基層工會檔案管理之探討

張君鋒

(福建省三明市明溪縣總工會職工活動中心，福建 明溪 365200)

基層工會檔案可以更好地記錄企業經營發展的活動，作為研究企業經營業績和發展走勢的重要資料，其對于企業的長期發展而言具有重要作用。當前我國在企業基層工會檔案管理中仍存在一些問題，這直接導致基層工會檔案的管理效率大打折扣，因此，針對這些問題要提出優化方法，更好地提高基層工會檔案管理的效率和質量，進而更好地維護企業發展歷史真貌。借助對基層工會檔案的管理，可以為企業發展提供一個高效的信息服務平臺，有助于企業向好發展。

一、工會檔案管理的具體應用和意義

(一)工會檔案管理的具體應用

工會檔案的管理包括對檔案資料的立卷歸檔以及分類編號等工作，負責工會檔案管理的人員需要做好本職工作，提高對工會檔案的管理效率和質量。工會檔案的管理中需要對職工代表大會相關會議材料以及規章制度進行歸檔，這些會議資料中包含了各種通知文件和會議的詳細記錄。這就要求在對工會檔案管理歸檔過程中要確保文件資料的真實性和完整性，避免在管理中出現資料虛假和資料丟失的情況。同時，在對工會委員會職工代表大會等制定出的工作計劃和工作總結記錄等資料進行歸檔時，也要督促相關管理人員嚴格按照資料信息進行記錄，避免出現失誤。另一方面，在對記錄工會工作人員的提拔以及關于先進個人的通知資料信息時，要根據具體的先進事跡和表彰事跡來準確記錄。在記錄企業發展的重大組織變革和重大事件時，要詳細記錄整個事件和活動的具體內容細節，通過完整的記錄和高效的管理，可以更好的記錄企業的發展樣貌。

(二)工會檔案管理的重要性

1.凝聚與傳承

通過基層工會檔案的管理，可以更好地將全體員工凝聚起來，進而起到凝聚作用。借助管理基層工會檔案，可以提高整個工會的組織性和協調性，進而有助于產生一種凝聚力和向心力，可以更好地在企業發展中引導員工努力工作。另一方面借助對基層工會檔案的管理保存，可以更好地保留工會組織的優秀傳統和歷年工作經歷，這在一定程度上也發揮了其精神財富的作用。基層工會檔案的管理需要不斷傳承下去，這對于維護企業整體的發展凝聚力具有重要作用，可以借助基層工會檔案的管理來發揮承上啟下的作用，進而更好地傳承優秀思想價值觀。

2.激勵與創造

由于基層工會檔案中保管記錄的大多數資料為企業發展的重大事跡，這些事跡在無形中可以給予企業員工們一定的激勵和創造性，因此，可以起到調動員工工作積極性和工作創造性的作用。在對基層工會檔案管理過程中，可以發揮出優秀事跡來引導員工們努力向前，進而更好的幫助企業員工們樹立以企業為榮的發展觀念。企業長期的發展離不開對基層工會檔案的管理，從某種意義上講，基層工會檔案可以成為企業的精神支柱，它對于凝聚員工們的向心力和激勵員工們更好的發展創造具有重要意義。借助對基層工會檔案的管理，可以更好地引導員工們對企業未來發展產生美好憧憬，進而有助于激發他們的工作積極性和創造力。

3.輻射與制約

通過對基層工會檔案的管理，可以更好地整合企業物質財富和精神財富的建設成果，這一成果對于企業的所有員工而言，可以起到良好的輻射作用。由于工會檔案可以對每個員工行為和業績等起到良好的記錄作用，因此一定程度上也起到了對員工工作積極性的激發，有助于員工們努力提高工作業績并合理規范行為準則。通過對企業員工行為和業績的記錄來起到對員工行為的規范作用，進而有助于影響和制約企業每個員工的行為，久而久之可以對企業員工的心理產生巨大的號召力，這對于整個企業而言，可以產生群體效應，提高了整個企業的凝聚力。通過工會檔案管理來輻射和制約員工行為，這樣可以更好地推動企業向好發展。

二、目前工會檔案在管理中存在的問題

(一)對工會檔案工作沒有給予高度重視

部分企業過于注重企業效益的提升，而忽視了對工會檔案的記錄和整理。部分企業認為工會的工作任務再約舉辦文體活動，其與企業的發展和收益的提升關系并不大，因此，部分企業更加注重對科技檔案和文書類檔案的管理，而忽視了對工會檔案的保存和管理。由于對工會檔案工作并沒有給予高度的重視，這很大程度上導致工會工作的資料因整理不及時和記錄不完善而導致資料丟失，進而影響到工會檔案對企業發展所起到的積極作用。另一方面，企業在發展中過于注重經濟效益的提升，在工會檔案管理中并沒有多下功夫，這在一定程度上也導致了重要的資料丟失，進而導致工會文件資料未發揮出實質性的價值。例如，在2004年，某集團公司在組織編撰水電類文稿內容時，因為缺失相關領域的資料而導致編撰效率大大降低，甚至在部分重大事件的記錄上，由于記錄不完善而導致工會檔案的歷史價值未能發揮出來，嚴重影響整體工作效率。

(二)工會檔案覆蓋面廣，收集難度大

由于工會檔案資料包含的內容較為廣泛，因此部分企業在管理工會檔案時面臨的收集資料難度較大。基層工會檔案所涉及到的資料內容覆蓋面積廣，基本包含了企業的各個部門以及各個生產階段和作業層面，這在一定程度上也增加了企業對工會檔案管理中收集資料的難度性。例如，基層工會檔案資料中包含了上到企業的重大技術創新，下到員工工作詳情等，繁雜的資料內容很容易造成工會檔案資料收集難度極大，而且一旦部分資料收集不完整，會直接影響整體資料的連貫性，進而直接影響到工會檔案管理的效率。部分企業對基層工會檔案管理所包含的內容分為三大類，第一大類是上級下發的各類相關公文資料，第二大類是本級工會工作活動中形成的重要文件資料，第三大類是下級工會組織在開展相關活動中所產生的文件資料，這三大類資料的收集都需要上下級之間共同協作完成，因此，在資料的收集中所面臨的難度較大。從基層工會檔案資料的職能來劃分，可以劃分為多類，其中包括對企業的民主管理和企業員工自身建設等等，這些資料關系到企業的技術創新以及工會工作調研等多個事項。由于基層工會檔案資料所涉及到的內容覆蓋面積廣，因此在對資料收集，管理中遠離的難度也較大。

(三)缺乏專業性強的管理人才

部分企業由于在發展中忽視了對基層工會檔案管理的重要性，因此，有些企業會直接將資料檔案室于其他辦公室合并，未能分離出獨立的和專門基層工會檔案管理部門。另一方面，由于企業缺乏專業性較強的基層的管理人才，因此在對企業基層工會檔案的收集和管理中無法運用專業知識，這也是導致企業基層工會檔案管理效率低下的原因之一。部分企業在對工會檔案收集和保管工作中，通常組織非專門人員進行收集整理，這些人員由于身兼數職，所以在對工會檔案收集過程中無法全身心投入，進而影響到基層工會檔案資料收集的質量。另一方面，企業為了應對各項檢查而簡單管理工會檔案資料，并沒有真正意識到基層工會檔案管理的重要性，因此，在對基層工會檔案管理未能調動專業工作人員投入進來。由于缺乏專業性較強的工會檔案資料管理人員，因此，企業基層工會檔案的管理嚴重缺乏科學性和嚴謹性，甚至會由于管理人員的崗位調動，而導致檔案資料管理出現斷檔，嚴重影響基層工會檔案管理的質量。

三、做好基層工會檔案管理工作的策略

(一)提高對基層工會檔案的管理意識

提高基層工會檔案管理的效率，首先要提高相關管理人員對基層工會檔案管理的意識，以此來提升對檔案管理的重視程度。部分企業可以成立相關的領導小組來強化任務的分配，并通過提高基層工會檔案的管理質量來確保企業基層工會檔案的管理工作落實到實處，進而更好的發揮出基層工會檔案管理的積極效用。另一方面，企業要針對基層工會檔案管理提供必要的管理工具，要設立專門的基層工會，檔案室并配備專業的檔案盒，以及做好防盜和防潮等工作。通過加強任務分配和專業化的形式建立，可以有效提高整個企業對基層工會檔案管理的重視程度。通過提高對基層工會檔案的管理意識和責任意識，可以在整個企業中形成良好的風氣，進而有助于提升企業基層工會檔案管理的效率和質量。

(二)提倡全員參與理念

由于基層工會檔案的管理需要涉及到多個部門以及全體員工，因此企業在開展基層工會檔案管理中可以鼓勵全體員工參與進來，以此來提升基層工會檔案管理的效率和質量。企業在進行基層工會檔案管理中，可以將全體員工動員起來，實現深層次挖掘信息檔案資料的作用，大大提高了在信息資料收集中的工作效率。通過提倡全體員工參與進來的重要理念，不僅有助于提高基層工會檔案資料收集中的效率，同時有助于員工們形成良好的思想意識，進而實現了基層工會檔案對員工起到的凝聚力作用。在提倡全員參與理念過程中，作為帶頭人的基層工會檔案管理的負責人員要不斷學習先進技術，更好地將先進技術融入到基層工會檔案管理的信息采集和檔案收集工作中來。另一方面，基層工會檔案的資料要發揮出積極的應用作用，為企業員工們提供更便捷的信息服務。

(三)建立工會檔案收集網絡

由于基層工會檔案中涉及到的資料范圍較廣，因此，企業可以通過建立基層工會檔案，收集網絡來實現對基層工會檔案資料的高效管理。例如，部分企業在基層工會檔案管理中充分應用視頻和光盤等檔案資料收集方式來提高檔案收集的效率，同時實現了檔案的多樣化。這要求企業在基層工會檔案管理中要緊跟時代潮流，充分運用當前火熱的信息化技術來建立工會檔案的收集網絡平臺，為自身企業的基層工會檔案管理更便捷的技術服務。通過建立工會檔案，收集網絡可以更好地實現對數字檔案管理的利用，進而有助于整個企業建立更統一的信息服務系統，這在一定程度上滿足了企業員工隨時隨地查看基層工會檔案的需求。另一方面，通過建立工會檔案，收集網絡可以更好地發揮出企業全體員工的作用，企業可以選拔出責任心較強的員工作為檔案資料的收集人員，以此來提高對基層工會活動資料數據的收集效率。借助工會檔案收集網絡能夠更好地發揮出企業各級工會組織以及企業全體員工的作用，更好地解決了資料收集范圍較廣，以及收集難度較大的問題，進而實現了收集范圍的拓展，提高了檔案的完整性。

(四)勇于創新檔案管理方法

企業在進行基層工會檔案管理中，要勇于創新出新的管理方法，以此來激活檔案的管理工作。大部分企業在對基層工會檔案資料管理中通常依據其四類職能進行分類收集，這一收集能力方法由于其分類少，所以在對資料整理中所耗費的時間較少，但這一整理方法更適用于檔案資料較少的情況。企業基層工會所涉及的檔案資料較多，如果仍采用傳統的四類職能分類收集的方法，很容易導致對檔案資料判斷的失誤以及對檔案資料裝訂時，會由于資料過多而只能采取分冊裝訂的方法，這在一定程度上會增加了查詢和使用中麻煩。企業在管理基層工會檔案中要盡可能根據其企業基層工會檔案的特征來創新出新的管理方法，例如可以依據專題形式來分類整理，或者根據資料檔案的不同形式來進行分類存檔。通過創新檔案管理方法可以更好的提高對基層工會檔案資料的分類處理，進而有助于更好地服務職工，有助于員工們便捷地查閱利用基層工會檔案。

(五)提高工會檔案利用率

企業在發展中要盡可能提高基層工會檔案的利用效率，以此來更好地發揮出基層工會檔案對企業發展的積極效應。企業通過記錄工會事件和職工事跡來更好地反映企業工會組織對于企業發展所起到的重要作用，因此要更好地提高工會更好地利用效率，在提高其利用效率中可以采用自動化的模式。部分企業在管理基層工會檔案中充分運用了自動化的技術，附加以大量的影像資料來更好的還原活動真貌。在企業基層工會檔案管理中，通過運用自動化的技術來方便企業員工及時了解企業的發展狀況以及開展活動的具體內容和形式，進而提高了對基層工會檔案的利用效率。自動化的資料檔案展示方法能夠更好地實現對資料的科學管理，進而有助于更好地宣傳企業文化意識，提升企業整體凝聚力。

四、結束語

基層工會檔案資料的管理直接影響了該檔案資料對企業發展的影響作用，針對當前企業在基層工會檔案管理中存在的問題，要及時改進優化。借助提高員工意識和加強管理方法等手段來更好地運用基層工會檔案，進而更好地實現對基層工會檔案的利用，以此來更好地發揮其凝聚力作用，推動企業向好發展。