數字化網絡技術在高校檔案管理中的應用探討

王雪純

（黑龍江工程學院檔案館，黑龍江 哈爾濱 150050）

高校在發展過程中會產生大量的信息，這些信息都會通過檔案的形式進行保存、管理、利用，長此以往，高校檔案管理部門積累的信息總量持續攀升、管理效果開始下降。為了改善高校管理檔案的效果，積極地引入數字化網絡技術進行使用，將有助于改善傳統的低效率工作模式、提高高校開展檔案管理工作的效果。

1 高校檔案管理工作中引入數字化網絡技術運用的重要性

近年來，高校每年招生數量都在增加，這使得高校檔案管理部門的工作壓力持續攀升。傳統的檔案管理采用紙質形式收集、記錄檔案信息，存在較多問題，如字跡容易氧化，不容易保存，紙質檔案因為管理不當容易丟失和破損，最重要的是當面對眾多檔案時，最大的麻煩就是整理問題，分類整理工作并非易事，相反，是極其的復雜，并且在極大程度上影響了檔案的使用效率。因此，在檔案管理中引入數字化網絡技術優化管理模式，必然是高校檔案管理工作的全新發展趨勢。

在新時代中，數字化、網絡化、信息化技術等已經在社會各領域被廣泛推廣、運用，為了緊隨時代發展潮流，高校在檔案管理中引入數字化網絡技術進行使用，才能改善高校對檔案信息的管理效率，才能提高高校檔案管理的現代化水平。與此同時，高校在檔案管理工作開展中積極的使用數字化網絡技術，將降低檔案管理工作難度、復雜度，簡化各種流程、提高數據保存效果，避免了紙質當然容易丟失、字跡經常氧化變形等問題，提高了高校管理檔案信息資源的質量。

2 新時代數字化網絡技術的相關優點

2.1 使高校檔案管理工作效率顯著提升

高校在檔案管理工作期間引入數字化網絡技術，能夠打破傳統檔案管理模式的壁壘，提高檔案整理、分類、信息收集的效果，有助于避免不必要的人為失誤，改善了工作效率。

2.2 使高校管理檔案信息的安全性有效提高

因為檔案管理信息泄漏引發的悲劇在近年屢次發生，比如，2016 年8 月21 日，在山東地區的徐玉玉剛剛考上大學，但因為信息泄露給了騙子，當自己的上學學費9900 元被騙子以詐騙形式騙走后，因為傷心過度，導致其心臟驟停后遺憾離世。這件事情就是因為檔案信息管理不正規導致，正是因為泄露了學生的檔案信息，才讓詐騙犯鉆了空子。所以，及時地在檔案管理工作領域引入數字化網絡技術，將提高檔案管理的可靠性、安全性，并能降低或杜絕個人信息泄露現象。

2.3 使各部門之間能夠相互共享信息資源

高校檔案管理部門可以通過數字化網絡技術構建專業的檔案信息數據管理庫，然后統一收集、整理高校信息，并根據信息類型完成檢索入口的構建。接著，相關部門只要獲得高校授權，就可以借助檔案信息數據管理庫，快速地檢索到所需的信息，從而就實現了共享信息資源的目標，改善了檔案信息的利用效率。

2.4 有助于高校在管理檔案中減少成本投入

高校檔案管理部門采用的傳統管理模式耗時、耗力，需要投入大量的人力、物力、財力資源，造成了資源浪費；同時，紙質文件的印刷與大量工作人員的投入就會導致管理成本的增加。而現代數字網絡技術用磁盤和云盤代替了紙質載體，極大地提高了工作效率，減少了人力、物力、財力的使用，實現了減少檔案管理成本的目標。

3 高校檔案管理中要合理應用數字化網絡技術

3.1 對高校檔案管理傳統體制進行改革，做好管理章程的科學設計

高校在檔案管理中引入數字化網絡技術使用之前，必須為技術的引用創造良好的環境。因此，高校應結合校內檔案管理工作現狀，積極地設計有效的數字化檔案管理改革方案及管理章程，對傳統的高校管理制度進行優化、改革，從而提高數字化檔案管理工作開展的系統性與有效性，為數字化檔案管理工作的開展奠定扎實基礎。同時，要設計、落實各項規范，對檔案信息管理流程及相關工作人員進行嚴格約束，從而防止人為失誤。例如，高校在數字化網絡化檔案管理制度建設中，應建立或完善保密、網絡安全管理、電子文件歸檔管理、崗位責任制等制度。同時，要根據各項制度在實際工作中使用狀況進行優化，從而提高制度內容的實用性。

3.2 高校應在檔案管理數字化網絡技術的運用中投入更多資金

高校在檔案管理中引入數字化網絡技術進行使用期間，必須對如何共享、存儲信息等問題進行研究，此時要使用優質的、安全性能好、穩定性好的儲存及網絡設備，常見的有高速掃描儀、縮微影像數字化設備等。由于與數字化網絡技術等有關的設備價格高昂，所以高校應建立檔案管理專項基金，增加數字化網絡技術應用期間的資金投入，滿足檔案管理部門的發展需求。

3.3 做好共享檔案信息資源的相關工作

高校傳統的檔案管理模式操作復雜，在調閱檔案信息時需要花費較長的時間，影響了檔案信息的利用效率。為了提高各部門間利用檔案資源的效率，高校應為檔案管理部門購買計算機設備、數字化網絡系統等，打造檔案信息資源管理庫，利用數字化網絡技術收集、整理、分類管理各種檔案資源信息；同時，要利用數字化網絡技術建立檢索系統，通過授權等形式，方便各部門快速地調閱、使用相關信息，提高檔案信息的共享效果。

3.4 積極聘用專業人才，做好內部員工培訓工作

引入數字化網絡技術開展檔案管理工作時，需要檔案管理員工具備一定的數字化、網絡化、信息化技術的專業知識；同時，在數據庫及檢索系統建設中也需要專業技術人員完成相關工作。因此，高校要積極地聘請專業人才，給予其豐厚待遇，支持高校完成數據庫及檢索系統的構建；同時，還要為檔案管理部門員工提供培訓、學習機會，提高其對數字化、網絡化、信息化等技術的理解、運用水平。

3.5 增強高校檔案信息管理的安全意識

高校引入數字化網絡技術后，雖然可以提高檔案工作效率，但是網絡環境風險因素較多，一旦受到網絡攻擊等，高校檔案信息極易被不法分子竊取、利用。所以，高校應為負責檔案管理的人員提供安全培訓，聘請專業講師講解在數字化網絡時代中檔案信息管理的注意事情、工作要點、安全風險、風險預防措施等知識，從而提高檔案信息管理人員的安全工作意識。

3.6 完善高校檔案信息安全系統

高校在檔案管理種引入數字化網絡技術后，雖然提高了檔案管理效率、壓縮了復雜的操作流程、節省了大量的人力物力，使檔案的管理、查找以及共享更加方便，但是網絡技術也存在著一定的安全隱患，檔案畢竟包括學生個人信息，具有一定的隱私性，受到網絡環境開放性特征影響，利用數字化網絡技術構建檔案數字化網絡平臺時，必須重視安全問題。因此，要引入先進的安全保密系統進行使用，為檔案信息提供安全保障，比如，可以引入360 安全衛士，為整套檔案數字化網絡信息管理系統提供保護；同時，還要選擇安全級別高的操作系統進行使用，并配合360 安全衛士等及時進行系統漏洞、補丁升級，并對數據庫進行定期多重備份、異地備份，維護好數據庫事務日志，實行嚴格的用戶身份認證、訪問權限控制等安全措施，從而提高對高校檔案信息的安全保護效果。

3.7 高校應重視檔案管理云計算信息處理平臺的建設工作

云技術是新時代先進的科學技術之一，其有兩種模式組成，即云計算與云服務。前者主要根據用戶操作指令，利用網絡搜索引擎等獲取、分析大量的網絡信息；云計算在未來的發展中也有很大的發展潛力，可以為更多的應用服務提供技術支持。云服務就是利用虛擬的形式將信息提供給用戶。在網絡檔案的建設過程中，主要是圍繞著基礎設施來建設的，可以最大程度上實現資源的共享。高校在檔案管理中可以利用云技術，建立云平臺，然后將檔案信息及時在公共云中上傳、更新，這樣不僅能使檔案信息的保存獲得永久性，還能提高使用的便捷性。

4 結語

綜上所述，將數字化網絡技術引入高校檔案管理工作中進行使用，有助于提高高校檔案管理工作的效率及檔案信息利用價值、改善檔案信息的保存準確性等，還有助于改善高校檔案管理質量。