淺談做好道路運(yùn)輸管理檔案工作的困難與路徑

田玉蘭

（張家界市道路運(yùn)輸管理局，湖南 張家界 427000）

檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案工作是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用者，所要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)優(yōu)質(zhì)、專(zhuān)指、廣泛之間的矛盾，是一基管理性工作、服務(wù)性、政治性工作。

道路運(yùn)輸管理工作中，涉及到檔案的主要有：道路運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)戶檔案、車(chē)輛技術(shù)檔案、行政審批檔案、從業(yè)資格證檔案、行政處罰檔案、安全檢查檔案、辦公室文書(shū)檔案等，種類(lèi)很多，內(nèi)容多樣，要求不一。所以在實(shí)際工作中面臨很多困難，現(xiàn)結(jié)合自己的工作實(shí)際，談?wù)剬?duì)存在的困難及如何解決作一些思考。

一、做好道路運(yùn)輸管理檔案工作主要困難的查找

（一）檔案管理重要作用未得到應(yīng)有的認(rèn)識(shí)

任何一項(xiàng)工作，如果在認(rèn)識(shí)出現(xiàn)了偏差，就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，檔案工作不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，往往不被人重視，特別是領(lǐng)導(dǎo)，覺(jué)得可有可無(wú)，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)輔助性工作，沒(méi)有必要投入太多的人力物力，導(dǎo)致具體從事檔案工作的人員在收集、整理檔案過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)很多的問(wèn)題。比如：數(shù)據(jù)的完整性不夠，資料的對(duì)效性不足，不能很好地發(fā)揮檔案促進(jìn)工作的功能。

（二）檔案管理人員素質(zhì)未達(dá)到應(yīng)有的水平

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理的認(rèn)可和重視逐漸加深，但是檔案管理工作人員的素質(zhì)卻沒(méi)有得到普遍的提升，缺乏專(zhuān)業(yè)的工作水平和基本檔案管理相關(guān)的知識(shí)技能，使得很多的檔案管理員的整體素質(zhì)不能滿足單位檔案管理的要求。檔案管理工作大多由辦公室勤雜人員或臨時(shí)聘請(qǐng)退休人員，而且人員變動(dòng)頻繁，不具備專(zhuān)業(yè)的素質(zhì)，造成了單位檔案管理效率每部愈下。

（三）檔案管理科學(xué)規(guī)范未達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)

科學(xué)規(guī)范管理是工作的基本要求，但現(xiàn)實(shí)中落實(shí)卻不盡如人意。一是長(zhǎng)久以來(lái)單位對(duì)工作的規(guī)范化的認(rèn)知程度不足，未能給予充分的重視，致使檔案管理規(guī)范化方面未能完全落實(shí)，由此也導(dǎo)致了管理效能的低下，更阻礙了檔案管理工作的正常發(fā)展，二是檔案管理體系不夠完善，集中體現(xiàn)在體系不完善，制度不健全，特別是缺少了科學(xué)的檔案管理制度。在檔案管理中大都沿襲傳統(tǒng)的工作要求，導(dǎo)致體系和制度嚴(yán)重滯后，和當(dāng)前新的形勢(shì)之間難以形成完善的匹配。三是管理重復(fù)、管理分散。各科室檔案資料分散，重復(fù)管理造成人力、物力和空間的極大浪費(fèi)，不利于檔案的統(tǒng)一利用，很難保證檔案資料的完整性。四是檔案管理方法落后，缺乏科學(xué)性。由于對(duì)檔案管理資金投入不夠，使得檔案管理的方法還處在傳統(tǒng)的手工管理模式，用手工的方式進(jìn)行檔案的收集、整理、編輯和檢索等流程，沒(méi)有對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，在降低辦事效率的同時(shí)，檔案信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性得不到保障，不利于單位工作、決策和發(fā)展。

（四）檔案管理現(xiàn)代應(yīng)用未達(dá)到應(yīng)有的深度

自從進(jìn)入21世紀(jì)之后，網(wǎng)絡(luò)以及信息化逐漸滲透到各行各業(yè)，計(jì)算機(jī)以及各種高新信息技術(shù)獲得廣泛的應(yīng)用，同時(shí)效果顯著。然而就當(dāng)前的檔案管理工作來(lái)看，其使用效能非常有限，其主要原因一是單位資金不足或其它原因，沒(méi)有購(gòu)置檔案設(shè)備，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)不利于提高檔案管理工作水平，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，不能促進(jìn)檔案資源的深度挖掘；二是單位在更新投入方面缺乏計(jì)劃性，不注重長(zhǎng)期經(jīng)常性 更新檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備與軟件存在滯后問(wèn)題。

（五）檔案資源發(fā)揮作用未達(dá)到應(yīng)有的效率

當(dāng)前，單位檔案資料利用率較低，沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。一是現(xiàn)有的檔案管理手段不能滿足檔案使用服務(wù)的需求，影響了檔案管理的有效性，二是檔案管理工作的流程優(yōu)化不足；三是檔案材料來(lái)自多個(gè)部門(mén)，缺乏管理的統(tǒng)一性。

二、做好道路運(yùn)輸管理檔案工作有效路徑的思考

（一）進(jìn)一步提高檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)

提高認(rèn)識(shí)是做好工作的前提和根本。一是對(duì)檔案管理理念進(jìn)行有效轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)單位管理層及其工作人員對(duì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，在正確認(rèn)識(shí)和理解檔案管理相關(guān)內(nèi)容和意義的同時(shí)，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度開(kāi)展檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理相關(guān)知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，這種 培訓(xùn)必須是由上而下的，并且是定期的持續(xù)化的培訓(xùn)，確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。二是加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，提高依法管檔的自覺(jué)性，充分認(rèn)識(shí)檔案管理的作用和意義，增強(qiáng)工作的自覺(jué)性和責(zé)任意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來(lái)，深化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的理念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能。

（二）進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理工作效率的高低、質(zhì)量?jī)?yōu)劣，在很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)。鑒于此，提高他們的綜合素質(zhì)就迫在眉睫了。一是檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)和掌握理論文化和管理等有關(guān)知識(shí)，尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。二是全面掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能如檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理等。三是加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，上級(jí)檔案管理部門(mén)要積極提供條件有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，從而提高檔案管理人員的素質(zhì)。四是加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育，使其增強(qiáng)職業(yè)責(zé)任感和榮譽(yù)感。五是加強(qiáng)法律知識(shí)的學(xué)習(xí)。增強(qiáng)檔案管理員的法制意識(shí)，依法管檔，依法促檔。

（三）進(jìn)一步完善檔案管理制度的建設(shè)措施

在新形勢(shì)的發(fā)展推動(dòng)下，規(guī)范檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的基本要求，伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理必須及時(shí)適應(yīng)，在對(duì)檔案管理科學(xué)化目標(biāo)進(jìn)行過(guò)程中，檔案管理制度建設(shè)占據(jù)著重要的地位，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，對(duì)相關(guān)法律法規(guī)和相應(yīng)的制度進(jìn)行有效強(qiáng)化，更大程度上調(diào)動(dòng)工作人員的主動(dòng)性和積極性。對(duì)于檔案管理而言，檔案記載著單位各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況及相關(guān)資料、相關(guān)數(shù)據(jù)，規(guī)范檔案管理實(shí)際上就是單位自身管理的集中體現(xiàn)，直接關(guān)系著單位事業(yè)的健康發(fā)展。同時(shí)檔案管理的效果直接決定了檔案的壽命和準(zhǔn)確性。檔案管理是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性和規(guī)范性工作，必須嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)范性要求進(jìn)行檔案管理，建立科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循，有法可依。

（四）進(jìn)一步強(qiáng)化信息建設(shè)的有效推進(jìn)

檔案管理信息化是指檔案管理模式從檔案實(shí)體為重心向以檔案信息重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。改變檔案管理方式，創(chuàng)新檔案管理方法，信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，主要是檔案管理相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)和使用，使得檔案管理更加便捷、準(zhǔn)確等，提升了單位檔案管理的效率性。由于受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，沿用傳統(tǒng)的管理方式，耗時(shí)費(fèi)力，效率低下。事實(shí)上，檔案管理向信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來(lái)的必然發(fā)展趨勢(shì)，所以，在檔案管理中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運(yùn)用起來(lái)，切實(shí)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。