探究高校圖書館檔案管理措施

姜新禹

（白城師范學院，吉林 白城 137000）

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要圖書館各個部門的材料匯集?材料 是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一? 搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工、輸出又為管理工 作服務、提供各項數(shù)據(jù)?同時，通過對檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進管理工作的作用? 檔案管理是圖書館管理的一部分，同時又顯現(xiàn)和作用于整個圖書館管理當中?所以說檔案管理不能簡單的說是圖書館管理的一部分?

一、當代高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容

隨著時代的發(fā)展，社會及科學技術(shù)的進步，不同時期圖書館檔案管理工作有著不同的特點，高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容也存在著異同。在經(jīng)濟社會信息高速發(fā)展的今天，高校圖書館檔案管理的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

首先，黨組織建設相關(guān)檔案。主要包括黨組織建設、發(fā)展、黨員發(fā)展、黨組織活動、培訓材料，黨組織工作總結(jié)、工作計劃等等，是保證黨的建設和基層發(fā)展及為圖書館的發(fā)展和建設頭功理論依據(jù)和發(fā)展方向的重要組成材料；其次，行政工作方面檔案。行政工作檔案涵蓋面較廣，主要包括圖書館整體運轉(zhuǎn)的各個方面，包括行政事務、資產(chǎn)管理、財務管理、人事管理、工作計劃、工作總結(jié)、考評材料等等內(nèi)容，做好行政工作檔案的管理工作是保障圖書館高效運營的基礎(chǔ)；最后，業(yè)務檔案。主要包括圖書館圖書紙質(zhì)書籍館藏資料、電子圖書、期刊、數(shù)據(jù)平臺資料、期刊、雜志、報紙征訂、上架及過刊館藏等，是整個圖書館運營的中心和關(guān)鍵，是圖書館開展業(yè)務工作的重心。

二、圖書館檔案管理建設面臨的問題

（一）檔案管理建設工作的問題

目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導對檔案建設工作的重要性認識不足，長期以來各級領(lǐng)導存在“ 檔案工作 說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的工作作風，常常是做了好多工作都在腦子里裝著 卻沒有及時建立完整的檔案，認為部門檔案管理是額外負擔，這樣就不能為今后工 作的總結(jié)和改進提供?ね際楣莨芾磧氳蛋腹芾砉叵低疾慰家讕?，也不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經(jīng)驗，這是無形資產(chǎn)的流失，是資源的浪費?此外，有的在收集基層各部門歸檔材料時，為了自己工作考查方便，也不愿 意將文件材料送交 檔案管理 部門?在基層部門文件材料立卷歸檔過程中，不是常常以種種理由進行搪塞，就是采取漠然 視之的態(tài)度，這樣就會造成檔案歸檔不全，使檔案管理工作很難有效的開展下去?

（二）圖書館管理中存在的問題

(1)各項規(guī)章制度不完善，缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度?一人一 個干法，缺少規(guī)范化，使檔案建設受阻?

(2)隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設備的劇增，這些設備的使用管理、操作規(guī)程、 基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立?技術(shù)檔案建立后，不僅可以幫助管理者迅速完成各項維護工作，而且使后續(xù)專業(yè)技術(shù)人員能很快地熟悉整個圖書館的計算機局域網(wǎng)設備的配置、運行 情況，盡快地投入工作?只有這樣才能避免因為個別專業(yè)技術(shù)人員調(diào)離等原因，使圖書館的現(xiàn)代化管理工作處于被動情況的出現(xiàn)?

(3)人才隊伍不穩(wěn)定，人員流動過于頻繁，工作缺少連續(xù)性，使檔案搜集和檔案管理缺少 穩(wěn)定性和長期性?

三、圖書館檔案管理工作的措施

（一）高校檔案信息化建設人才培養(yǎng)方法

1.創(chuàng)新管理理念。如今，網(wǎng)絡信息技術(shù)發(fā)展迅速，對檔案管理工作提出了較高的要求。檔案管理人員自身與檔案管理工效率的提升有著直接聯(lián)系，對信息化建設有一定的影響。所以，在進行信息化檔案管理過程中需要創(chuàng)新管理理念。

2.完善用人制度。企業(yè)想要長久的發(fā)展，完善的制度管理是必不可少的，檔案管理人才的培養(yǎng)也是一樣，只有制定完善的用人機制才能推動檔案信息化建設的有效實施。學校是人才培養(yǎng)的集中地，檔案管理人才的培養(yǎng)可以借助這一有利優(yōu)勢；但是怎樣制定有效的用人機制。

第一，根據(jù)檔案管理工作開展狀況，實行擇優(yōu)選擇，樹立競爭意識，在人才選擇上需要對其綜合素質(zhì)、管理經(jīng)驗等進行綜合考量，擇優(yōu)錄取，進而實現(xiàn)檔案管理工作的進步，當管理人員具有高度的競爭意識后才能主動提高自身管理水平。

第二，檔案管理工作效率與管理人員薪資、績效考核相關(guān)聯(lián)，表現(xiàn)好的管理者或是對檔案信息化建設有創(chuàng)新想法的員工給予一定的獎勵；而對于濫竽充數(shù)的人員進行相應的懲罰，只有這樣才能激發(fā)員工工作積極性，進而提升檔案信息化建設步伐。

（二）多元化檔案管理方式

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，智能技術(shù)及移動互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及，檔案管理的方式也應之進行改革，多元化檔案管理方式，根據(jù)不同的檔案管理內(nèi)容，結(jié)合圖書館檔案儲存目前狀況，多元化檔案管理方式，如對電子期刊進行信息化處理及管理，利用系統(tǒng)或平臺實現(xiàn)“無人”自動智能服務讀者等。

（三）制定圖書檔案管理應急預案

圖書館是高校師生學習和查詢知識的平臺，但是一旦平臺發(fā)生事故或意外，高校師生將失去這些資源，同時學校也承擔較大的經(jīng)濟損失，因此做好圖書館檔案的日常應急備份，在圖書資源發(fā)生意外的時候可以在最短的時間內(nèi)恢復圖書館光藏資源的流通和服務，為高校科研和教學研究提供資源保障。最后，與時俱進的進行圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新。[3]總所周知，每個時代都有每個時代的特點，那么圖書館檔案管理工作也如此，因此把握各個時期的圖書檔案管理工作特點和重點，做好圖書管理工作創(chuàng)新，是圖書館高效運營的基礎(chǔ)。如在信息化的今天，運用信息化技術(shù)和平臺進行檔案管理和運營等。