的重要性，提高教師和學生對檔案管理的規范化意識。

（三）優化檔案管理制度

高職院校應完善檔案管理制度，確定檔案借閱的流程，促進各部門間的合作。明確檔案管理部門的責任，將每一項工作職責都落實到相應的管理部門。只有把職責劃分的足夠明確，才能確保各個部門的工作積極性。同時也要將檔案管理工作按計劃進行，在工作中要適時進行檢查，減少管理工作的失誤。并且將管理工作的績效與工作人員聯系在一起，隨著高職院校不斷深化改革，檔案管理工作面臨著前所未有的機遇和挑戰，如何適應現代社會和高職院校改革發展的需要，與時俱近，提高高職院校檔案管理工作水平，保證檔案管理工作的有效性，讓檔案管理工作更加規范。

（四）加強檔案管理的信息化建設

檔案管理工作不僅僅需要保管好檔案資料，還要對檔案進行合理的運用。檔案管理的信息化建設可以提高檔案的利用率，對于檔案中一些不方便保存的物品進行圖片存檔，同時對檔案管理者要更新觀念、從封閉的管理機制走出來，變被動服務為主動服務，利用計算機和網絡等現代技術手段，深化高職院校檔案管理有效應用，在網絡環境下，力求多角度、深層次、全方位查詢檔案資源，方便檔案的查閱及利用，提高檔案的使用效率。

（五）建立高職院校檔案管理工作的平臺

根據《高等學校檔案管理辦法》規定，對于滿足建館條件的院校設綜合檔案館，由專職檔案人員負責此項工作，從制度上保證檔案長期有效地收集保存。做好高職院校檔案管理工作，全面動員從領導到工作人員的重視。這不僅可以有資金的保障，同時還可以增加檔案管理人員崗位，確保檔案管理工作有效的開展。

結論：

高職院校的檔案管理工作需要工作人員積極參與，不斷優化檔案管理制度，加強信息化建設，運用科學合理的方式進行檔案管理，增強管理人員的專業能力，提高檔案管理效率，明確各部門的責任，促進部門間的交流合作，加強檔案管理工作的規范化，提升檔案資源的利用率，推動高職院校的發展。