大數據時代知識管理對檔案管理的啟示

許鈺晗

（哈爾濱元申廣電網絡有限公司，黑龍江 哈爾濱 150090）

在全新的發展趨勢與背景之下，人們的生活質量以及工作效率都發生或多或少的變化。人們在日常生活與工作當中逐漸認識到大數據的意義。互聯網以及云計算當中普遍存在大數據，這都是增加人們大數據意識的一種直觀體現。人們在工作過程當中都會涉及到知識的科學管理，工作數據的不斷增長，也會對該項工作造成直接影響。在大數據背景之下，傳統檔案管理工作已經無法滿足社會需求與發展，所以必須進行必要的改革與創新。

一、大數據時代知識管理與檔案管理概念分析

知識管理是大數據時代的產物，是網絡技術下的管理方法，研究對象屬于無形資產，也就是知識，在互聯網技術與信息化技術的幫助下，企業能夠深入挖掘來自各個渠道的知識，并且實現知識的共享和創新，從而獲得經濟效益。與之相關的是檔案管理，指的是對檔案進行分析與整理的工作，檔案管理工作是我國檔案事業的重要內容，作為具有管理性和服務性的工作，檔案管理的對象就是資源，面對檔案之間過于分散雜亂的現象加以整理，實現系統化、集中化的管理。

二、大數據時代知識管理對檔案管理的啟示分析

1.大數據時代知識管理直接影響檔案管理

首先，在便捷化方面，知識管理工作占據的優勢相當明顯，極易開展檔案管理與保存工作。在大數據時代的推動之下，知識管理工作與檔案管理工作得到進一步融合，有效提升檔案管理工作的整體效率與水平。紙質檔案是傳統檔案開展管理工作時利用的主要媒介，這部分檔案主要由相應的單位負責保管。但是會對人們的查閱造成諸多影響。在長時間的保存之下，紙質檔案會出現不同程度的老化以及損害問題。紙質檔案逐步實現向電子形式的轉化，是利用信息化技術以及網絡技術最為明顯的標志。主要是利用互聯網以及檔案管理工作的結合，改善傳統管理中工作效率較低的問題。

其次，大數據時代背景下，檔案服務更加智能化，檔案管理工作不斷改革創新，人們應用先進的技術，將過去紙質的檔案以電子的形式保存，在編程技術于數據庫的支持下建立管理系統，所有的資源經過整合被保存起來，人們只需按照自己的要求檢索即可。

最后，在大數據時代的影響之下，檔案應用工作也發生較為明顯的變化。效率以及時間都得到較大程度的提升。大數據時代的信息相當龐大，人們在篩選分析信息之后將其轉變為知識資源，儲存時會將部分資源利用檔案的方式進行保管。嚴謹的整理檔案庫當中的各項資源是傳統檔案管理工作的主要工作內容，但是這部分檔案資源的價值并沒有得到充分發揮，檔案資源會受到不同程度的限制，最終導致嚴重的浪費。可以利用知識管理的方法，逐步拓寬檔案管理工作的渠道，在不斷豐富的流程當中，檔案管理工作可以幫助人們更加有效地開發利用相應資源。提升資源應用的整體效率。

2.檔案管理面對的挑戰與機遇

首先從觀念角度進行分析，傳統檔案管理觀點發生徹底的改變。過去人們在開展檔案管理工作時主要秉承收藏這一工作理念，希望檔案的收藏價值不會受到破壞，但是并沒有真正意識到對檔案資源的開發與利用。這種觀念已經逐步落后于大數據時代要求，繼續利用傳統的理念開展檔案管理工作，只會對檔案事業造成消極影響。因此，針對傳統檔案管理理念進行改革是必然趨勢。

其次，受到信息化技術的影響，檔案管理方式面臨全新的要求與挑戰。相對于現代來說，傳統檔案管理方式較為落后，需要利用復雜多變的方式開展管理工作，耗費大量的人力、物力、財力，管理效率不僅沒有得到有效提升，甚至呈現出日漸下降的狀態。充分結合檔案管理以及知識管理，是從根本上改變管理方法的一種直觀體現，這也是大數據時代背景下提出的客觀要求。在開展管理工作時可引進先進的技術以及管理設備，利用智能化的系統增加管理工作的便捷性。從更加深層次的角度挖掘存在于檔案當中的各種價值與資源，充分發揮檔案的價值與優勢，將更高水平的服務提供給用戶。

最后，大數據時代發展下，檔案管理工作人員的素質面臨挑戰，管理方式與工作理念發生改變，但是管理人員沒有變化，這對管理人員的工作素質與專業技能是嚴峻的挑戰，檔案管理工作如今有了新的任務和使命，管理人員也被賦予新的角色，地位有所提升，但是工作職責也在擴大，如果無法提升自己的專業素質，則很難勝任這份工作。

3.檔案管理在大數據時代背景下應采取的措施

大數據時代的發展改變了傳統的知識管理與檔案管理，推動了二者之間的有機結合，如今，檔案管理工作面對著挑戰，不得不從自身實際發展情況出發，采取積極的解決對策，以此適應大數據時代的需求，實現自身可持續化發展。建議檔案管理工作從觀念出發，處理現代化管理觀念，要求檔案管理部門放棄傳統的思維方式，明確檔案的真正價值不在于永久收藏，而是將檔案中信息發掘出來，實現知識的再利用。檔案管理組織必須經過長期學習才能被注入新鮮的血液，才能擁有生命力，建議檔案管理部門采用團隊合作的方式建立檔案管理知識體系，積累組織內的知識資源，實現知識的交流與共享，提高管理水平與工作效率，營造良好的管理氛圍。

結語：在人們穩步提升的生活水平當中，我們可以意識到大數據時代的影響。人們的物質生活被逐步滿足后，開始對精神世界以及文化質量提出全新的要求。希望通過豐富知識積累的方式提升自身的能力與價值。檔案管理部門在開展各項工作時，同樣要積極面對大數據時代帶來的機遇與挑戰。利用全新的管理理念，結合知識管理與檔案管理工作。從共享檔案資源以及知識資源著手推動檔案管理事業的進一步發展。