數(shù)字信息化背景下高校檔案管理研究

徐世榮

(荊楚理工學(xué)院檔案館，湖北 荊門 448000)

在新時(shí)期背景下，人才就是推進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要因素，因此，國(guó)家也在積極推進(jìn)高等教育事業(yè)的發(fā)展，那么，由于近年來(lái)高校人數(shù)的不斷增加，這必然也給高校的檔案管理工作實(shí)施帶來(lái)了新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)。要想不斷提升高校檔案管理的效率和質(zhì)量，就要緊密結(jié)合數(shù)字信息化時(shí)代特征，在檔案管理工作中積極融合各種先進(jìn)的信息技術(shù)，以此不斷推進(jìn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)缺乏對(duì)于檔案管理工作的重視度

在當(dāng)前的檔案工作過(guò)程中，就是直接通過(guò)對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行清晰的管理和把握，以此更好的了解每個(gè)學(xué)生的相關(guān)信息，從而更好的推進(jìn)高校人才培養(yǎng)工作的發(fā)展[1]。但在實(shí)際的高校教學(xué)管理過(guò)程中，由于部分高校領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理的重要性，以致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，各種現(xiàn)代化設(shè)備也較為缺乏，檔案管理工作的效果始終不夠理想。正是因?yàn)椋糠指咝Ｔ趯?shí)際發(fā)展過(guò)程中缺乏了對(duì)于檔案管理工作的重視度，對(duì)于檔案管理工作的人力、物力、資金等方面的投入量都相對(duì)較少，很多檔案管理人員也缺乏較高的工作積極性，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展。

(二)檔案工作工作任務(wù)量較大

在傳統(tǒng)的高校檔案管理過(guò)程中，學(xué)生檔案主要都是以紙質(zhì)形式來(lái)進(jìn)行記載的，而紙質(zhì)檔案不僅在前期的歸檔、保存上，要花費(fèi)較多的時(shí)間、精力，在后期的利用上也十分不便。檔案管理人員在實(shí)際工作中，必須要嚴(yán)格按照不同的檔案信息，結(jié)合不同的檔案保存方法，存放在不同的檔案類型中，這就需要檔案管理人員需要花費(fèi)較多時(shí)間和人力[2]。盡管，部分高校在針對(duì)檔案管理引進(jìn)了不少的專業(yè)人才，但由于高校檔案的數(shù)量一直在不斷增加，因此，整體而言，檔案工作的效率還是相對(duì)較低，嚴(yán)重影響了檔案工作作用的發(fā)揮。

二、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理措施

(一)積極引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)手段

那么，在當(dāng)前數(shù)字信息化背景下，要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，就要充分結(jié)合各種先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)積極引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)手段，有效解決檔案工作效率低下、手段落后、內(nèi)容繁瑣等問(wèn)題。各高校就要注重充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立一個(gè)專門的電子檔案庫(kù)，對(duì)于部分檔案庫(kù)可以進(jìn)行針對(duì)性的公開(kāi)。在檔案記錄過(guò)程中，可以直接向?qū)W生進(jìn)行公開(kāi)，通過(guò)這樣的方式，讓學(xué)生自己來(lái)錄入檔案信息，再由指導(dǎo)員進(jìn)行審核，待審核通過(guò)之后即可生效，最后統(tǒng)一交由檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔[3]。這樣不僅減輕了檔案管理人員的工作量，還能夠更好的保障檔案信息的質(zhì)量。同時(shí)，在檔案管理中積極引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，可以優(yōu)化學(xué)生的檔案提取和存放工作，直接在學(xué)生的相關(guān)文件上，印留對(duì)應(yīng)的檔案信息條形碼等，在學(xué)生今后需要或用人單位需要的時(shí)候，就能夠直接提取，讓高校學(xué)生檔案更便于查看和保存。

(二)創(chuàng)新檔案工作服務(wù)模式

高校檔案管理工作的有效落實(shí)，對(duì)于推進(jìn)高校的發(fā)展本身就有著極其重要的作用，那么，相關(guān)人員就要不斷提升對(duì)于檔案管理工作的重視度，以此不斷推進(jìn)檔案工作服務(wù)模式的創(chuàng)新發(fā)展。在目前高校學(xué)生人數(shù)不斷增加的背景下，高校教學(xué)管理的可持續(xù)發(fā)展，是需要建立在檔案工作上的，這就決定了必須要不斷提升高校檔案服務(wù)水平[4]。通過(guò)利用各種先進(jìn)的信息技術(shù)，將檔案工作從原本的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)換為主動(dòng)服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)方式的多元化、高效率、社會(huì)化發(fā)展。并堅(jiān)持以人為本的管理理念，提供多種檔案信息開(kāi)發(fā)與利用方式，以此為用戶群體主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，強(qiáng)化檔案信息的傳播功能，真正從深層次上滿足用戶的檔案需求，充分發(fā)揮檔案管理工作的存在價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前數(shù)字信息化背景下，不斷加強(qiáng)檔案工作的發(fā)展，不僅是推進(jìn)高校發(fā)展的內(nèi)在要求，也是現(xiàn)代社會(huì)形勢(shì)的外在要求。只有緊密結(jié)合檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，積極更新自身的思想觀念，有效應(yīng)用各種先進(jìn)的管理手段，堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，才能夠更好的發(fā)揮高校檔案管理工作的意義和價(jià)值。