檔案規(guī)范化建設(shè)的相關(guān)建議

徐春艷

（230604197211174127，黑龍江 大慶 163712）

在單位管理中，檔案管理工作占據(jù)的位置相當(dāng)重要。規(guī)范化的檔案管理工作是推動(dòng)檔案工作邁向法治化方向的前提。發(fā)展不統(tǒng)一是導(dǎo)致各單位在開展檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)多種問題的因素之一，嚴(yán)重時(shí)影響到單位的長(zhǎng)久健康發(fā)展。因此，現(xiàn)階段我們面對(duì)的主要問題就是如何開展規(guī)范化的檔案管理工作，并著重解決各單位在管理檔案中遇到的不同問題與障礙。從樹立全新的思想觀念與意識(shí)著手，提升檔案管理質(zhì)量與管理水平。

一、檔案管理現(xiàn)狀

我們國(guó)家單位檔案的存放和管理總體情況比較有秩序，但是仍然存在著很多管理不善的問題，其中當(dāng)然也包括一些以前就遺留下來(lái)的管理漏洞等，因而必須積極的采取措施進(jìn)行解決。從當(dāng)前統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)來(lái)看，很多單位對(duì)于檔案管理工作沒有引起足夠的思想重視，這成為了檔案管理出現(xiàn)漏洞的直接原因。管理人員在思想方面對(duì)檔案管理沒有提升到一定的高度，就會(huì)影響各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)，因而對(duì)于檔案管理的人才選擇以及體系的確立等方面就存在了一定的失誤。一些單位的管理人員認(rèn)為檔案管理工作并不重要，沒有必要安排專業(yè)的人員設(shè)定專業(yè)的科室來(lái)管理這些資料，一般交給行政管理部門就可以完成工作。在這種思想的影響下，很多單位對(duì)于檔案管理事項(xiàng)存在著很多的問題，既沒有專業(yè)的工作人員進(jìn)行歸檔和整理，也缺乏一些保護(hù)資料的安全措施。

二、檔案規(guī)范化建設(shè)的策略與建議

（一）提高重視程度

檔案管理工作發(fā)展方向取決于領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)人員重視檔案管理工作不只是在精神上給予支撐，還要在人力，物力以及財(cái)力方面給予檔案管理工作物質(zhì)上的保障。領(lǐng)導(dǎo)也可在工作人員中發(fā)揮自身榜樣作用，潛移默化的影響員工，積極開展檔案管理工作。最大限度調(diào)動(dòng)員工的積極性，加大檔案管理規(guī)范化建設(shè)力度。并通過(guò)自身努力，在檔案管理工作中取得一定的成績(jī)，這可進(jìn)一步說(shuō)明領(lǐng)導(dǎo)重視程度對(duì)檔案管理工作的直接影響。也可以說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是開展后續(xù)管理工作的基礎(chǔ)與前提。

（二）加大扶持力度

信息化時(shí)代著重表現(xiàn)在各行各業(yè)，互聯(lián)網(wǎng)因科學(xué)技術(shù)的大力發(fā)展與進(jìn)步得到了有效普及，越來(lái)越多的行業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)開展建設(shè)與管理工作。以往的檔案管理模式在傳統(tǒng)的管理工作中所起到的作用相當(dāng)重要，并取得理想成績(jī)，但是已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的客觀需求。要想真正做好創(chuàng)新與改革工作，需要立足于檔案管理工作，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，加大基礎(chǔ)設(shè)施以及資金投入力度。這些都需要得到單位的大力支持，無(wú)論是在資金，還是在政策與人力、物力上都需要加大扶持力度。提升軟件以及硬件各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的水平，用于開展現(xiàn)代化的檔案管理工作，尤其要滿足檔案管理在網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展方面提出的多樣需求。

（三）培養(yǎng)檔案人員責(zé)任意識(shí)

檔案管理本身是一件繁瑣的工作，稍不認(rèn)真就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤，而隨著電子檔案的發(fā)展，也不斷的提高了對(duì)檔案管理人員的要求，所以在加強(qiáng)單位檔案管理方面需要通過(guò)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)來(lái)提高他們的技能，培養(yǎng)員工的責(zé)任意識(shí)、職業(yè)道德，使得他們能夠?qū)Ρ旧淼墓ぷ髫?fù)起責(zé)任，同時(shí)也激發(fā)他們的工作熱情，使他們熱愛檔案管理工作。所以，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，在提高技能的同時(shí)，要激發(fā)他們的靈感，推動(dòng)檔案管理水平的提高。也只有這樣才能不斷的推動(dòng)單位檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，發(fā)揮檔案管理對(duì)單位的價(jià)值。

三、完善檔案自身的規(guī)范性

檔案所記載的信息不論是對(duì)人還是對(duì)單位都是非常重要的，它不僅僅記載著歷史發(fā)展進(jìn)程，而且對(duì)今后的發(fā)展起著借鑒性的作用。而目前的檔案管理不規(guī)范化導(dǎo)致了其在日常管理中所顯現(xiàn)的作用并不明顯，而在加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)方面，應(yīng)該從檔案工作的本身進(jìn)行不斷的完善及進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。其中在規(guī)范檔案方面，應(yīng)該以公文制發(fā)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化為前提，為其提供良好的基礎(chǔ)，一方面要求公文用紙的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，這樣便于以后的保存；同時(shí)對(duì)于檔案簽字、信息確認(rèn)等方面也要嚴(yán)格的要求，要字跡清晰工整，不要濫用簡(jiǎn)稱等，這樣有利于以后的標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，在加強(qiáng)檔案本身規(guī)范化中，要以提高案卷質(zhì)量為關(guān)鍵，推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化，案卷材料的收集是否完整直接影響到了檔案的價(jià)值，而立卷的方法和裝訂情況也能夠影響到檔案工作的規(guī)范化，因此在日后的工作中，應(yīng)該注重對(duì)檔案立卷方法、裝訂質(zhì)量等問題的重視。

四、建立電子信息管理系統(tǒng)

科技的不斷進(jìn)步、互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及對(duì)檔案管理產(chǎn)生了重大的影響。這對(duì)檔案管理工作而言，不僅僅是一個(gè)機(jī)遇，同時(shí)也是一種挑戰(zhàn)，引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建電子檔案平臺(tái)，不僅僅能夠提高單位檔案管理的工作效率，減少了不少物力、人力的投入，同時(shí)對(duì)如何通過(guò)電子檔案的建立來(lái)發(fā)揮其對(duì)單位的價(jià)值和意義更是一種挑戰(zhàn)。引入科技，構(gòu)建電子檔案對(duì)于單位檔案的規(guī)范化管理具有良好的輔助作用，其不僅僅可以實(shí)現(xiàn)檔案以史為鑒的作用，同時(shí)也可以促進(jìn)單位其他方面建設(shè)的規(guī)范化，提高其他日常管理工作的水平。所以在進(jìn)行規(guī)范檔案管理和建設(shè)方面，單位有必要根據(jù)自己的實(shí)際情況構(gòu)建本單位的電子檔案，通過(guò)運(yùn)用科技手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，不斷提高單位的工作質(zhì)量和工作效率。檔案管理工作要革新、要進(jìn)步、要發(fā)展就需要不斷的推動(dòng)單位檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。檔案所記錄的信息對(duì)一個(gè)人或者單位而言都是一種有價(jià)值的信息，其不可忽視。同時(shí)，檔案管理工作的水平也直接影響到單位日常管理工作的整體水平。

結(jié)語(yǔ)：在當(dāng)前的新情況、新形勢(shì)下，單位的發(fā)展離不開檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。所以在進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)中，要加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)事業(yè)的重視，做好該項(xiàng)工作本身的各項(xiàng)事情，同時(shí)運(yùn)用技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)來(lái)不斷的完善檔案管理水平，使得檔案管理改革的成果成為推動(dòng)檔案管理規(guī)范化的不竭動(dòng)力，為檔案工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化做出貢獻(xiàn)。