淺談加強檔案管理優(yōu)化的有效措施

陳恒

（乳山市教育人才服務(wù)中心，山東 乳山 264500）

隨著經(jīng)濟社會信息化的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普遍運用以及智慧城市建設(shè)，檔案信息化工作對檔案工作的重要性進一步凸顯，檔案信息化工作在服務(wù)大局、服務(wù)民生以及強化內(nèi)部管理等方面都將起著決定性作用。檔案管理工作對單位的發(fā)展具有十分重要的意義。我市創(chuàng)建全國智慧城市的城市中，智慧檔案工作必將成為下一步建設(shè)的重中之重，因此，我們一定要抓住機遇，乘勢而上，以豐富多元的數(shù)字信息為支撐，以便捷的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為手段，加速推進檔案信息化建設(shè)，使檔案信息化成果在教育教學(xué)領(lǐng)域中發(fā)揮更大的作用，惠及更多的廣大學(xué)生家長，助推全市教育事業(yè)再上新臺階。但同時我們也清醒地認識到在學(xué)校檔案管理中仍然存在一些問題。

一是檔案管理工作認識不足

很多學(xué)校管理者認為檔案管理僅僅是一項輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費。由于管理者對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致相關(guān)管理規(guī)劃制度欠缺實施力度。

二是管理工作缺乏信息化建設(shè)

現(xiàn)在，計算機廣泛應(yīng)用到人們的生活中，但檔案管理仍采用傳統(tǒng)管理方式。紙質(zhì)檔案和電子檔案同步填寫，反而給檔案管理帶來了更高的成本，不利于檔案工作的順利開展。

三是管理人員專業(yè)水平相對低下

學(xué)校檔案管理人員絕大部分不是專業(yè)的，缺乏管理經(jīng)驗，大部分僅限于將紙質(zhì)信息材料收藏保管。

如何加強檔案管理優(yōu)化呢？筆者認為可以從以下幾個方面有效提升檔案管理，創(chuàng)新工作思路，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量，管理好、利用好檔案。

一是嚴格落實從嚴治黨主體責任。

學(xué)校檔案管理工作要始終以黨的政治建設(shè)為統(tǒng)領(lǐng)，進一步強化政治意識，嚴肅黨內(nèi)政治生活，明確職責定位、優(yōu)勢特色和短板弱項，認真履行“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣職責。

二是重視人事檔案管理工作

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入到議事日程。建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；建立檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進一步推進檔案管理工作的有序開展。

三是建立完善的檔案管理制度

學(xué)校管理工作內(nèi)容瑣碎復(fù)雜，工作量較大，為了方便管理應(yīng)將檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性，對單位文件進行編制歸檔。實行責任追究制，將責任分解到具體管檔人員，保證工作質(zhì)量，明確每一級負責人與管理人員的工作責任任務(wù)，并列入個人考核中，以促進檔案管理工作的發(fā)展。同時，要定期檢查檔案歸檔工作，在錄入檔案時遵守制度與規(guī)范，以保證檔案材料的準確與完整，維護檔案的真實性與嚴肅性。

四是實施檔案管理一體化，加強檔案管理

為確保檔案的完整性，要加強檔案管理一體化，確保檔案資料的準確性。檔案管理人員可以利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到學(xué)校內(nèi)部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須對檔案的歸檔、保存工作做好，實現(xiàn)學(xué)校檔案的安全管理。

五是加大對檔案信息化建設(shè)的力度

網(wǎng)絡(luò)信息覆蓋校園，應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完美融合到學(xué)校檔案管理中，檔案管理工作的順利開展。加快推進數(shù)字檔案館建設(shè)，盡快實現(xiàn)部門與市檔案館之間檔案信息資源的互聯(lián)互通，方便人民群眾查詢利用檔案；對檔案信息網(wǎng)升級改造。同時打造好檔案館微信公眾平臺建設(shè)，加強與群眾的互動交流。

六是將檔案管理納入合同

合同扮演著決定性作用的角色，它是強有力的法律依據(jù)、相關(guān)單位應(yīng)該將檔案管理納入到合同，為檔案管理爭取主動權(quán)，加強檔案歸檔的完整性及準確性。

七是加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)

信息化人才是推動檔案信息化發(fā)展的動力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng)，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)，定期對檔案管理人員進行全面培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理工作的專業(yè)知識，積累管理經(jīng)驗，提升管理水平。重點加大對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓(xùn)力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準備。檔案員要積極參加各類計算機應(yīng)用技能培訓(xùn)班和檔案信息化培訓(xùn)班，掌握檔案信息化基礎(chǔ)知識；二是安排專人定期到各個部門進行信息化指導(dǎo)，遇到有關(guān)信息化方面的疑問，不厭其煩、耐心指導(dǎo)。例如，在為各市直單位安裝數(shù)字檔案室軟件時就聘請技術(shù)人員對檔案員進行一對一、面對面指導(dǎo)，現(xiàn)場解答他們在工作中遇到的問題。經(jīng)過努力，全市檔案人員的信息化技能水平實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，已基本能夠適應(yīng)當前的工作要求。