談信息時(shí)代檔案管理工作的重要性

賈劍

（綏化市北林區(qū)檔案館，黑龍江 綏化 152000）

信息時(shí)代檔案管理的意義在于利用信息技術(shù)接收、收集和保存檔案中的信息資源，利用檔案中的信息資源提供服務(wù)。在這種情況下，檔案管理的效率有了很大的提高，從原來的實(shí)體檔案管理到電子檔案，改變了原來的記錄方式，到利用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案工作，這也對(duì)檔案管理提出了新的要求。

一、如今信息時(shí)代檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理理念相對(duì)落后。

傳統(tǒng)的檔案管理主要是實(shí)體保存，這是不現(xiàn)實(shí)的。在信息時(shí)代，檔案管理的數(shù)據(jù)量幾乎是以前的100倍。重視信息的實(shí)用性，要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。在這種情況下，檔案管理的變革觀念不夠重視，導(dǎo)致對(duì)檔案管理的人力、物力、財(cái)力投入不足，需要加強(qiáng)健全的保障機(jī)制。

（二）檔案管理模式滯后

傳統(tǒng)的檔案管理以手寫為主，導(dǎo)致檔案資料缺乏及時(shí)性，使得資料檢索過程緩慢，資料使用效率極低。在信息時(shí)代，檔案管理以電子輸入為主，利用電子系統(tǒng)檢索和使用數(shù)據(jù)，大大提高了檔案數(shù)據(jù)的使用效率。但如今，從事檔案管理工作的人大多是中老年人。他們不擅長使用計(jì)算機(jī)。因此，檔案管理仍然以傳統(tǒng)模式為主，浪費(fèi)了信息技術(shù)在檔案管理中的強(qiáng)大優(yōu)勢。

（三）檔案管理的策劃難以統(tǒng)一

檔案管理的信息資源受地域和環(huán)境的限制，在許多方面存在諸多制約因素。在這種情況下，國家很難制定統(tǒng)一的指導(dǎo)計(jì)劃，導(dǎo)致檔案管理工作不能按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。此外，由于檔案管理自身的因素，存在著許多不確定因素，使得有效的規(guī)劃難以實(shí)施。

二、信息時(shí)代推進(jìn)檔案管理的措施

（一）科學(xué)創(chuàng)新理念

時(shí)代的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展，帶來了工作理念的創(chuàng)新。這種創(chuàng)新不僅是檔案管理模式的創(chuàng)新，也是檔案利用價(jià)值的創(chuàng)造。在信息發(fā)展的時(shí)代，一切工作理念都要隨著時(shí)代的變化而變化，檔案管理也要隨之變化。檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理的理念和管理方法，提高工作中的服務(wù)意識(shí)，為公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（二）優(yōu)化檔案工作服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠手工管理。找檔案很麻煩。在檢索和查詢方面也存在許多不便，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。在信息時(shí)代，建立統(tǒng)一的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以隨時(shí)隨地查詢檔案。加強(qiáng)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)，即在網(wǎng)絡(luò)上安排檔案，使檔案的利用更加方便。在這種情況下，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)能力提出了很高的要求。因此，我們可以選擇招聘一批優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)人才，與原有員工共同工作，促進(jìn)檔案管理服務(wù)量的提高。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，實(shí)體檔案管理工作大多向信息化過渡，這就要求提高信息管理效率，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。然而，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立是一個(gè)復(fù)雜而漫長的工程，不能太快地完成，必須逐步進(jìn)行。在建設(shè)過程中，不僅要加強(qiáng)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，還要注重檔案分類管理和檔案分庫建設(shè)，形成一個(gè)數(shù)據(jù)庫，用于檔案管理工作。加載下載，有效促進(jìn)檔案管理。

（四）提高服務(wù)意識(shí)

檔案管理是一項(xiàng)需要高度服務(wù)意識(shí)的工作。檔案管理工作是檔案管理人員的一項(xiàng)復(fù)雜工作。他們在工作中需要有強(qiáng)烈的保密意識(shí)。檔案管理服務(wù)于公眾、企業(yè)、組織和國家。同時(shí)，其檔案的具體內(nèi)容和具體的查詢方法需要相當(dāng)程度的保密意識(shí)。對(duì)于一些檔案，應(yīng)加強(qiáng)保密保護(hù)，使其不致泄露給公司，檔案可以保守公司的商業(yè)秘密。以及一些不能向外界透露的商業(yè)經(jīng)驗(yàn)是非常重要的，不能向企業(yè)透露。企業(yè)作為檔案管理者，必須嚴(yán)格遵守檔案法。對(duì)于那些不能公開的秘密，即使他們離開企業(yè)，也不能公開。這涉及到法律和人格問題。因此，檔案管理人員應(yīng)遵守的最重要的事情是對(duì)檔案進(jìn)行保密。我們一定覺得我們不能透露。這是合格員工的基本素質(zhì)。一個(gè)國家的檔案不僅包含簡單的商業(yè)秘密，因?yàn)橐粋€(gè)國家的檔案需要保密的東西更多，而且更復(fù)雜。這不僅是一個(gè)員工的基本素質(zhì)，而且涉及到一個(gè)國家的基本愛國理念。對(duì)于這個(gè)國家，每個(gè)國人都應(yīng)該這樣做。保護(hù)我們的國家，珍惜它。

（五）信息時(shí)代檔案管理重要性

信息技術(shù)與檔案管理的融合，使檔案不僅能夠隨時(shí)隨地為公眾提供服務(wù)，而且能夠?yàn)楦嗟木W(wǎng)絡(luò)人提供更好的服務(wù)。目前，許多單位已應(yīng)用電子技術(shù)，如在網(wǎng)絡(luò)上建立網(wǎng)站和發(fā)布信息，使信息更及時(shí)、更有效。隨著信息技術(shù)的融合，檔案管理有著非常廣闊的發(fā)展前景。如今，檔案管理已不再是一個(gè)單一的筆跡工作，而是一個(gè)多元化、深入的方向。信息時(shí)代的檔案不僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)，而且有更多的格式，如音頻、視頻等。對(duì)于那些不能直接保存在網(wǎng)絡(luò)上的東西，還有很多方法可以保存它們。例如，一些物理物質(zhì)可以上傳到計(jì)算機(jī)上，以照片上傳的形式存儲(chǔ)。對(duì)于更珍貴的紙質(zhì)文檔，可以通過掃描儀掃描并發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)供用戶下載和使用。網(wǎng)絡(luò)上的檔案管理優(yōu)勢也令人驚嘆。網(wǎng)絡(luò)管理可以節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源，減少管理所需的步驟，節(jié)省管理人員和用戶的時(shí)間，節(jié)約檔案管理成本。隨著新技術(shù)的不斷出現(xiàn)，檔案管理已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)椴蛔叱鋈ァ⒉蛔孕蝎@取的模式：檔案管理員將檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，用戶可以自己登陸網(wǎng)站下載，而不需要咨詢管理人員，從而消除了對(duì)檔案管理的依賴。借據(jù)查詢流程。此外，檔案管理在信息時(shí)代也有許多用途。對(duì)于許多宣傳部門和教育部門來說，在制定宣傳教育政策時(shí)，需要參考檔案，以免與現(xiàn)有政策背道而馳。此外，國家有關(guān)部門高度重視檔案管理，積極推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)。綜上所述，信息時(shí)代檔案管理的發(fā)展前景十分廣闊。

結(jié)束語

檔案作為一種信息資源的集合，一直受到國家和人民的關(guān)注。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息時(shí)代的到來，檔案管理也經(jīng)歷了從實(shí)物保管到信息保管的快速變化。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案的保存更加簡單、方便。有效保證了檔案資料保存的完整性，提高了檔案信息的存儲(chǔ)程度，提高了檔案管理的效率。信息時(shí)代的檔案管理也具有技術(shù)、制度、政策等諸多優(yōu)勢，其發(fā)展前景十分廣闊。