淺談人社局檔案的整理方法

賈學燕

（河北省廣平縣人力資源和社會保障局，河北 廣平 057600）

檔案作為文獻是歷史面貌的再現，是在從事各種社會活動過程中人們直接形成的具有利用與保存價值的原始記錄。以及所具有的信息性、知識性、價值性、文化性、社會性等特征，成為人社局處理勞動人事爭議，實現自身價值與作用（如統籌機關、企事業單位人員管理；促進人力資源優勢發揮；統籌社會就業與社會保障；整合人才與勞動力市場政策等）的重要依據。對此，在社會轉型的關鍵時期，人社局檔案管理應進一步加強力度，改善檔案整理過程中所存在的不足，讓檔案管理發揮最大化的價值。

一、人社會局檔案整理工作現狀

人社局是統籌企事業單位工作人員管理、統籌社會保障與城鄉就業的權力機構，在指導社會發展方向、反映社會實際發展情況上起著重要的影響作用。而發揮人社局功能與作用離不開檔案的支持。近年來盡管檔案管理的重要性被人社局認識到，并在落實“加強檔案管理”戰略中起到一定成效，但就整體情況而言，檔案整理仍存在諸多不足。表現在以下三個方面。

首先、整理基礎設施不完善

現階段人社局檔案管理普遍存在基礎設施不足的問題。相對于大數量、大規模的檔案資料來說，檔案管理所占據的場所空間已經不能滿足檔案管理的實際需求而且在人社局檔案整理工作中由于紙質檔案比較多，在一定程度上簡陋的工作環境對檔案保存不利，易導致檔案的破損與丟失。而且由于我國檔案信息化、數字化建設起步較晚，人社局尚很少具有先進的檔案整理設備，這給紙質形式檔案由向電子形式檔案轉化增加了難度，從而對提升檔案整理質量與效率產生的很大影響。目前，在分類與管理工作中多數勞動仲裁檔案仍以手工整理為主，這不僅使工作人員的工作強度加大，而且也給檔案整理的科學性、安全性與完整性帶來很大的隱患。

其次、整理標準與制度有待強化

檔案整理的標準化、規范化發展是提升檔案整理效率與質量，高效利用檔案資源的根本所在。而標準化與規劃化的發展需要制度的支持，但現階段針對檔案整理人社局尚未建立完善的制度，在整理與使用檔案的過程中存在著分工不清、職責不明確等諸多問題。即使有的單位制定了有關的規章制度，但監督管理工作缺失，降低了制度的執行力和影響力，無法約束與指導工作人員的行為。與此同時，在檔案整理中，由于不同機構所形成的檔案缺乏統一的標準，這嚴重增加了檔案的整理難度，無法實現檔案的標準化、規范化的整理目標。

第三、整理方法落后，缺乏創新

科學應用檔案整理方法是檔案整理工作質量與效率提升的關鍵。目前我國人社局最為明顯的檔案整理特征則是：檔案涉及內容廣、資源量大。因此，采用傳統的方法進行檔案整理已經不能滿足實際需求。

例如，檔案按“件”整理，易出現調用繁瑣，規制難以落實的問題；檔案按“卷”整理，易出現組卷差異化問題，而且每卷檔案涉及較多內容，對檔案信息的利用與保密不利2]。因此，創新整理方法至關重要。

二、人社局檔案整理方法

首先、完善有關基礎設施，力求檔案整理現代化

人社局要明確檔案管理的重要性，應并根據檔案特點與整理工作中存在的不足，通過基礎設施的加大投入，做到檔案整理工作的信息化，從而促進檔案由紙質向數字的轉化。例如，通過配置復印機、光盤刻錄機等辦公設備，完善硬件基礎設施；通過檔案管理軟件的應用，實現業務檔案整理的電子化，通過編碼排序、信息檢索、類別整理提升檔案管理的效率與質量。

其次、完善制度與標準，推動檔案整理的標準化

為推動檔案整理的標準化，應根據業務檔案特征，由相關部門制定完善的檔案管理規定與標準，從而幫助檔案整理工作人員明確職責，指導檔案整理工作人員的工作行為。與此同時，對檔案管理流程各環節內容，應構建監督機制進行監管，從而提升制度影響力與執行力。除此之外，依據人社局業務檔案規范與標準，構建與檔案整理與信息化操作相適應的定量化指標。在這一中，可參照國家標準或行業標準，結合地方實際情況，制定檔案整理程序與標準，統一檔案整理的技術要求。例如，統一場地與設備、統一檔案分類整理規范、統一檔案裝具、統一檔案管理軟件等等。

創新方法，增強檔案整理專業化

檔案整理人員是應用與創新檔案整理方法的重要載體。因此，要想創新檔案整理方法，首先需提升檔案整理人員的綜合能力與素質，通過吸納與培訓人才，構建專業化檔案管理隊伍，在檔案整理中實現新技術、新理念、新方法的應用，進而做到檔案整理水平的專業化。并根據人社局檔案特征，在此基礎上進行科學劃分（業務檔案、辦公檔案），并應用有針對性的檔案整理方法，擴大按“件”與按“卷”整理方法的優勢，改進其不足。

綜上所述，現階段人社局檔案整體工作仍存在基礎設施短缺、制度與標準不完善、整理方法缺乏創新等問題，在一定程度上這些問題制約了檔案管理作用的發揮。對此，人社局應采取切實而科學的措施與方法進行改善與處理，使檔案整理的科學水平得以提升，從而促進檔案管理朝著專業化、現代化、標準化的方向發展。