網絡環境下高校檔案數字化管理研究

郭善寧孫江麗

(煙臺工程職業技術學院，山東 煙臺 264006)

網絡環境發展背景下，重視高校檔案信息化管理，培養專業的檔案管理人才，建立完整的檔案管理規范，對高校學生的檔案數據做到及時、準確，便于高校管理者從海量的信息中快速找到學生的重要信息，并制定相關的管理措施，有助于高校提高管理效率。數字化管理與傳統的紙質管理相比，不會因為歲月的流逝而發生損壞，便于查詢與更改，節省了大量的時間和資源，讓檔案管理人員能夠從繁雜的工作中解脫，將更多的經歷投入到其他工作中。

一、高校檔案數字化管理的必要性

檔案數字化管理可謂是為高校的檔案管理工作者提供了發展機遇，對高校的檔案管理進行創新，能夠提高高校的教學質量和管理效率，高校要針對高校檔案創新管理機制，減輕高校檔案管理工作者的工作負擔，為學校的教學活動奠定基礎。強化高校檔案管理力度，加強教師教學環節，對學生的日常表現以及學習成績等檔案信息進行整理，為后期的檔案數字化管理做鋪墊。對高校檔案管理進行創新，要將日常的教學融入其中，對教學研究、教學活動進行記錄，方便日后處理教學中存在的問題。高校檔案管理工作者要對檔案事業充滿絕對的熱情，掌握最新的網絡發展，了解社會最新的發展趨勢，促進檔案管理工作最大化。

二、高校檔案數字化管理面臨的機遇

(一)創新工作手段

利用計算機對文字進行編輯處理，根據需要進行刪除添加，能夠有效提高檔案管理人員的工作效率，同時也能夠提高高校檔案管理水平。傳統的檔案管理模式借調檔案采用人工搜集的方式，耗費的時間多，且工作效率低。在網絡環境的背景下，檔案管理人員只需要輸入關鍵字即可快速檢索到需要的信息；傳統檔案管理對于文字、音像資料都是分別儲存，無法做到整合，而利用多媒體技術，可以將音像與文字存儲一并存儲，也可以將其整合在一起，便于檔案管理人員對資料進行集中管理。

(二)拓展服務空間

網絡環境發展背景下能夠提高檔案管理人員的服務水平，拓展服務空間。傳統檔案管理模式下，智能為用戶提供查詢服務，且服務人群較為局限，而數字化檔案管理的普及，將檔案信息與互聯網融合在一起，能夠為用戶快速提供服務，改善檔案管理人員的服務效率。

(三)提升研究成果

檔案管理室存儲了大量的歷史信息，在檔案研究方面也要提高時效性。在網絡發展的背景下，對檔案研究的成果通過網絡進行發布，能夠將研究的成果進行快速傳播，不受空間與時間的限制，就可以將研究成果傳遞到各個角落，為需要的人提供信息參考。檔案管理人員要順應時代的發展，不斷學習新的管理知識，抓住互聯網帶來的機遇，讓高校的檔案管理工作可以迎來新的發展。

三、高校檔案數字化管理中存在的問題

(一)安全性存在風險

檔案數字化管理在一定程度上能夠提高檔案管理人員的工作效率，但是在安全性方面存在一定的風險，如果不能進行合理控制將會影響到檔案信息管理存在安全風險，一旦有病毒入侵將會造成系統的癱瘓，影響工作的正常運行。用于檔案管理的計算機如果存儲容量不足，或者沒有對系統進行維護與更新，無形中就會存在信息泄露的風險。

(二)信息化設施不足

大多數高校建設看重的是教學和科研，但是往往忽略了檔案管理的基礎建設，因此很多高校檔案管理的設施較為落后，檔案數字化管理水平低下，沒有與外界進行有效的溝通，沒有實現資源共享，阻礙了檔案信息化建設的腳步。數據庫建設較為落后，導致數據不準確，出現失真的情況。此外，由于檔案管理的軟件較多，目前沒有一個統一的建設標準，無法對檔案管理人員進行集中培訓，影響檔案數字化建設的發展。

(三)檔案管理隊伍較為薄弱

高校對于檔案從業人員的管理較為松懈，思想上沒有跟上時代的腳步，無法更好的面對大數據的浪潮，導致檔案管理人員對于數字化管理不夠重視，沒有足夠的專業技能，在工作時較為隨意。計算機技能的不足導致數字化管理工作效率不高，無法為廣大師生提供更好的服務。檔案管理人員技術要求較低，文化程度與專業素養不足，造成檔案管理人員的綜合素質較低，影響檔案數字化工作的開展。技術人才的缺乏是阻礙高校檔案數字化管理的重要阻礙，高校檔案管理從業者信息技術的專業背景不足，導致在進行檔案管理時受到技術方面的阻礙，影響檔案數字化建設的發展。

四、加強高校檔案數字化管理的措施

(一)做好檔案信息安全防范管理

檔案管理信息安全是防范的重點，高校檔案信息保存的安全問題，可以通過技術進行解決，保證信息的安全性與保密性。在互聯網時代的發展背景下，檔案管理的便捷性與安全性相互矛盾，在這種模糊的發展狀態下，對檔案管理者的登陸身份進行權限設置是關鍵，只有獲得權限的人員才能夠對檔案信息進行管理和使用，保證檔案管理者身份的真實性；針對高校自身的發展情況，制定安全管理制度，利用嚴格的監督系統保護檔案管理的安全；有專門的網絡維護人員對高校檔案信息管理進行專業的維護，對計算機進行殺毒和軟件更新，設置防火墻和權限設置，為計算機檔案管理工作設置安全保護屏障。

(二)加強高校檔案信息設置建設

高校在檔案管理基礎設置建設方面的資金有限，檔案管理部門在選購信息設備時，要讓資金得到最大化的利用，合理購置性價比較高的信息設備；檔案管理軟件要具有市場穩定性，規范軟件的使用，并定期對檔案管理人員進行專業的培訓工作，讓檔案管理人員能夠掌握熟練的技術，以便更好的開展檔案管理工作；高校檔案網站要完善，除了有檔案檢索、在線預覽等信息外，還需要提供一些網上預約、愛國教育等內容，強調以人為本的管理理念，改變以往簡單的網站管理模式。

(三)加強檔案管理人才隊伍建設

健全檔案管理工作的用人機制，選擇高素質的人才充實高校檔案管理隊伍，運用市場競爭機制選拔人才，完善人才考核機制，健全激勵機制，調動檔案管理人員的工作積極性。檔案管理人員與教師待遇相同，給予同樣的重視，讓檔案管理人員有歸屬感；加強檔案管理人員的職業道德修養，檔案管理工作者要樹立愛崗敬業的職業精神，以檔案管理工作為榮，刻苦鉆研檔案業務，有扎實的業務能力和較強的服務意識，敢于向傳統觀念發起挑戰，在檔案業務上有所創新，在信息技術的幫助下，讓檔案管理工作走向一個新的發展高度。

五、結束語

在網絡時代的發展背景下，對于高校檔案管理而言是一個巨大的挑戰和機遇，利用信息化技術完善高校檔案數字化管理，提高檔案管理工作者的工作效率。加強高校檔案管理的安全性，提高檔案管理工作者的專業技能與職業素養，優化檔案管理隊伍結構，引進專業的網絡技術人才從事檔案管理工作，利用數字化思維促進檔案管理的信息化建設。