加強(qiáng)醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作的思考

王思齊

(秦皇島市第一醫(yī)院，河北 秦皇島 066000)

一、我國(guó)醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展前進(jìn)提供了很好的模式與平臺(tái)，尤其是近幾年來，隨著醫(yī)學(xué)院校招生人數(shù)擴(kuò)大，信息數(shù)據(jù)開發(fā)管理功能無疑對(duì)各醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作給予了極大的便利。然而，在信息數(shù)據(jù)帶來便利的形勢(shì)背后，也存在著各種各樣潛在的問題，如管理制度不規(guī)范，檔案管理意識(shí)理念不夠，相關(guān)專業(yè)人才隊(duì)伍缺乏等都隨著管理模式的發(fā)展逐漸暴露出來，而這些問題的積累也會(huì)在往后醫(yī)學(xué)生進(jìn)入實(shí)習(xí)單位時(shí)與檔案能否落實(shí)到位產(chǎn)生重大聯(lián)系。

二、我國(guó)醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作主要存在的問題

(一)醫(yī)學(xué)生檔案工作管理不規(guī)范

近幾年來我國(guó)逐漸對(duì)醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作提出一定程度的重視，并對(duì)此下發(fā)了一系列相關(guān)文件，但是卻沒有具體提出相關(guān)內(nèi)容。甚至某些醫(yī)學(xué)院校內(nèi)出現(xiàn)無人負(fù)責(zé)管理、學(xué)生檔案隨意存放的現(xiàn)象，每當(dāng)畢業(yè)季醫(yī)學(xué)生檔案從醫(yī)學(xué)院調(diào)取到醫(yī)院實(shí)習(xí)單位時(shí)才去突擊規(guī)整，在沒有任何嚴(yán)謹(jǐn)流程管理下完成轉(zhuǎn)遞任務(wù)。而這種未形成規(guī)范化、科學(xué)性的管理方式的后果則是，醫(yī)院、醫(yī)學(xué)衛(wèi)生單位對(duì)實(shí)習(xí)生簡(jiǎn)歷的查閱將會(huì)耗費(fèi)較多時(shí)間且過程繁雜，甚至還會(huì)有實(shí)習(xí)生自己攜帶檔案文件等不經(jīng)學(xué)校郵寄或人事部門工作者提取的現(xiàn)象。

(二)檔案意識(shí)與管理理念淡薄

檔案意識(shí)淡薄與管理理念淡薄分別指兩個(gè)方面，一個(gè)是醫(yī)學(xué)生檔案意識(shí)淡薄，其主要表現(xiàn)為醫(yī)學(xué)生在校期間，極少重視對(duì)榮譽(yù)證書、科研成果等相關(guān)材料記錄存檔，以及只有少部分醫(yī)學(xué)生會(huì)填寫學(xué)生誠(chéng)信檔案、心理檔案等輔助材料，因此往往會(huì)造成許多學(xué)生在某些檔案上的空白，有些醫(yī)學(xué)生甚至不關(guān)注自身檔案的去向，或從始至終都不曾重視。另一個(gè)則是醫(yī)學(xué)院校檔案管理理念淡薄，部分醫(yī)學(xué)院校不太重視該方面工作，往往安排學(xué)生工作部門來管理學(xué)生檔案，缺乏針對(duì)性的、系統(tǒng)化的相關(guān)管理機(jī)構(gòu)。

(三)檔案管理人才隊(duì)伍缺乏

傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作流程就是把學(xué)生在校期間各項(xiàng)材料、表格等文件資料進(jìn)行收集整理，然后以郵寄形式寄送到其工作單位或相關(guān)檔案管理部門。在許多醫(yī)學(xué)院校看來，這樣的工作所要求的技術(shù)性不高，因此便不太重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，有些醫(yī)學(xué)院校甚至沒有配備專門的檔案管理工作人員，僅僅在突擊或檔案流動(dòng)幅度大的期間臨時(shí)招聘學(xué)生部門人員來對(duì)檔案進(jìn)行整理。

三、加強(qiáng)我國(guó)醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

(一)規(guī)范醫(yī)學(xué)生檔案工作管理制度

教育部門應(yīng)當(dāng)出臺(tái)相應(yīng)政策，加大工作力度，將醫(yī)學(xué)生檔案工作管理制度要求具體落實(shí)，同時(shí)在條例中明確指出醫(yī)學(xué)生檔案工作管理制度本身性質(zhì)、特點(diǎn)，并對(duì)工作的各項(xiàng)內(nèi)容提出統(tǒng)一具體的內(nèi)容或限制條件，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臈l例文件來規(guī)范醫(yī)學(xué)生檔案管理模式，提高醫(yī)學(xué)生檔案管理者的理念意識(shí)，選擇、安排具有一定專業(yè)管理知識(shí)的醫(yī)學(xué)生檔案管理者，并定期進(jìn)行檔案規(guī)整及檢查。

(二)強(qiáng)化檔案意識(shí)，樹立管理理念

高校學(xué)生檔案資料內(nèi)包括著高中時(shí)期的各項(xiàng)資料，如：高校新生入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍表、獎(jiǎng)懲證明等，醫(yī)學(xué)生們應(yīng)當(dāng)對(duì)自己檔案內(nèi)所盛放的資料有大概的意識(shí)與了解，同時(shí)，在書寫檔案資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出自身特色，以便提高在就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)過程中的勝出率。醫(yī)學(xué)院校應(yīng)當(dāng)重視就業(yè)指導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)誠(chéng)信教育、心理教育的重要性，同時(shí)校方還可以通過校內(nèi)宣傳欄、入學(xué)教育等方式，讓醫(yī)學(xué)生們對(duì)學(xué)生檔案方面有一定的基礎(chǔ)知識(shí)，讓醫(yī)學(xué)生了解個(gè)人檔案管理權(quán)歸屬國(guó)家所有，在醫(yī)學(xué)生進(jìn)入醫(yī)院開始實(shí)習(xí)之前，檔案的轉(zhuǎn)遞處理不應(yīng)當(dāng)是個(gè)人去完成，同時(shí)，單位與人事部門對(duì)個(gè)人檔案僅負(fù)保管義務(wù)，不具備隨意處置的權(quán)利。

(三)提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

要想提高醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作效率，首先便要建立一支工作力度大的管理隊(duì)伍，通過定期的培訓(xùn)以及業(yè)務(wù)工作來適應(yīng)現(xiàn)代化學(xué)生檔案管理需求。首先，設(shè)置管理隊(duì)伍的負(fù)責(zé)人，并由負(fù)責(zé)人安排專項(xiàng)負(fù)責(zé)工作；其次，可招聘兼職的學(xué)生檔案管理人員，讓其負(fù)責(zé)檔案的收集與整理；最后，根據(jù)隊(duì)伍目前適應(yīng)情況，舉辦一些具有針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)，更快提高學(xué)生檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作模式會(huì)逐漸取得越來越多的成效，對(duì)于進(jìn)入實(shí)習(xí)期乃至步入社會(huì)到達(dá)工作崗位的醫(yī)學(xué)生而言，檔案管理工作其潛在問題也將會(huì)漸漸得到提出并解決，因此在理論知識(shí)支撐的同時(shí)，我們更應(yīng)該加大實(shí)施力度，堅(jiān)持理論與實(shí)踐相結(jié)合，打造出更完善的醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理工作模式。