探究高校圖書館檔案管理措施

姜新禹

（白城師范學院，吉林 白城 137000）

檔案管理是一種信息控制系統，檔案的建立需要圖書館各個部門的材料匯集?材料 是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一? 搜集和匯總后的檔案材料經過加工、輸出又為管理工 作服務、提供各項數據?同時，通過對檔案材料的分析和總結又起到促進管理工作的作用? 檔案管理是圖書館管理的一部分，同時又顯現和作用于整個圖書館管理當中?所以說檔案管理不能簡單的說是圖書館管理的一部分?

一、當代高校圖書館檔案管理工作的內容

隨著時代的發展，社會及科學技術的進步，不同時期圖書館檔案管理工作有著不同的特點，高校圖書館檔案管理工作的內容也存在著異同。在經濟社會信息高速發展的今天，高校圖書館檔案管理的內容主要包括以下幾個方面：

首先，黨組織建設相關檔案。主要包括黨組織建設、發展、黨員發展、黨組織活動、培訓材料，黨組織工作總結、工作計劃等等，是保證黨的建設和基層發展及為圖書館的發展和建設頭功理論依據和發展方向的重要組成材料；其次，行政工作方面檔案。行政工作檔案涵蓋面較廣，主要包括圖書館整體運轉的各個方面，包括行政事務、資產管理、財務管理、人事管理、工作計劃、工作總結、考評材料等等內容，做好行政工作檔案的管理工作是保障圖書館高效運營的基礎；最后，業務檔案。主要包括圖書館圖書紙質書籍館藏資料、電子圖書、期刊、數據平臺資料、期刊、雜志、報紙征訂、上架及過刊館藏等，是整個圖書館運營的中心和關鍵，是圖書館開展業務工作的重心。

二、圖書館檔案管理建設面臨的問題

（一）檔案管理建設工作的問題

目前少數圖書館領導對檔案建設工作的重要性認識不足，長期以來各級領導存在“ 檔案工作 說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的工作作風，常常是做了好多工作都在腦子里裝著 卻沒有及時建立完整的檔案，認為部門檔案管理是額外負擔，這樣就不能為今后工 作的總結和改進提供?ね際楣莨芾磧氳蛋腹芾砉叵低疾慰家讕?，也不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經驗，這是無形資產的流失，是資源的浪費?此外，有的在收集基層各部門歸檔材料時，為了自己工作考查方便，也不愿 意將文件材料送交 檔案管理 部門?在基層部門文件材料立卷歸檔過程中，不是常常以種種理由進行搪塞，就是采取漠然 視之的態度，這樣就會造成檔案歸檔不全，使檔案管理工作很難有效的開展下去?

（二）圖書館管理中存在的問題

(1)各項規章制度不完善，缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度?一人一 個干法，缺少規范化，使檔案建設受阻?

(2)隨著科技的發展以及各種電子儀器設備的劇增，這些設備的使用管理、操作規程、 基本技術等缺少技術檔案的建立?技術檔案建立后，不僅可以幫助管理者迅速完成各項維護工作，而且使后續專業技術人員能很快地熟悉整個圖書館的計算機局域網設備的配置、運行 情況，盡快地投入工作?只有這樣才能避免因為個別專業技術人員調離等原因，使圖書館的現代化管理工作處于被動情況的出現?

(3)人才隊伍不穩定，人員流動過于頻繁，工作缺少連續性，使檔案搜集和檔案管理缺少 穩定性和長期性?

三、圖書館檔案管理工作的措施

（一）高校檔案信息化建設人才培養方法

1.創新管理理念。如今，網絡信息技術發展迅速，對檔案管理工作提出了較高的要求。檔案管理人員自身與檔案管理工效率的提升有著直接聯系，對信息化建設有一定的影響。所以，在進行信息化檔案管理過程中需要創新管理理念。

2.完善用人制度。企業想要長久的發展，完善的制度管理是必不可少的，檔案管理人才的培養也是一樣，只有制定完善的用人機制才能推動檔案信息化建設的有效實施。學校是人才培養的集中地，檔案管理人才的培養可以借助這一有利優勢；但是怎樣制定有效的用人機制。

第一，根據檔案管理工作開展狀況，實行擇優選擇，樹立競爭意識，在人才選擇上需要對其綜合素質、管理經驗等進行綜合考量，擇優錄取，進而實現檔案管理工作的進步，當管理人員具有高度的競爭意識后才能主動提高自身管理水平。

第二，檔案管理工作效率與管理人員薪資、績效考核相關聯，表現好的管理者或是對檔案信息化建設有創新想法的員工給予一定的獎勵；而對于濫竽充數的人員進行相應的懲罰，只有這樣才能激發員工工作積極性，進而提升檔案信息化建設步伐。

（二）多元化檔案管理方式

隨著科學技術的不斷發展，智能技術及移動互聯網網技術的不斷普及，檔案管理的方式也應之進行改革，多元化檔案管理方式，根據不同的檔案管理內容，結合圖書館檔案儲存目前狀況，多元化檔案管理方式，如對電子期刊進行信息化處理及管理，利用系統或平臺實現“無人”自動智能服務讀者等。

（三）制定圖書檔案管理應急預案

圖書館是高校師生學習和查詢知識的平臺，但是一旦平臺發生事故或意外，高校師生將失去這些資源，同時學校也承擔較大的經濟損失，因此做好圖書館檔案的日常應急備份，在圖書資源發生意外的時候可以在最短的時間內恢復圖書館光藏資源的流通和服務，為高校科研和教學研究提供資源保障。最后，與時俱進的進行圖書館檔案管理工作的創新。[3]總所周知，每個時代都有每個時代的特點，那么圖書館檔案管理工作也如此，因此把握各個時期的圖書檔案管理工作特點和重點，做好圖書管理工作創新，是圖書館高效運營的基礎。如在信息化的今天，運用信息化技術和平臺進行檔案管理和運營等。