淺析治淮檔案管理工作的短板與對策

劉莉娜

2018年11月，鄂竟平部長在水利部黨組中心組學習（擴大）會議暨專題黨課上的講話中指出，今后一個時期水利改革發展的總基調，一定是水利工程補短板，水利行業強監管。鄂部長的專題黨課對當前和今后一個時期水利工作做出了全面部署，為治淮改革發展提供了重要遵循。隨著治淮中心工作的不斷推進，要求各項工作更快、更好地開展，治淮檔案工作作為基礎服務性工作，是治淮中心工作的基礎保障，如何在新形勢下補上治淮檔案管理工作的短板，緊跟治淮事業日新月異的發展步伐，利用好現代技術提升檔案管理工作水平，為整個治淮事業的發展提供堅實的地基，促進治淮事業又好又快發展，值得深入思考。

一、治淮檔案管理工作在治淮事業發展中的地位

1.治淮檔案管理工作的重要性

治淮檔案管理工作作為治淮事業各項工作正常運行的重要支撐，對治淮事業的發展有著極其重要的作用。治淮檔案是治淮事業歷史發展進程中的權威憑證和原始材料，它為治淮事業保存了文化遺產，為社會提供了集體記憶，既滿足當代治淮建設者的利用需要，還保持治淮事業發展進程中歷史的整體性和延續性，為子孫后代造福。因此，做好治淮檔案管理工作、管好治淮檔案，其重要性不言而喻。只有做好治淮檔案管理工作，才能為治淮事業奠定一個好的基礎，為助推治淮事業發展發揮更大的作用，創造更大的價值。

2.治淮檔案管理工作的特殊性

多年來，治淮事業的發展形成了種類繁多、形式多樣、內容豐富的檔案資源，這些檔案資源可利用價值極高，主要包含了文書、科技、電子、會計、聲像實物等檔案，既能為治淮工程建設提供可靠資料，也為治淮事業發展提供規劃與決策的參考。因此，只有加強治淮檔案管理工作，才能讓治淮事業跟上時代發展的步伐。

二、新形勢下治淮檔案管理存在的短板

1.對治淮檔案管理工作的重要性認識不夠

部分同志對治淮檔案工作的認識存在誤區，認為檔案工作就是編編頁碼、裝裝盒子，不能給單位創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付基本的查閱就行了。因此，往往忽視治淮檔案管理工作，沒有把治淮檔案工作擺到應有的位置，這是造成治淮檔案管理不夠完善的主要原因。

2.治淮檔案管理工作機制不夠健全

目前，由于檔案工作人員變動大，部分人員不熟悉工作情況，不了解檔案收集、整理、歸檔的規范標準，有些檔案存在漏歸、錯歸現象，尤其音像、實物等檔案更是普遍存在，加之有的單位（部門）對檔案工作重視程度不夠，檔案工作規范化管理水平亟需提高。因此，應健全檔案管理工作機制，以確保治淮檔案的安全性與完整性。

3.檔案管理專業人才欠缺

檔案管理工作是一項系統工程，工作千頭萬緒。俗話說“打鐵需要自身硬”，檔案管理工作成效如何，檔案管理人員素質十分重要。然而，治淮檔案館檔案管理部門人員有限，除了負責日常的庫房管理、檔案借閱、統計、接收、鑒定、指導、整編等工作外，還要承擔單位的創收等工作，在如此繁重的工作壓力下，加上平時進修的機會不多，檔案管理的水平停留在經驗上，無法進行更為專業化、精細化的管理，也就直接影響了檔案管理質量水平的提高，在一定程度上制約了治淮檔案管理工作的發展。

4.治淮檔案管理工作信息化水平較低

建設數字檔案館是在充分肯定傳統檔案工作的前提下，對新形勢下檔案工作提出的新要求，在信息化條件下，以辦公自動化為主要特征的檔案信息化工作，勢必要適應辦公自動化的要求。淮委檔案信息化工作起步于20世紀90年代中期，當時已基本實現檔案案卷級及部分文件級數據管理。2002年5月，治淮檔案館成立后，為適應“數字檔案館”發展趨勢，積極著手開展檔案信息化研究工作。2013年，淮河水利委員會打造了全新的政務內網綜合辦公平臺，依托此平臺，還推出了淮委檔案信息管理系統。然而，檔案信息管理系統在長期的使用過程中，經常出現部分庫的“檔案權限”無法修改、“直接歸檔”后無法刪除源數據、查詢顯示不全，導入數據時，插入固定值，數據會亂碼或者數據出現錯誤等問題。目前，檔案目錄數據庫和全文數據庫還不是十分健全，檔案利用存在一定的局限性，這就在一定程度上影響了淮委檔案管理工作的信息化水平。

5.檔案庫房急需擴容

治淮檔案館總建筑面積為3455平方米，其中，檔案庫房現有面積約800平方米，預留面積560平方米。工程檔案庫房主要存放治淮重點工程項目檔案，目前使用率已達90%以上。機關文書檔案庫房主要存放機關文書檔案、已撤銷處室檔案及文書歸檔副本檔案，其使用率達到61.9%。事業單位檔案及會計檔案庫房主要存放委直屬事業單位的文書檔案和各單位會計檔案，其使用率達到68.7%。從目前來看，項目檔案庫房使用率高，隨著治淮重點工程的完工，面臨接收檔案的壓力大、項目檔案保存空間較小的情況，急需進行擴容。

三、應對治淮檔案管理工作短板的對策

為開創治淮檔案工作新局面，推動治淮事業科學發展，要堅持問題導向，從思想認識、制度建設、隊伍培養、基礎設施與信息化等多個維度，統籌近期與遠景、軟件與硬件、人力與物力等各個方面，采取系統科學的方法，全面解決認識不足、能力不足、保障不足的問題。

1.正確認識治淮檔案管理工作重要性

應創新觀念，正確認識治淮檔案管理工作的重要性，加大宣傳治淮檔案管理工作的力度，及時研究并協調解決管理工作中的重要問題，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，必要時提供人力、物力、財力等方面保障，發現問題及時解決，進一步推進治淮檔案管理工作的制度化、規范化和科學化管理，努力形成治淮檔案管理良好的工作氛圍。

2.創新治淮檔案管理工作方式

首先要改善相關處室檔案工作人員結構，選擇單位內部的骨干人員，參加相關的培訓，不斷提升檔案專業能力，加強引導，提升從事檔案管理工作人員的責任感和榮譽感，激發他們的工作熱情。其次要建立健全治淮檔案制度體系，使治淮檔案管理向規范化方向發展，從制度上確保治淮檔案管理高標準、嚴要求、上水平。

3.強化治淮檔案管理隊伍建設

加強治淮檔案人才的專業培訓，通過繼續教育、專題培訓等方式，提高他們的檔案管理能力和應用新技術的能力，著重培養一批具有高水平的治淮檔案管理人才；另一方面，深入一線調研治淮檔案管理的需求，加大治淮檔案管理人員的篩選程度，提高薪資待遇，不斷引進人才，增添新鮮血液，只有這樣才能適應治淮檔案業務發展要求，推動治淮檔案管理水平。

4.加快治淮檔案管理工作信息化建設步伐

針對檔案系統安全性及服務利用等方面存在的問題，利用檔案軟件內的數據庫設置、庫結構設置及后臺管理功能，科學規劃、有序推進、嚴格監督，進一步升級淮委檔案信息管理系統，使其在檔案安全管理、借閱、全文檢索等方面改善檔案服務利用體驗，提升檔案信息化管理水平，建立完善的案卷級、文件級目錄，完善檔案數據庫建設，滿足淮委系統利用檔案的需要，同時滿足治淮檔案信息化管理的需要。

5.提前做好庫房擴容準備工作

從治淮檔案館的庫房結構來看，除去已使用的房間，剩下的房間從檔案保管要求來看，有的防潮性不佳，有的防水性能不好，基本不適合作為檔案庫房，所以需要提前謀劃好庫房擴容準備工作。

四、結語

治淮檔案管理工作作為一項系統工程，具有舉足輕重的作用，面對新的形勢，應不斷創新工作思路、創新管理理念，建立一個新的管理體制，創造新的工作業績，真正做到治淮檔案管理科學化、規范化，使治淮檔案管理工作不斷取得新作為，為加快推進新時代治淮事業高質量發展、決勝全面建成小康社會提供助力■