淺談事業單位檔案管理的創新策略

楊濤

（煙臺市環境監控中心，山東 煙臺 264003）

事業單位在我國是重要的服務組織，其不以營利為核心，主要是為社會民生提供公益服務。檔案管理是事業單位內部管理的重要內容，隨著當前我國事業單位改革不斷推進，“智慧城市”建設等信息化要求不斷提高，事業單位檔案管理工作也開始面臨新的挑戰。在新時期，為使事業單位檔案管理工作的有效性得到進一步提升，使檔案管理的作用得到更充分的發揮，事業單位必須要結合實際情況，加快檔案管理工作創新，推動事業單位檔案管理朝向現代化、智能化方向發展。

一、當前事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理基礎工作水平不高

檔案管理基礎工作主要是搜集檔案，并對其進行分類、整理、裝訂、歸檔、保管及查詢、銷毀等。新的時代背景下，檔案管理基礎工作也發生了很大的改變，具有多類型、多領域、多內容等新的特征，且大多都是由人工完成。在傳統的管理理念下，檔案主管部門和人員不夠重視事業單位檔案管理工作，事業單位通常也認為檔案管理不是非常重要的，在這種認識下，導致在具體的工作實踐中，檔案管理基礎業務水平不高，發展滯后。只有對檔案管理基礎工作予以重視和強化，才能使檔案管理更加全面、準確、有效。事業單位檔案管理基礎工作中存在的主要問題：一是思想上不夠重視，存在認識上的偏差，導致檔案管理混亂，搜集檔案不完整，分類不明晰，歸檔不及時；二是檔案管理基礎工作信息化程度低，流程欠缺科學性，部分檔案管理流程被人為省略；三是檔案保管不規范，分類與編號不準確，給檔案資料查找和歸檔工作帶來極大的影響。這不僅違背了事業單位檔案管理的原則，還導致了很多有效檔案資源的巨大浪費。

（二）檔案管理模式相對滯后

事業單位因其特殊性質，工作相對安穩，因此缺乏強烈的創新意識。在這種大環境影響下，導致檔案管理模式也不能隨形勢發展而不斷創新發展，致使檔案管理模式相對來說滯后。尤其是在機構改革完成后，事業單位職能逐漸清晰、責任日漸明確的當今新時代下，事業單位檔案管理內容也變得更加繁瑣和復雜。相對滯后的檔案管理模式，就產生了一定的束縛和羈絆，如檔案管理缺乏統一的機制，檔案多科室管理，重要的檔案信息搜集不完整，分類不準確，歸檔不及時，現代檔案管理技術與設備應用不足，以及檔案管理方法缺乏創新等，這些都使得檔案管理效率低下，影響了檔案管理質量的進一步提升。

（三）檔案管理人員專業素質不高

事業單位客觀上存在競爭意識不強的問題，這也導致檔案管理人員自身也缺乏強烈的競爭意識，習慣安于現狀，對自身知識學習和業務技能提升不重視。不少檔案管理人員都不是專業出身，甚至還經常身兼多職，檔案管理部門也未能針對事業單位檔案管理人員定期開展相關業務培訓。在這種情況下，就難以提高檔案管理人員專業素養，難以避免在檔案管理工作中出現問題或錯誤，致使事業單位檔案管理工作整體表現出效率不高，質量較低，發展滯后的現狀。

二、事業單位檔案管理的創新策略

（一）加強檔案管理思維創新

各級檔案管理部門要充分認識到檔案管理的重要性，注重和加強檔案管理思維創新。要結合機構改革，繼續深入推進檔案管理部門編制體制改革，理順關系，明確權責。結合檔案管理實際，積極引進先進的檔案管理理念、技術與方法，從而使檔案管理更加規范科學、高質高效。對檔案管理體制、機制等進行創新完善，及時根據國家相關的法律法規對檔案管理制度實施細則進行補充調整，確保檔案管理制度、機制等能與時俱進，保證事業單位檔案管理事業健康發展。

（二）強化檔案管理基礎工作創新

事業單位檔案管理人員要深刻認識檔案管理基礎工作的基礎性和重要性，真正從思想意識上重視檔案管理基礎工作。按照搜集、分類、整理、歸檔、保管等基礎性程序要求，普查現有檔案，將不標準甚至錯誤的檔案資料進行規范，剔除無用檔案，提高檔案管理基礎工作規范化水平。做好檔案基礎數據準備，重新編寫卷內無頁碼、無目錄、無標題等檔案，提高檔案管理的效率與質量，推進現代化檔案管理進程，為檔案信息化建設做好充分的基礎數據準備。對檔案管理設備進行更新換代，確保檔案管理基礎資料信息安全。

（三）加快檔案管理信息化建設創新

隨著現代科技的迅猛發展，信息技術和互聯網技術發展日新月異，事業單位要在內部管理中深度融合和應用信息化技術，對檔案資源進行信息化管理。及時將紙質檔案轉化為電子檔案、數字檔案，同時，在轉化過程中，必須要確保檔案資源完整，并在方便檔案信息查詢共享的情況下，強化檔案資源安全、可靠。事業單位也要積極引進現代檔案管理軟硬件設施，推廣應用人工智能、大數據、計算機、掃描儀等現代信息技術，以此提高檔案管理的質量。此外，還要提供檔案管理信息化服務，為各級組織和公眾提供在線服務功能，促進檔案利用率提高。

（四）加強檔案管理人員素質培訓創新

事業單位要認識到人才對于檔案管理的重要作用，結合檔案管理人員實際，創新培養方式，采取“請進來、走出去”等有針對性的措施，不斷提高檔案管理人員的專業技能和綜合素質。首先，要強化檔案管理人員的責任心、思想政治素養和職業道德，使其主動扛鼎工作之責。其次，要引導檔案管理人員主動進行專業學習，及時更新自己的知識結構，開拓自己的思維和視野。要定期采取生動多元的方式，對檔案管理人員開展理論與實踐培訓，提高其專業技術與技能。特別是要加強信息化技術方面的培訓，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制，增強檔案管理人員適應新時期檔案管理需求的能力。

三、結語

綜上所述，檔案管理的重要性在新形勢下越來越凸顯，事業單位要對這一點有充分的認識，立足單位檔案管理實際，加大對檔案管理的重視程度和力量投入，積極從多個角度進行策略創新，不斷推進檔案管理科學化、制度化、規范化、信息化，從而使檔案管理工作更好地服務單位發展，也使其檔案管理的經濟效益和社會效益得到最大化發揮。