檔案規范化建設的相關建議

徐春艷

（230604197211174127，黑龍江 大慶 163712）

在單位管理中，檔案管理工作占據的位置相當重要。規范化的檔案管理工作是推動檔案工作邁向法治化方向的前提。發展不統一是導致各單位在開展檔案管理工作時出現多種問題的因素之一，嚴重時影響到單位的長久健康發展。因此，現階段我們面對的主要問題就是如何開展規范化的檔案管理工作，并著重解決各單位在管理檔案中遇到的不同問題與障礙。從樹立全新的思想觀念與意識著手，提升檔案管理質量與管理水平。

一、檔案管理現狀

我們國家單位檔案的存放和管理總體情況比較有秩序，但是仍然存在著很多管理不善的問題，其中當然也包括一些以前就遺留下來的管理漏洞等，因而必須積極的采取措施進行解決。從當前統計的數據來看，很多單位對于檔案管理工作沒有引起足夠的思想重視，這成為了檔案管理出現漏洞的直接原因。管理人員在思想方面對檔案管理沒有提升到一定的高度，就會影響各項規章制度的落實，因而對于檔案管理的人才選擇以及體系的確立等方面就存在了一定的失誤。一些單位的管理人員認為檔案管理工作并不重要，沒有必要安排專業的人員設定專業的科室來管理這些資料，一般交給行政管理部門就可以完成工作。在這種思想的影響下，很多單位對于檔案管理事項存在著很多的問題，既沒有專業的工作人員進行歸檔和整理，也缺乏一些保護資料的安全措施。

二、檔案規范化建設的策略與建議

（一）提高重視程度

檔案管理工作發展方向取決于領導人員的重視程度。領導人員重視檔案管理工作不只是在精神上給予支撐，還要在人力，物力以及財力方面給予檔案管理工作物質上的保障。領導也可在工作人員中發揮自身榜樣作用，潛移默化的影響員工，積極開展檔案管理工作。最大限度調動員工的積極性，加大檔案管理規范化建設力度。并通過自身努力，在檔案管理工作中取得一定的成績，這可進一步說明領導重視程度對檔案管理工作的直接影響。也可以說領導的重視程度是開展后續管理工作的基礎與前提。

（二）加大扶持力度

信息化時代著重表現在各行各業，互聯網因科學技術的大力發展與進步得到了有效普及，越來越多的行業利用互聯網開展建設與管理工作。以往的檔案管理模式在傳統的管理工作中所起到的作用相當重要，并取得理想成績，但是已經無法滿足時代發展的客觀需求。要想真正做好創新與改革工作，需要立足于檔案管理工作，總結以往的經驗與教訓，加大基礎設施以及資金投入力度。這些都需要得到單位的大力支持，無論是在資金，還是在政策與人力、物力上都需要加大扶持力度。提升軟件以及硬件各項基礎設施的水平，用于開展現代化的檔案管理工作，尤其要滿足檔案管理在網絡化發展方面提出的多樣需求。

（三）培養檔案人員責任意識

檔案管理本身是一件繁瑣的工作，稍不認真就會產生錯誤，而隨著電子檔案的發展，也不斷的提高了對檔案管理人員的要求，所以在加強單位檔案管理方面需要通過對檔案管理人員的培訓來提高他們的技能，培養員工的責任意識、職業道德，使得他們能夠對本身的工作負起責任，同時也激發他們的工作熱情，使他們熱愛檔案管理工作。所以，加強對檔案人員的培訓，在提高技能的同時，要激發他們的靈感，推動檔案管理水平的提高。也只有這樣才能不斷的推動單位檔案管理的規范化建設，發揮檔案管理對單位的價值。

三、完善檔案自身的規范性

檔案所記載的信息不論是對人還是對單位都是非常重要的，它不僅僅記載著歷史發展進程，而且對今后的發展起著借鑒性的作用。而目前的檔案管理不規范化導致了其在日常管理中所顯現的作用并不明顯，而在加強檔案管理規范化建設方面，應該從檔案工作的本身進行不斷的完善及進行規范化建設。其中在規范檔案方面，應該以公文制發的規范化、標準化為前提，為其提供良好的基礎，一方面要求公文用紙的標準規范化，這樣便于以后的保存；同時對于檔案簽字、信息確認等方面也要嚴格的要求，要字跡清晰工整，不要濫用簡稱等，這樣有利于以后的標準化。同時，在加強檔案本身規范化中，要以提高案卷質量為關鍵，推進檔案工作的規范化，案卷材料的收集是否完整直接影響到了檔案的價值，而立卷的方法和裝訂情況也能夠影響到檔案工作的規范化，因此在日后的工作中，應該注重對檔案立卷方法、裝訂質量等問題的重視。

四、建立電子信息管理系統

科技的不斷進步、互聯網的不斷普及對檔案管理產生了重大的影響。這對檔案管理工作而言，不僅僅是一個機遇，同時也是一種挑戰，引入網絡技術，構建電子檔案平臺，不僅僅能夠提高單位檔案管理的工作效率，減少了不少物力、人力的投入，同時對如何通過電子檔案的建立來發揮其對單位的價值和意義更是一種挑戰。引入科技，構建電子檔案對于單位檔案的規范化管理具有良好的輔助作用，其不僅僅可以實現檔案以史為鑒的作用，同時也可以促進單位其他方面建設的規范化，提高其他日常管理工作的水平。所以在進行規范檔案管理和建設方面，單位有必要根據自己的實際情況構建本單位的電子檔案，通過運用科技手段來實現檔案管理的創新，不斷提高單位的工作質量和工作效率。檔案管理工作要革新、要進步、要發展就需要不斷的推動單位檔案管理的規范化建設。檔案所記錄的信息對一個人或者單位而言都是一種有價值的信息，其不可忽視。同時，檔案管理工作的水平也直接影響到單位日常管理工作的整體水平。

結語：在當前的新情況、新形勢下，單位的發展離不開檔案管理工作的規范化建設。所以在進行規范化建設中，要加強對該項事業的重視，做好該項工作本身的各項事情，同時運用技術、互聯網來不斷的完善檔案管理水平，使得檔案管理改革的成果成為推動檔案管理規范化的不竭動力，為檔案工作的科學化和現代化做出貢獻。