醫院信息系統采購管理探討

趙予涵

北京大學第一醫院 醫學裝備處，北京 100034

引言

信息化是現代醫院發展的必經之路。我國醫院的信息化建設隨著信息技術的不斷革新、醫療衛生改革的不斷深入迅猛發展[1-2]，各大醫院采購信息產品的規模逐年加大，尤其是各類信息管理系統的開發，成為醫院信息化建設的主要內容。信息系統采購與貨物類采購有較大區別，尤其是軟件部分，作為無形的資產，有其特殊性，而醫院的信息系統更為復雜，這是醫院本身的功能所決定的。醫院的信息系統不僅要具備信息系統的一般功能，還要支持以患者為中心的醫、教、研活動[3]。集多種特質于一身的醫院信息系統成為醫院采購項目中的難點。從文獻查閱可以看出，大量的研究集中于醫院信息系統的開發和使用，涉及采購的研究相對較少[4]，而被忽視的后者實際上是醫院信息系統能順暢運行并有效發揮作用的根本保障之一[5-6]。本文將對針對醫院信息系統采購流程管理的實踐進行相關探討。

1 醫院信息系統采購項目的特點

1.1 差別化的采購需求具有多變性

醫院信息系統項目的開發需求是信息技術與醫院管理規章、制度流程和思想文化相結合的產物[1,5]，另外還受使用者的主觀偏好和操作習慣影響，因此是“因人而異”的差別化需求[7]。同一類信息系統在不同醫院、不同科室間會存在很大差別。因此盡管是同一種產品，采購流程和經驗也很難簡單的復制和借鑒。

信息產品或服務具有雙向性，一個信息系統的開發是客戶與供應商之間提出需求與反饋需求的不斷循環的過程[8]，需求參數會隨著制度流程的優化而不斷調整，甚至發生顛覆性的改變。信息系統的采購進度會受到需求多變性的影響。

1.2 報價策略多樣和信息不對稱

信息產品價格影響因素復雜，供應商會依據人力、消耗資源等生產成本及基于產品的技術價值帶給客戶的效用進行綜合定價的策略[8]。實際操作中，供應商對醫院信息系統的報價可以按功能模塊報價、按權限報價、按并發數報價和按工作量報價。目前市場中尚缺乏統一標準。因為醫院的采購人員往往不是專業的軟件工程師，對編寫代碼等專業技術并不了解，信息不對稱造成采購方很難判斷供應商的報價是否合理[9]，這也給價格談判帶來了較大難度。

1.3 廣泛的關聯性

目前醫院之間、醫院內部的“非標準化”“信息孤島”現象是亟待解決的問題[10-12]。信息系統的建設不應是孤立的，因此采購某個信息系統，還要涉及與醫院內其他信息系統的對接——接口如何做，是否產生接口費用等問題都是需要在采購中確認的；另外醫院信息系統與其所在的硬件環境、網絡通信環境甚至醫療環境都是密切相關的。例如醫院的服務器、磁盤陣列等硬件配備是否符合該信息系統對數據存儲的需求，專線帶寬、無線信號是否支持該系統的順暢運行，硬件配置是否符合手術室、實驗室等特殊清潔等級的要求，這些都是在采購醫院信息系統時需要考慮的問題。因此醫院信息系統與其他系統和運行環境廣泛的關聯性也增加了采購流程的復雜性。

1.4 驗收周期長、驗收標準不統一

貨物類產品到貨后即可驗收，信息類產品則要經歷需求調研、開發、測試、正式運行等環節后才能進行驗收，從開發到正式運行可能由于需求方案的變化而不斷調整，因此信息系統從采購到驗收的周期相對較長；另外不像貨物類產品驗收標準明確且容易查驗，信息系統的驗收標準不統一且不容易現場查驗。實際操作中，一般以合同中約定的各功能模塊運行順暢，能夠實現使用者的要求作為驗收標準，但有時一些問題和隱患并不能在驗收時及時發現。

1.5 后續增值項目較多

醫院信息系統的建設不是一勞永逸的。首先信息系統需要持續的技術支持和維護，一般在免費維護期結束后醫院都需要與供應商另行簽訂合同購買運維服務；其次隨著醫院的業務不斷發展，信息系統也需要根據使用部門不斷變化的需求進行存儲量的擴容、功能模塊的添加、性能的升級、優化等，這些都是會在原有系統上產生的增值服務項目。表1分別總結了醫院信息系統采購項目與醫療設備采購項目的特點，并進行比較。

2 醫院信息系統采購流程和節點控制

基于醫院信息系統的以上特點，結合工作中的實際經驗對采購過程中重要節點如何控制進行了具體描述，并梳理出醫院信息系統項目的采購管理流程。

2.1 需求調研

需求的管理對于軟件系統的開發十分重要，作為軟件項目管理的前期工作，貫穿項目過程的始終，甚至決定了項目的成敗[5,13]。因此為了能夠提供給軟件開發商準確的需求，醫院信息系統的使用部門在采購前期首先要做好充分的需求調研，明確系統使用的范圍、使用的人員及需要實現的功能、流程等，并應形成書面的需求調研報告。組織同類產品的參觀、考察和試用有助于獲得準確的需求。最終形成的需求報告應由醫院的信息技術部門把關，采購部門應該以充分調研并經專業部門審核過的需求內容作為采購標的。

表1 醫院信息系統采購與醫療設備采購特點的對比

2.2 采購參數的編寫

在編寫醫院信息系統采購項目需求參數時應注意與采購醫療設備有很多不同，需要考慮的更全面。一般應注意以下幾點：

（1）搭建環境：如該系統適用的操作系統，適用的網絡環境等。

（2）數據存儲：信息系統的數據如何存儲是首先應該關注的。常見的方式是采購服務器等存儲設備，但每個部門都單獨采購服務器造成了資源的浪費，利用醫院集中搭建的虛擬服務器平臺進行數據的存儲是當前較為普遍的做法，但一定要在需求調研時明確相應參數，包括數據存儲量、備份機制及數據的安全管理等。

（3）硬軟件配置參數：需求參數需明確采購的信息系統所包含的硬件的配置、性能的參數要求，軟件系統包含的模塊，實現的功能和流程等。

（4）售后服務：應在需求參數中明確信息系統的免費維護期并將服務內容細化，包括服務范圍、響應方式和時間、保養或巡檢頻率等，注意一定要界定清楚什么樣的服務類型屬于免費提供范圍，什么樣的服務類型屬于需要另行協商價格的升級服務。

（5）培訓：信息系統的培訓也十分重要，因為對于繁忙的醫務人員來說，一個新的信息系統如何操作，如何與日常工作流程融合，需要一個學習和磨合的過程，因此要對供應商提供培訓的時間、頻率、方式、內容、實現的效果提出具體要求。

2.3 合同簽訂

醫院信息系統的合同要將供應商對采購參數的應答予以明確，包括硬件軟件的配置清單及參數、實現的功能模塊和流程、數據存儲方案、網絡環境搭建以及售后服務和培訓等。另外對供應商項目組的人員情況、實施的工期、驗收、付款條件及提供的項目管理文檔都應加以說明。

2.4 項目進度監控

進度管理在項目管理過程中起到重要的控制作用，確保項目按時完成所需的過程[6]。進度管理是信息系統項目管理的一個重要組成部分，貫穿于整個項目生命周期，其目的是通過執行項目進度管理過程和使用一些基本的項目管理工具和技術來檢查實際進度是否與計劃進度相一致，如果出現偏差，要及時找出原因，采取必要的補救措施。如有必要，還要調整項目管理計劃，從而保證項目按時完成。但各不相同的醫院信息系統更加復雜，很多原因都可能影響項目進度，因此項目進度監控對于項目的順利實施尤為關鍵[14]。項目進度監管應由信息系統使用部門、信息技術部門和采購部門共同進行，各部門應設專人負責，要求供應商定期書面和口頭匯報實施進度，出現多部門之間協作問題應及時召開協調會，信息技術部門應利用專業知識對工期進行估算，評價供應商實施進度，并對工期進行有效調控[15-16]。

2.5 驗收與付款

醫院信息系統的驗收應在系統開發完成后進行。一般剛完成開發的系統上線過程中會遇到很多問題，包括與臨床工作的磨合，所以建議在系統平穩運行后再行驗收。如果系統中包含硬件，應首先對硬件進行開箱驗收。

醫院信息系統從開發到平穩運行是一個過程，付款方式不能像貨物采購，采取到貨驗收合格后一次性付款，信息系統的付款應采取分期付款。首付款比例不宜過高，系統開發完成并驗收后，支付剩余款項，有時還可留出10%～20%在系統的免費維護期結束后支付。如果過早的付清全款，會減弱對供應商的約束力。

結合實際工作經驗，梳理醫院信息系統的采購流程。利用Microsoft Office Visio制作流程圖（圖1），體現使用部門和采購部門在流程中的相互配合。

3 討論

通過以上分析，可以看出醫院信息系統采購流程的難點是項目的全程監控。從需求調研到項目實施，再到驗收付款都需要采取各種辦法穩定系統建設環境、減少實施方案變動、約束供應商行為，從而保證信息系統的開發在盡可能短的時間內保質保量完成。

信息系統的最終使用部門在采購的全程監控中起著非常重要的作用。在流程圖中可以看到使用部門應該進行充分的需求調研，并在項目實施后積極配合供應商開展工作，有需求及時調整、有問題及時溝通，監控項目的進度和質量，以保證達到預期目標。而實際情況是醫院的很多業務科室在申請采購信息系統時并未做充分的需求調研，常以業務忙為理由，將責任推給采購部門，而采購部門并不熟悉使用部門的管理流程，很難準確把握使用部門的意圖，受人力限制也很難實時對項目進行監控，造成采購過程中遇到各種問題，阻礙項目進度，甚至最終無法獲得所需產品。因此使用部門應該積極參與采購過程，發揮主觀能動性。

圖1 醫院信息系統項目采購流程圖

另外，對報價合理性的判斷是一個難點。目前各醫院較為通行的辦法是根據工作量進行價格談判，即讓供應商提供從需求調研到上線測試需要花費的人天數，按每人天支付標準計算價格。但由于信息不對稱，技術信息主要由供應商掌握，買方較難判斷工作量的合理性，因而更理想的辦法包括：引進相關技術人才能夠通過需求判斷代碼編寫的難度和強度，從而對工作量進行判斷，或者通過第三方專業機構進行判斷，但這兩種方法在實際操作中還有難度。作為采購部門更期望相關政府部門能夠進一步規范信息產品市場，制定可供市場參考的定價標準，讓供應商的價格競爭公平、陽光，讓采購方能夠獲得更多的信息，從而更理性地進行價格談判[12]。