探究財(cái)政系統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題和解決策略

范冰

（菏澤市政府投融資管理中心，山東 菏澤 274000）

引言：財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作受傳統(tǒng)理念影響存在諸多的問(wèn)題需要解決，本文將針對(duì)財(cái)政系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行詳細(xì)分析。

一、財(cái)政系統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）未能有效重視財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作

財(cái)政系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)在日常的管理工作中忽略了財(cái)政檔案管理工作的重要性，面對(duì)社會(huì)信息化水平的不斷提升，忽略了財(cái)政檔案管理在其中發(fā)揮的作用，從而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)及員工片面的認(rèn)為財(cái)政檔案管理工作僅需要搜集、整理、保管資料即可；加之財(cái)政檔案管理工作和經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系不大，所以在財(cái)政系統(tǒng)中被認(rèn)定為無(wú)足輕重的事務(wù)之一。另外，由于未能重視財(cái)政檔案管理，致使財(cái)政檔案管理與實(shí)際財(cái)政管理工作相互脫軌，影響了財(cái)政系統(tǒng)的工作效果。同時(shí)，財(cái)政系統(tǒng)內(nèi)部缺乏財(cái)政檔案安全、保密管理意識(shí)，未能建立健全的財(cái)政檔案管理制度，降低了檔案管理的安全性、保密性，極易造成財(cái)政信息泄露，容易引發(fā)惡劣的負(fù)面影響。

（二）未能建立健全財(cái)政檔案管理制度

財(cái)政系統(tǒng)內(nèi)部缺乏健全的管理制度約束、規(guī)范財(cái)政檔案管理工作，導(dǎo)致財(cái)政檔案管理工作在實(shí)際開展中無(wú)規(guī)可依，或規(guī)則機(jī)制嚴(yán)重落后于時(shí)代發(fā)展需求，無(wú)法滿足實(shí)際工作需要。

（三）財(cái)政系統(tǒng)檔案搜集內(nèi)容太過(guò)片面

財(cái)政系統(tǒng)內(nèi)部忽略了檔案管理的重要性，工作人員僅搜集報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等內(nèi)容制作財(cái)務(wù)檔案，忽略了搜集實(shí)物檔案、文書類資料工作的重要性，致使內(nèi)容搜集范圍過(guò)小。特別是大事記、年報(bào)等需要永久性保存的檔案資料等都未能有效搜集、整理，致使搜集的財(cái)政檔案內(nèi)容十分片面，導(dǎo)致重業(yè)務(wù)檔案、輕文書檔案現(xiàn)象頻發(fā)，影響了財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作的效果。[1]

（四）缺乏規(guī)范的財(cái)政系統(tǒng)檔案保管條件

當(dāng)前各地區(qū)的財(cái)政系統(tǒng)檔案保管條件都相對(duì)較差，比如有些財(cái)政系統(tǒng)會(huì)在倉(cāng)庫(kù)或辦公室中保管、存放財(cái)政檔案信息，由于未能建立專門的財(cái)政檔案庫(kù)房，所以檔案極易受潮損壞或丟失等。另外，部分地區(qū)財(cái)政部門雖然建立了檔案室，不過(guò)缺乏專業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施及管理制度，最終影響了財(cái)政檔案室作用的發(fā)揮。

（五）財(cái)政檔案管理人員專業(yè)綜合素質(zhì)有待提升

傳統(tǒng)的財(cái)政檔案管理工作要求相對(duì)簡(jiǎn)單，所以員工的檔案管理能力有限。但是，步入信息化時(shí)代后，財(cái)政檔案管理工作的信息化水平不斷提升，檔案逐漸由紙質(zhì)承載轉(zhuǎn)換成了計(jì)算機(jī)記錄，所以檔案管理人員還需要具備計(jì)算機(jī)操作技能，才能滿足檔案管理工作。不過(guò)，當(dāng)前的檔案管理員工多是老員工，缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作能力等，所以影響了財(cái)政檔案的現(xiàn)代化管理效果。

二、財(cái)政系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題的處理策略

（一）重視財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作

首先，要正確認(rèn)識(shí)財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作，要提高對(duì)財(cái)政檔案管理工作的重視程度，要主動(dòng)了解財(cái)政檔案管理工作的意義，要基于思想認(rèn)知層面全面提高對(duì)財(cái)政檔案管理工作的關(guān)注度，確定財(cái)政檔案管理工作在社會(huì)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的價(jià)值，使財(cái)政系統(tǒng)全員重視財(cái)政檔案管理，使領(lǐng)導(dǎo)能夠傾斜更多財(cái)力、物力、人力等資源滿足財(cái)政檔案管理工作需求，從而改善財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作效果，促使財(cái)政檔案管理作用得以全面發(fā)揮。[2]

（二）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)工作

財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作需要領(lǐng)導(dǎo)、干部、員工、群眾的共同支持、鼓勵(lì)，而且領(lǐng)導(dǎo)重視財(cái)政檔案管理工作的程度直接影響了財(cái)政檔案管理的效果。所以，要提高領(lǐng)導(dǎo)干部財(cái)政檔案管理意識(shí)、強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。

一是，要積極宣傳、普及國(guó)家制定的財(cái)政檔案管理政策、法律法規(guī)，要利用海報(bào)、板書、座談會(huì)、研討會(huì)等活動(dòng)渠道為領(lǐng)導(dǎo)干部等普及財(cái)政檔案管理工作的價(jià)值、作用等，使領(lǐng)導(dǎo)干部重視財(cái)政檔案管理工作。二是，要將財(cái)政檔案管理工作詳細(xì)的列如年度工作計(jì)劃內(nèi)。三是，要積極普及、傳播財(cái)政檔案使用效果，要展現(xiàn)利用后取得的成績(jī)，幫助全員正確認(rèn)識(shí)財(cái)政檔案管理工作。

（三）完善管理制度，提供制度保障

財(cái)政系統(tǒng)內(nèi)部要堅(jiān)持、貫徹《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》等內(nèi)容，要根據(jù)財(cái)政系統(tǒng)檔案管理真實(shí)狀況，設(shè)計(jì)、優(yōu)化系統(tǒng)內(nèi)的財(cái)政檔案管理制度，確定檔案統(tǒng)一分類方案、保管時(shí)限。在方案設(shè)計(jì)期間要主動(dòng)學(xué)習(xí)其他檔案工作經(jīng)驗(yàn)，要爭(zhēng)取相關(guān)部門配合。分類方案及保管期限一經(jīng)制訂必須嚴(yán)格加以執(zhí)行，確保各類檔案的質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)不同門類檔案的立卷、整理、保管等工作應(yīng)做出詳細(xì)的規(guī)定與要求，確保檔案管理有章可循、有法可依。此外，還可將檔案管理工作納入績(jī)效考核體系，通過(guò)績(jī)效考核這一抓手，提高全體干部職工的檔案責(zé)任意識(shí)。[3]

（四）做好財(cái)政系統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化工作

財(cái)政系統(tǒng)相關(guān)部門要滿足財(cái)政檔案管理工作所需的財(cái)力、物力、人力、資金需求，要在預(yù)算中納入財(cái)政檔案管理經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，要設(shè)立專項(xiàng)資金滿足財(cái)政系統(tǒng)檔案保護(hù)、搶救、信息化建設(shè)等需求。要依照國(guó)家規(guī)定完成專業(yè)財(cái)政檔案室的籌建，并主動(dòng)購(gòu)買檔案柜及相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施；同時(shí)，還要重視防火防盜、采光通風(fēng)等基礎(chǔ)建設(shè)，才能保障檔案室使用的安全性。

（五）財(cái)政系統(tǒng)檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合專業(yè)素質(zhì)應(yīng)集體提升

財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作具有專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)，所以管理人員出了需要掌握足夠的專業(yè)知識(shí)、法律法規(guī)、相關(guān)政策等外，還必須掌握計(jì)算機(jī)等信息化工具使用方法。由于財(cái)政檔案信息需要被嚴(yán)格保密，所以從事相關(guān)工作的管理人員要有較強(qiáng)的責(zé)任及安全意識(shí)、良好的職業(yè)道德。因此，財(cái)政系統(tǒng)要重視財(cái)政檔案管理人員的培訓(xùn)工作，要主動(dòng)為工作人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，幫助他們豐富專業(yè)知識(shí)、完善管理技能、提高職業(yè)道德水平等，才能滿足財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作的需求。

結(jié)束語(yǔ)：總之，只有重視財(cái)政系統(tǒng)檔案管理工作、強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)、改善管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)綜合素質(zhì)等，才有助于財(cái)政系統(tǒng)檔案管理效果及質(zhì)量的改善。