促進事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設的幾點建議

王玲玲

（國家廣播電視總局二0二四臺，黑龍江 佳木斯 154025）

信息技術的飛速發(fā)展，給檔案管理數(shù)字化工作系統(tǒng)性全面性的推進帶來實現(xiàn)的工具與技術。在當下，很多事業(yè)單位雖然已經(jīng)開展了針對檔案管理工作的信息化，但是還是欠缺一定的系統(tǒng)性與全面性，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設也需要從這兩個方面進行提升。

一、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化設備的升級與整合

隨著信息技術的發(fā)展，出現(xiàn)了越來越多的信息化設備，利用在檔案管理工作中可以有效的提升檔案管理工作的效率。但是在事業(yè)單位引進這些信息化設備時，還存在著良莠不齊，欠缺整合的狀況。在形式上，各個單位引進的設備與軟件各不相同。從檔案管理的長遠的角度來看，多樣的設備會造成未來檔案平臺整合的問題并影響檔案資源的有效利用與共享。從高度上，有部分事業(yè)單位在引進技術與設備時眼光不夠長遠，部分的設備與技術還是較為老舊，未能著眼于檔案管理水平的長遠發(fā)展，在人力上和資金上造成浪費。

（二）事業(yè)單位檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)落后

在長期的檔案管理工作中，大部分的工作人員已經(jīng)習慣于過去的工作方式，針對當下出現(xiàn)的新的工作形式與設備，尚未能完全掌握，導致在使用新的設備與技術時反而效率降低，甚至針對這些新的設備與基礎具有一定的抵觸心理。另一方面，檔案管理工作的數(shù)字化改變了過去的工作方式，對檔案管理工作人員的技術要求與素質(zhì)要求與以往完全不同，因此也要求在過程中引進一批新型的專業(yè)人才，精通數(shù)字化工作的思維與方式。在對檔案管理人才素質(zhì)不斷提升的條件下，現(xiàn)有的檔案管理專業(yè)人才也顯得專業(yè)素養(yǎng)不足，綜合素質(zhì)有待提升。最為重要的是，檔案管理工作的數(shù)字化是一項全新的改革，面對類似的改革，從業(yè)人員從心態(tài)上與思維上需要花費一定的時間進行接受，各個事業(yè)單位的領導也需要針對這項工作進行變革管理，從源頭抓起，從從業(yè)人員的思想與態(tài)度進行改造，讓改革中波及的人員端正態(tài)度，主動的擁抱新的變化，推動檔案管理數(shù)字化的進程。

二、促進事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設的建議與方向

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化是當前社會背景下的必然趨勢，當下落后的現(xiàn)狀也急需得到改善。事業(yè)單位應當針對所在單位的檔案管理工作進行充分的了解，進行有針對性的改善。一般來說，從目前檔案管理工作的現(xiàn)狀來說，主要需要從以下幾個方面進行改善。

（一）加大投入更新當前檔案管理數(shù)字化的設備

所謂“工欲善其事，必先利其器”。檔案管理工作數(shù)字化的第一步是針對落后的設備工具和技術手段進行更新。傳統(tǒng)檔案管理工作的技術方法與設備已經(jīng)遠遠落后于時代的發(fā)展。所以，各個事業(yè)單位首先應當了解到檔案管理工作的重要性，在此基礎上，增加對檔案管理工作的投入，進行設備與技術的更新。只有設備與技術手段跟上了，才能使檔案管理工作的數(shù)字化進程真正開展起來。

（二）提升檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)

在進行檔案管理工作數(shù)字化設備與技術引進的同時，也需要培養(yǎng)相應的具備數(shù)字化技術的專業(yè)人才。檔案管理工作的數(shù)字化對傳統(tǒng)的檔案管理工作改變很大，部分從業(yè)人員進行了多年的檔案管理工作，有可能一時很難接受數(shù)字化進程帶來的巨大變化。在此之前，事業(yè)單位的管理層首先應當針對檔案管理數(shù)字化的工作進行變革管理，了解從業(yè)人員面對變革的心態(tài)，進行調(diào)節(jié)與疏導，以便順利推動工作變革。其次，有必要引進一部分的專業(yè)人才，領導檔案管理的數(shù)字化人才，當然，在過程中還是優(yōu)先選用本單位的合格人才，更加有利于數(shù)字化工作的順利進行。

（三）建立事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化平臺

檔案管理工作本身是一個系統(tǒng)化的工作。在檔案管理工作中，實現(xiàn)檔案信息的共享是檔案管理工作的最終目的。因此，在事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化進程中，有必要利用這個契機針對檔案管理工作進行整合，建立一個數(shù)字化的共享平臺，提升檔案資源的可利用率和有效性。同時，建立健全的檔案管理數(shù)字化工作平臺也是進一步規(guī)范管理檔案信息共享使用的重要途徑。

從以上幾個方面來看，檔案管理工作數(shù)字化的進程需要進行統(tǒng)一的規(guī)劃與部署，從引進數(shù)字化的技術與設備著手，培養(yǎng)人才，整合建立統(tǒng)一的數(shù)字化平臺，提升檔案管理工作的數(shù)字化水平，進行全新的升級轉型。

結論

綜上所述，事業(yè)單位應當充分認識到當前檔案管理工作滯后的現(xiàn)狀，提升對檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作數(shù)字化工作的建設作為一個重要的課題。檔案管理工作數(shù)字化首先應當加大投資，引進先進的數(shù)字化設備與技術，在此基礎上，培養(yǎng)新時代下合格的從業(yè)人才，對當下的檔案管理工作平臺進行整合與利用，提升數(shù)字單位整體的檔案管理數(shù)字化水平，發(fā)揮檔案信息應有的作用與價值。