淺析如何做好檔案管理升級后的鞏固提高工作

邵明明

（聯興鄉衛生院，黑龍江 嫩江 161403）

檔案管理部門都是通過對現代化以及自動化控制系統的引進，實現進一步的管理與升級。工作人員的勞動強度可得到較大幅度的減輕，對管理質量以及效率的提升有推動作用。這種管理現狀較為便捷，但是工作人員思想在整體上卻呈現出一種不斷下滑的現象，錯誤的認為檔案管理升級后不需要再進行任何人工操作，所以不再重視檔案管理工作的重要性，最終導致多種問題與隱患存在于檔案管理工作中。

一、深入貫徹《檔案法》，增強員工守法意識

內容完善、執行到位的法律法規，能夠保證各項工作按部就班的完成，對于檔案升級管理來說尤其如此。通過調查發現，在完成檔案升級后的部分企業，員工由于工作負擔減輕了，在進行日常工作是產生了驕傲自滿、不思進取的思想，在進行檔案管理工作時，只要求能夠滿足工作要求即可，不追求管理的高質量和高效率。之所以出現這種怠工現象，最根本的原因還在于員工的守法意識不強，或者是缺乏相應的監督管理部門，《檔案法》沒有得到執行和落實。

為在真正意義上實現對檔案管理升級后工作的鞏固，需要從員工著手。針對其知法守法以及護法教育進行不斷強化，不斷加大違法程度處力度。通過提高違法成本的方式鞭策員工，保證檔案管理工作的質量不會受到破壞。我國始終高度重視檔案管理工作，《檔案法》及其修訂案頒布可對其進行直觀體現，還有其他規章制度針對檔案管理工作存在，這是檔案立法管理體系不斷完善與優化的表現。在實際應用過程當中存在一種并不完善的現象，并不能真正將法律法規落實到實處。這需要我們在應用傳統法律的基礎上，進一步開展相關的推廣與宣傳工作。做到每個工作人員心中都有檔案法以及相關法律，對其責任感不斷提升。

二、加強人員素質培訓，不斷充實組織機構

在提升檔案管理升級鞏固工作效率過程當中，可對多種方法進行使用，我們可從檔案管理人員著手，促使現代化管理團隊得以順利構建。這支團隊專業能力較強，綜合素質顯著提高，對檔案管理質量的進一步提升有積極影響。在構建團隊時，必須實現對以下幾點要求的嚴格遵守。

（一）提高員工準入門檻

在選拔檔案管理人員的過程當中，必須嚴格考核應聘人員基本功以及理論知識，同時對相關工作人員的時間以及動手能力也提出較高要求。必須在進入工作崗位后盡快開展各項工作。融入到全新的環境當中。

（二）盡量降低人事調整和變動頻率

相對于其他工作來說，檔案管理較為穩定。如果有頻繁的人事調動出現在檔案管理工作中，就會導致管理人員不斷流失。新入職的員工并不能在短時間內實現對檔案管理操作的全面熟悉與掌握，前后工作在銜接上會存在一定的問題，最終對檔案管理質量造成影響。

（三）定期開展在職人員的培訓活動

很多部門以及機構在檔案管理升級的影響之下，開展信息化管理系統引進工作，這對管理人員計算機技術提出較高要求。為促使當管理員工實現對全新工作環境得盡快適應，必須定期開展科學合理的培訓工作，針對管理人員的弱項進行有效強化。

三、加強制度建設，做到有章可循

對于機關各立檔單位來說，根據檔案工作的需求，結合本部門檔案工作的特點，建立健全檔案工作各項規章制度，是實現檔案工作制度化、規范化的有力手段。各立檔單位，都應建立立卷歸檔、檔案保管、借閱、統計、保密、銷毀等項制度以及檔案的分類方案、檔案員崗位責任制等。同時要把落實這些制度同貫徹、實施《檔案法》聯系起來。在檔案管理制度的執行過程中，要批評有章不循的現象，處理嚴重違章人員，維護制度的嚴肅性。從而，發揮這些規章制度在機關檔案管理鞏固提高工作中的監督和保障作用。

四、做好資料收集工作，保證資料收集齊全

每一個立檔單位之間都會存在一定的差異性。在收集相關資料時，必須充分結合自身業務特點，保障資料收集工作的全面性與細致性。這對檔案資料內容的豐富有積極作用，同時也可將最為科學的數據以資料提供給各項工作，保障期開展的順利性。殘缺不全的資料會給相關工作帶來相當大的難度與阻礙，尤其是其管理自身也會存在相當多的問題。在分離集中檔案時，需要將單位業務性質作為主要依據，把特點較為鮮明的檔案劃分區域進行管理，這部分管理工作需要由專門的人員負責。在開展管理工作過程當中需要使用統一的組織形式，管理制度以及工作標準。進而滿足不同工作崗位對檔案所提出的個性化需求。

五、注重開發利用，是做好檔案管理鞏固提高工作的途徑

（一）要變“看堆守攤”的封閉式被動服務為開放式服務

有的檔案管理人員工作比較保守，為了管檔案而管檔案，工作范圍狹窄。這些都不利于檔案服務功能的發揮。所以，檔案工作人員要積極深入到單位的業務工作中去，主動探求檔案資料的需求信息，從而全面而準確地提供檔案資料。

（二）要抓好年度立卷歸檔工作

對于各種資料都要定期收集到一起，在年末集中裝訂成卷，使檔案材料門類化、齊全化、規范化，這樣就能使檔案資料更好地發揮效用。

結語：結合本部門本行業的特點，認真開展編研工作，對于現有檔案史料。進行挑選、加工、編排和評價，發揮檔案的經濟效益和社會效益。做好機關檔案管理升級后的鞏固提高工作，勢在必行。只要各單位領導重視，加上檔案工作人員的努力，機關檔案管理升級后的鞏固提高工作就一定能取得成效。