當前高校財務檔案管理工作中存在問題及對策

魯玲

（河南大學檔案館，河南 開封 475001）

前言

高校財務檔案有效反映了學校的教學、建設發(fā)展以及科研等內容，屬于具備參考、保存以及使用價值的財務資料，檔案的可靠性與準確性直接影響著高校財務工作的進展情況，高校只有針對性的解決檔案管理問題，才可以確保高校財務檔案工作的質量水平。

一、高校財務檔案的特點

首先是真實性，財務管理檔案可以清楚反映學校每一次的經(jīng)濟業(yè)務往來情況，利用票據(jù)清晰記錄在案。且檔案不可改動，所有記錄經(jīng)濟活動的憑證均真實可靠。其次是檔案內容的專業(yè)性，財務檔案有效對應高校日常的財務管理活動，具備專業(yè)的財務核算單據(jù)，可以真實專業(yè)的反應高校的經(jīng)濟業(yè)務往來活動與實際財務情況。再次是利用性，財務檔案可以為高校審計、財務以及后勤活動提供更多的參考資料，以便核證相關問題。最后是關聯(lián)性，高校在財務檔案管理工作中采用“統(tǒng)一領導，集中管理”的原則，且檔案資料具備整體性，不可分割，可以更好的反應高校的整體財務情況，為預算工作提供更多的參考依據(jù)，具備良好的關聯(lián)性。[1]

二、高校財務檔案管理存在的問題

一是財務檔案的管理模式比較落后，利用率較低，很多高校依然采用紙質財務檔案，注重數(shù)量卻忽視了質量管理，并未嚴格參照相關要求及時審核歸類檔案，降低了檔案的利用效率。二是財務檔案的管理意識較差，當前高校財務檔案管理人員較少，且財務管理工作量較大，需要多個部門協(xié)同管理，以致經(jīng)常出現(xiàn)無法完全收集整理檔案的問題。除此之外，實際工作中，多數(shù)高校的財務部門無法及時將檔案送往專門的管理部門，部分會計賬簿已經(jīng)超過了歸檔期限。三是財務檔案的內部管理制度不完善，當前高校財務檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的管理方法，由賬務人員負責整理、修訂以及管理檔案資料，并未設置專門的檔案管理部門。且部分檔案管理人員缺乏專業(yè)的財會知識，無法及時發(fā)現(xiàn)財務檔案中存在的問題。四是財務檔案鑒定銷毀難度較大，實際工作中，高校財務檔案存在無人銷毀的問題，增大了庫房管理的難度。五是管理人員的綜合素質水平較低，專業(yè)知識不足，且部分管理人員無法有效應用數(shù)字化處理技術，直接影響了高校檔案管理的信息化進程。

三、高校財務檔案管理對策

（一）強化檔案信息化建設

為了進一步提升高校財務檔案的利用率，高校應充分重視檔案的信息化建設工作，針對高校當前的財務檔案問題設計專門的管理軟件，確保在專業(yè)平臺上實現(xiàn)檔案管理的整個流程。比如可以開發(fā)兼并財務檔案管理的財務軟件，確保財會人員在記賬的同時可以及時保存財務資料，并上傳至專門的軟件中自動生成賬務附件，確保檔案管理人員可以通過項目名稱、編號等關鍵字進行有效搜索管理，實現(xiàn)財務檔案的數(shù)字化管理。

（二）強化財務檔案管理認識

一方面高校應強化財務檔案的管理力度，采用更多的獎懲措施以充分調動員工的管理積極性與主動性。學校領導與全體教職員工均應充分認識財務檔案管理的重要性，并結合各種歸檔要求出臺完善的管理措施，加大管控力度，在高校內營造人人負責的管理氛圍。另一方面應定期做好檔案管理人員與高校負責人員的培訓工作，充分宣傳財務檔案管理的重要性，調動員工的管理積極性。除此之外，財務檔案管理人員的工作不僅僅是審核監(jiān)督檔案，更應該做好財務監(jiān)督工作，全身心的為檔案管理服務，以便充分發(fā)揮檔案部門的監(jiān)督協(xié)調作用。[2]

（三）完善檔案管理制度

高校應強化管理財務檔案管理工作，確保妥善管理財務檔案，以便做到有序存放，合理查詢，避免出現(xiàn)泄密與銷毀問題。高校管理人員應高度關注檔案的管理工作，建立完善系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，并執(zhí)行一把手的負責制度，明確各職能人員的職責范圍，確保有效進行財務資料的保密與管理工作，做好財務檔案的查閱與登記工作。

（四）嚴格設定財務檔案的銷毀制度

高校的財務檔案包括人員工資表、年度決算表、未結清債權債務憑證、未完工的工程檔案以及財務檔案管理與銷毀清冊等方面，相關工作人員應嚴格按照相關制度規(guī)定，在保管期限結束后進行有效銷毀。且銷毀前應嚴格參照高校財務機構與檔案管理機構提出的銷毀意見，編制完善的銷毀清冊。所有的高校財務檔案應做好獨立裝訂，并進行有效記錄，將銷毀清冊上交至分管領導進行審核批復，合格后需要分管領導、檔案部門管理人員以及財務部門管理人員共同簽字確認，且在銷毀前仔細清點清冊中的檔案資料信息，以免出現(xiàn)失誤問題。在銷毀過程中還會確保檔案部門、財務部門以及審計部門的嚴格監(jiān)督，確保整個銷毀過程均應嚴格參照相關制度進行。[3]

（五）強化財務檔案管理人員的技能培訓工作

為了進一步實現(xiàn)高校財務檔案管理工作的信息化，相關工作人員不但需要具備計算機、信息安全等能力，且還應掌握檔案編目、分類以及信息錄入等能力。工作人員的專業(yè)知識水準、技能水平以及工作中知識的更新?lián)Q代速度決定著檔案信息化建設的成果。對此，高校財務檔案管理部門應利用多元化方式對財務檔案管理人員進行業(yè)務培訓工作，以建立高水平的財務檔案管理隊伍，改變當前財務人員知識結構單一的問題。實際工作中，高校應組織多種培訓活動，促進各財務檔案管理人員的有效溝通，強化技能管理，確保財務檔案管理人員的知識結構處于領先水平。

結束語

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，高校檔案管理工作具備越來越重要的作用。在高校管理過程中，財務管理工作具備十分重要的作用，相關管理部門應針對財務檔案管理工作存在的問題，結合檔案的構成特征，采用合理的管理措施，才可以充分發(fā)揮財務檔案的實際價值，提升搞笑的財務管理水準。