提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析

梅方杰

（魚臺縣人民醫(yī)院，山東 濟(jì)寧 272300）

引言

辦公室檔案管理工作具有非常重要的作用，對單位其他部門工作的順利開展具有較大的影響，因此需要采取有效的措施提高辦公室檔案管理工作效率和水平，充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作的作用。可以通過辦公室檔案管理制度的完善，增加檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，這些都可以有效的提高檔案管理工作的效率。目前，我國檔案管理工作還比較落后，正在向電子歸檔以及微機(jī)檢索過渡，這就使得檔案管理工作具有了很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。所以在管理檔案的過程中也需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)。

一、提高辦公室檔案管理工作效率的重要意義

對于辦公室檔案管理工作而言，其工作在一個企事業(yè)單位當(dāng)中具有十分重要的作用。在新的形式下提高辦公室檔案管理不僅僅可以提高辦公室自身的檔案管理效率，同時也可以對提高企事業(yè)單位的管理工作的水平和競爭力具有促進(jìn)作用，具有十分重要的意義。首先，在信息化的時代對辦公室的檔案管理進(jìn)行數(shù)字化改革提高檔案管理工作效率是社會和企事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。其次，檔案管理實(shí)質(zhì)上就是信息采集和編制的過程，是企事業(yè)單位和個人進(jìn)行信息查詢的一個重要途徑和來源。辦公室作為檔案管理和編輯的重要部門，其工作效率的高低將會直接影響著企事業(yè)單位的管理水平。眾所周知，21世紀(jì)是信息時代，信息無論對企事業(yè)單位還是對個人而言都具有十分重要的作用，因此辦公室檔案管理工作的重要性進(jìn)一步突出。再次，對于檔案管理工作而言，其是一個持續(xù)的不斷的過程具有連貫性、持續(xù)性與不間斷性等特點(diǎn)。而正是這些檔案管理工作的特點(diǎn)就需要檔案管理具有更高的要求，來保證后期的檔案管理工作能夠持續(xù)不斷的進(jìn)行。

二、辦公室檔案管理目前普遍存在的問題

（一）辦公室檔案管理目前普遍存在著歸檔不及時

無法找到完整的文檔資料，從而影響檔案管理的效率，也會影響到信息的完整性。檔案管理不規(guī)范，檔案管理人員只是簡單地對文檔進(jìn)行整理，編號后保存，而不具備對資料進(jìn)行分類的方案管理能力。這就使得方案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。權(quán)責(zé)不明，檔案管理人員保密意識不強(qiáng)。

（二）檔案管理理念落后，管理意識淡薄

現(xiàn)在人們對檔案管理認(rèn)知度還存在一定的局限性，缺乏對檔案管理的重視度。一般從事檔案管理的人員大多數(shù)都是兼職人員，他們對于日常工作往往流于形式，缺乏責(zé)任心，對待檔案管理工作草草了事，他們從意識上不到檔案管理工作的重要性，所以也就談不上對檔案管理的規(guī)范化操作。

（三）檔案管理管理工作信息化水平有待提高

眾所周知21世紀(jì)為信息化時代，信息化已經(jīng)席卷全球各行各業(yè)每個領(lǐng)域。辦公室檔案管理工作，也不可避免的會信息化的沖擊下發(fā)生了些許的改變。近年來，我國的辦公室檔案工作在信息化程度上已經(jīng)具有了一定程度的改變和提升。傳統(tǒng)式的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)開始逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化的檔案管理模式。顯然信息化的檔案管理具有較高的工作效率，同時也能夠極大的保障檔案的保存和后期的管理工作。但是在目前我國的辦公室檔案管理工作當(dāng)中，信息化成度并不高，信息化水平也很有限，不僅僅沒能夠做到提高檔案管理效率還在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的方法

（一）加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)

提高檔案管理工作人員的管理技能。作為單位檔案管理人員應(yīng)該跟上時代的步伐，積極參加檔案管理工作的專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理和保密意識，從而提高辦公室檔案管理水平。特別是在網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理人員更需要盡快掌握一定的操作技能。計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用對檔案管理人員提出了更深層次的要求，不同于以往的人工管理方法，現(xiàn)代化管理人員要熟練掌握計算機(jī)管理的操作系統(tǒng)。同時計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模坏┯嬎銠C(jī)檔案管理系統(tǒng)任何一個地方出了差錯，就會影響到檔案管理工作的效率，所以做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作是非常重要的。

（二）把網(wǎng)絡(luò)電子化技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理中

我們知道辦公室檔案管理工作不僅復(fù)雜而且非常瑣碎。檔案管理人員每天都要面對堆積如山的紙質(zhì)版的檔案，怎樣才能準(zhǔn)確而又快捷地把辦公室大量雜亂無章檔案分類標(biāo)識存放起來？提高辦公室檔案管理效率呢？只有將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)充分應(yīng)用到檔案中，利用電子化的方式對檔案文件進(jìn)行處理。才可以真正意義上提高辦公室檔案管理效率。如今是網(wǎng)絡(luò)時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)非常發(fā)達(dá)。如果我們將網(wǎng)絡(luò)電子信息化，成功運(yùn)用到檔案管理中時，那么這種快捷而又準(zhǔn)確檔案管理方式，除了比傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案更加容易儲存以外，還可以不費(fèi)吹灰之力就可以對各種文檔進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。對于一些急需的檔案來說，可以通過電腦迅速查找的。另外，我們知道檔案管理工作少不了對各種文檔進(jìn)行分類與處理。那么檔案管理人員就要做好辦公室的工作記錄，經(jīng)常對辦公室資料進(jìn)行整理，對于一般的檔案，只需要記錄在分類管理文件夾里，對于重要的事件就要記錄在大事件文件夾里，具體問題具體分析，建立不同的檔案電子文件夾。通過電子檔案，從而真正提高辦公室檔案的管理效率。

（三）建立一套完整的獎罰激勵制度

在檔案管理的日常工作中，一定要加強(qiáng)檔案管理工作人員對其工作的重視度。實(shí)行工作與他們的工資掛鉤，對于那些平時工作管理水平高，責(zé)任心又很強(qiáng)的優(yōu)秀檔案管理人員，一定要加大對他們的獎金獎勵，對于那些對檔案管理工作馬馬虎虎，敷衍了事的，一定要加大懲罰力度，當(dāng)月兌現(xiàn)。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院發(fā)展過程中的重點(diǎn)內(nèi)容，在醫(yī)院辦公室工作中要加強(qiáng)對檔案管理的重視，組建專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。