提高辦公室檔案管理工作效率的探究

趙曉梅

（黑龍江省嫩江縣嫩江鎮(zhèn)計(jì)生辦，黑龍江 嫩江 161400）

在企業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，對(duì)辦公室檔案管理工作也提出了更高水準(zhǔn)的要求，這主要是由于辦公室檔案管理的質(zhì)量與效率會(huì)直接影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)和決策工作的開展水平。同時(shí)，檔案管理工作的質(zhì)量也與企業(yè)內(nèi)部管理的整體水平存在直接聯(lián)系，是突出企業(yè)管理能力的重要內(nèi)容。這就要求企業(yè)管理人員能夠認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要性，積極采取措施提升檔案管理的效率，使檔案管理工作能夠更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

一、辦公室檔案管理中正面臨的問題

現(xiàn)階段，各個(gè)企業(yè)的發(fā)展水平有了很大的提升，無論是在管理水平，還是在業(yè)務(wù)能力方面均取得了較大的進(jìn)展，在此基礎(chǔ)上，辦公室檔案管理工作所涉及的內(nèi)容也在逐步增多，為檔案管理人員帶來了一定的管理壓力。針對(duì)此種問題，要求企業(yè)應(yīng)加大對(duì)辦公室檔案管理工作的投入力度，通過合理配置管理人才的方式，提升檔案管理效率。但實(shí)際上，企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，還需要面臨管理人員業(yè)務(wù)能力偏低和責(zé)任感缺失的問題，對(duì)于直接參與檔案管理的人員來說，一旦存在上述問題，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理的效率與質(zhì)量，致使檔案資料無法及時(shí)補(bǔ)充與同步，自身管理職能受限。面臨辦公室檔案管理工作中存在的多種問題，企業(yè)應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，完善檔案管理模式，保障其順利開展。

二、辦公室檔案管理工作的作用表現(xiàn)

檔案資料中涉及企業(yè)發(fā)展各個(gè)階段的信息內(nèi)容，是對(duì)企業(yè)發(fā)展歷史的真實(shí)見證，辦公室檔案管理工作的主要目的就是不斷完善檔案資料，保障檔案信息的全面性，使其自身的服務(wù)作用能夠得到有效發(fā)揮。因其在企業(yè)發(fā)展中具有一定的指導(dǎo)作用，可以為企業(yè)各項(xiàng)決策工作和經(jīng)營(yíng)工作提供可靠的資料支持，立足于檔案資料信息，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式進(jìn)行整改，是提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)力的重要手段。通過完善檔案資料，提升檔案管理效率，為企業(yè)各類經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開展提供資料參考，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)水平的有效提升是進(jìn)行檔案管理的主要目的。

三、提升辦公室檔案管理效率的幾點(diǎn)措施

在對(duì)辦公室檔案管理中存在的相關(guān)問題進(jìn)行全面分析后，應(yīng)積極采取措施改善當(dāng)前的管理問題，并且結(jié)合企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行調(diào)整，主要可以從管理手段、管理觀念、管理體系和管理人員方面入手，通過轉(zhuǎn)變管理觀念和完善管理方法，來提升企業(yè)的檔案管理工作效率，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有積極意義。此外，也可使企業(yè)的辦公室工作水平得到有效提升。

（一）增強(qiáng)管理手段

企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)手段與技術(shù)的學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進(jìn)行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學(xué)會(huì)用現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數(shù)據(jù)，通過將單位服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大到社會(huì)，則可以通過檔案資源為不同個(gè)人與組織提供更為個(gè)性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好地發(fā)揮檔案作用。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念

企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，對(duì)檔案管理的理念進(jìn)行完善與更新。從現(xiàn)階段的檔案管理工作來看，部分企業(yè)還在沿用最初的管理理念，認(rèn)為檔案管理的主要目的就是對(duì)企業(yè)發(fā)展資料的收集與整合，并未發(fā)揮檔案服務(wù)的職能作用，由于管理觀念較為落實(shí)，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效管理與應(yīng)用，這必定會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成一定制約影響。考慮到上述問題，企業(yè)應(yīng)注重對(duì)傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變，在開展管理工作時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出正確的管理方法，從而重新塑造管理理念，遵循與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展原則來開展檔案管理工作。此外，要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，能夠根據(jù)新時(shí)期檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行管理機(jī)制創(chuàng)新，從而促進(jìn)檔案管理水平。

（三）完善管理體制

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個(gè)好的工作體制的管理下，才能進(jìn)而完善其他方面。我們應(yīng)當(dāng)不斷完善管理體制，增加管理手段，適當(dāng)建立賞罰制度來激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對(duì)管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對(duì)辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益得到進(jìn)一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。

（四）加大人員管理力度

企業(yè)單位必須不斷引進(jìn)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)，不斷拓寬資金來源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，減少工作失誤。而對(duì)于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時(shí)積極地樹立服務(wù)意識(shí)，通過對(duì)自身檔案管理思想的不斷更新、對(duì)于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時(shí)代及本單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專多能的隊(duì)伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開發(fā)出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

結(jié)語：辦公室檔案管理工作與辦公室工作之間存在密切的聯(lián)系，在保障檔案管理工作得以高效開展的基礎(chǔ)上，辦公室的各項(xiàng)工作內(nèi)容才能得以準(zhǔn)確落實(shí)。檔案管理工作的重要作用主要表現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和企業(yè)決策工作中，通過提升檔案服務(wù)水平，可以使決策內(nèi)容更加合理，確保其與當(dāng)前的市場(chǎng)發(fā)展形勢(shì)相適應(yīng)，這對(duì)于推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展具有積極意義。因此，在后續(xù)發(fā)展中，企業(yè)方面應(yīng)加大對(duì)辦公室檔案管理工作的重視力度，全面提升檔案管理水平與效率，確保企業(yè)決策工作的科學(xué)開展。