淺談檔案管理在促進婦幼保健機構持續發展中的作用

鄧惠欣

（鄂東醫療集團黃石市婦幼保健院，湖北 黃石 435000）

引言

婦幼保健機構的檔案信息可以從各個角度詳細記錄其在各個時期的發展詳細與狀態，是婦幼保健機構發展過程中的成長記錄單，同時具備較強的決策引導作用，引導婦幼保健機構領導與管理者的決策更為科學、正確。

一、檔案管理在婦幼保健機構持續發展中的作用

（一）促進婦幼保健機構的領導層決策正確性

對婦幼保健機構的病例檔案、數字信息等醫療信息與制度進行匯編，可讓婦幼保健機構各個科室的工作基礎情況得到量化，進而提升對醫療質量、醫患醫療費用的變化的統計水平，幫助婦幼保健機構領導層對重要數據資料的掌握與統計，盡快制定出合適的管理措施，讓婦幼保健機構的管理水平更高。

（二）可以促進婦幼保健結構的精神文明建設水平的提升

婦幼保健機構的精神文明建設工作的核心是踐行“三個代表”的重要思想，讓“三個文明”的建設工作水平得到提升。醫務人員的工作積極性與醫德醫品建設工作的落實水平高低息息相關，因此必須重視此項工作的落實力度與水平。檔案管理工作的水平可以對每個醫務人員的服務水平、態度、質量以及醫品等指標進行顯示，因此可以幫助婦幼保健機構對醫療隊伍的整體情況掌握。

（三）可促進婦幼保健結構后勤建設水平

婦幼保健結構的工作的落實中，基礎建設水平占據著重要的地位，也是基礎組成部分。檔案建設的基礎工作不僅影響婦幼保健機構的規劃、建設以及管理工作水平，還可對這些工作的信息調取要求進行滿足，提供出詳細的歷史數據，對各類醫療糾紛以及歷史文獻進行信息與素材方面的支持。

二、婦幼保健機構加強檔案管理的策略

（一）轉變觀念，提升檔案管理工作意識

檔案管理工作水平的高低與婦幼保健機構管理層是否具備高度重視的管理意識息息相關，隨著我國醫療衛生體制改革工作的落實與深入，檔案信息資源的時效性與價值性要求不斷提升，因此在信息資源管理共享方面必須借助網絡信息技術讓檔案管理實現信息化，進而滿足人們在檔案信息參考與使用方面的需要。與此同時，檔案管理工作的信息化水平越高，人們體驗到的服務水平也就越高，信息更為詳細。因此傳統的但管理模式已經無法滿足時代運作與人民群眾使用方面的需要，婦幼保健機構的領導層必須順應時代發展，提高醫院當管理工作的重視力度，優化工作運作模式，借助更多的先進設備與信息管理平臺，提升到檔案信息管理工作與服務水平。

（二）從管理隊伍建設上提升檔案的管理建設水平

檔案管理隊伍工作人員的整體素質也會影響到管理工作的質量水平，尤其是信息技術深入到各個行業發展過程中的社會運作背景下，但管理工作的信息化對工作人員提出了更多技能理念方面的要求，工作人員必須熟識檔案學信息傳播學方面的理論知識，同時還具備一定的計算機操作能力，能夠適應辦公室自動化模式的轉變。想要提升檔案管理工作水平，必須從工作人員的素質方面入手，打造理論知識扎實、操作技能高超的綜合型高素質人才隊伍。為了讓這個目標更為迅速地實現，婦幼保健機構檔案管理部門可從兩個方面著手開展工作：首先，高度重視專業人才的引進，采用高薪、良好福利待遇的方式引進更多的專業人才，以此帶動大管理工作開展的整體水平提升。其次，增加檔案管理工作人員的內部培訓力度，定期執行理論知識與操作技能方面的培訓，讓檔案管理工作的信息化水平更高。

（三）實現婦幼保健機構檔案管理的現代化

提升婦幼保健機構檔案管理現代化水平，可從以下幾個方面入手：第一點，加強婦幼保健機構檔案保管基礎設施建設水平，讓檔案信息得到更為精細及安全的儲存。在庫房建設中還要對各類檔案進行詳細規劃，讓檔案信息獲得分門別類的處置，促進信息儲存的完整性。第二點，加強管理工作的信息化水平，及時更新落后的管理手段，利用計算機程序、管理技術對檔案信息進行電子形式的收集與整理，還要對信息產生收集開發利用等環節進行實時監控，設置資源管理的內部局域網，讓檔案資源可以隨時更新，同時實現大范圍的信息共享。第三點，構建檔案管理掃描系統，改變傳統的人工錄入方式，利用直接掃描系統將檔案信息掃描錄入到計算機中，利用專業的處理軟件對這些檔案信息進行處理，提高檔案管理工作的信息化水平與管理質量意識。同時，還要對檔案信息的現代收集手段進行大范圍普及，借鑒其他醫療機構以及行業的管理先進經驗，全面提升婦幼保健機構的檔案管理工作水平，讓其獲得更為高水平的優化。

（四）管理層面上提升檔案管理工作的力度

從完善現有管理制度層面入手，可以保證檔案管理工作的水平提升更為迅速，檔案部門需要將婦幼保健機構的患者病例、文書文件、科研文件、硬件設備等管理工作進行整合，盡量實現統一管理、保管。檔案的管理人員還需要配合出統一的管理制度，樹立網絡安全意識，促進婦幼保健機構的檔案信息安全水平達到標準，保證檔案信息的查閱與使用都能得到更為全面的安全性保證。其次是構建出一個科學的管理標準，對檔案管理人員的行為進行約束，要求其嚴格按照管理制度開展檔案信息的收集與管理工作，維護管理工作的標準化與規范化。再次，加大婦幼保健機構的電子文件管理制度建設，重視電子文件與數據備份管理工作，防止電子文獻與數據遭到破壞。

結語

通過以上文章的論述，可以從中總結到的結論是婦幼保健機構檔案管理工作的水平高低直接影響著機構發展速度的快慢，同時還對其發展的歷史進行信息顯示，有著不可替代的作用與價值。檔案管理工作人員必須審時度勢的提升自身的綜合素質，豐富理論知識的同時，學習更多的信息操作技術，從根本上提升此項工作的運作信息化水平，并采取有效的管理措施穩定婦幼保健機構的發展與壯大節奏。