關于影響機關文書檔案保管期限的深思

王海燕

(齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區公共資源交易綜合服務中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021)

隨著經濟社會快速發展，對文書檔案工作也提出比以往更高的要求。只有健全完善機關文書檔案保管工作，為機關文書檔案分類和保管打下良好基礎，才能有效延長文書檔案保管期限，使其更好地服務于基層和社會。

一、影響機關文書檔案保管期限因素

(一)檔案保管設施環境缺乏健全

機關單位每年都會留存大量重要卷宗和檔案，因而如何保存大批檔案是一個十分重要的問題。當前由于部門機關檔案室存儲條件過于簡陋，保管環境條件和規定的檔案存放標準要求相違背，導致不能妥善保管珍貴檔案資料，甚至還會出現不可預料的損失。

(二)檔案保管制度缺乏健全完善

機關文書檔案具有高效、嚴格和規范特點，和其他領域檔案管理相比，其保管期限更應值得深思。但機關文書檔案保管期限管理較為滯后，多和我國相關部門在此方面沒有形成完整、統一、有序、規范的檔案保管期限體系。再加上相關部門針對機關文書檔案保管期限沒有出臺較多的規章制度，缺乏對機關文書檔案保管期限的內涵、范疇、格式、標準進行統一研究，以致于檔案管理效率偏低。

(三)檔案管理人員業務素質偏低

檔案管理是一件復雜且繁瑣的工作，尤其機關文書檔案，無疑考驗檔案管理人員業務能力，一定程度還考驗工作人員綜合素質。當前機關文書檔案管理普遍存在責任心不強或沒有耐心做好檔案管理工作，降低檔案管理工作質量。大部分機關部門只有少數檔案管理人員且還為兼職，沒有經過專業檔案管理知識培訓，因而不具備檔案管理業務知識，未能較好地掌握檔案工作的分類、歸檔、整理、存儲和利用等，導致檔案工作難以走向規范化軌道。

二、加強機關文書檔案保管期限策略

(一)完善文書檔案保管期限管理

任何領域都需要健全完善規章制度作為支撐，機關文書檔案保管管理同樣如此。健全的檔案管理規章制度可以保證此項工作順利推進，上級領導應監督機關文書檔案部門管理情況，督促工作人員學習國家頒布的相關檔案法律法規，由此強化工作人員對檔案管理重視。根據檔案類別將其劃分為借閱與利用、檔案歸檔、保密制度等部門，并在此基礎上了解相關檔案管理規章制度并匯編成冊，便于各個部門工作人員學習掌握。與此同時在日常工作考核中應添加對檔案管理人員績效考核制度，最大限度調動工作人員工作積極性，提高檔案管理效率和質量。與此同時還要制定明確目標管理制度和工作要求，將檔案管理責任落實到相關負責人身上，結合機關文書檔案建立歸檔、利用、保管、保密、銷毀等制度，保證所有機關文書檔案資料全面且完整，提高保存效率。

(二)積極引入數字檔案保管管理

近年來，隨著我國經濟社會快速發展，機關工作和以往相比也呈現出多元化特征，檔案資料內容涉及多方面且形態不一，無疑對機關工作提出較高的要求。檔案一體化和信息化管理模式為檔案保管工作帶來全新的考驗，正因如此需要解放思想，從可靠來源收集檔案資料，從而保證檔案完整和準確，便于推動機關檔案保管工作順利開展，延長檔案保管期限。數字化檔案管理水平高低和資源開發、利用等有著緊密聯系，因而各級機關檔案部門應建立信息系統，做好檔案文書掃描，檔案收集、檔案統計等各方面工作，并在此過程中將互聯網和檔案數據連接，實現檔案信息共享化。

(三)加強檔案管理人員工作素質

毫無疑問，推動機關文書檔案事業基礎即培養和任用檔案人才，只有挑選優秀的檔案管理人才才能提高其業務能力。對此相關部門應積極向社會公開聘請專業人才，充實檔案管理人才隊伍。機關文書檔案管理工作內容較為復雜，尤其涉及檔案保管期限等內容，因而要求檔案工作人員具備創新業務和統籌規劃能力并從文件收集、檔案保存、制度制定等都需要工作人員制定明確目標和管理規劃，給工作人員充足的發展空間，制定科學合理獎懲制度，調動工作人員參與工作積極性。而相關部門也需定期組織檔案管理人員接受業務培訓，認真學習文書檔案保管知識，明確文書檔案具體保管時間，從對文書檔案管理保管期限的感性認識逐漸過渡到理性認識，更好地投入到檔案管理事業當中，服務于社會大眾。如果工作人員無法第一時間掌握全新的規章制度，那么制定的規章制度就毫無實際意義，不僅不利于群眾，甚至還會帶來新的問題。對此，機關檔案管理人員在新規定下達之后需先掌握和理解規定精神，由此一來才能熟練掌握規章制度中提出的各項要求，提高文書檔案管理和保護工作效率和質量。

三、結語

總之，檔案保管期限對檔案管理起著重要的作用，需要強化檔案管理。在實際工作中結合機關部門實際情況提出相應的優化措施。與此同時也要順應時代發展趨勢開展檔案數字化信息建設，改變傳統檔案管理觀念，注重培養綜合性檔案管理人才，由此一來才能真正提高機關文書檔案管理質量，最大限度延長檔案保管期限。