新時期做好檔案管理工作的幾點建議

摘 要：檔案管理是當前改革發展的重要一環，但長期以來我國對事業單位檔案管理工作重視程度不是很高，很多單位檔案的歸檔、整理、保管等工作還不完善，遠遠趕不上時代發展的步伐，所以新時期事業單位檔案管理工作的創新和改革已迫在眉睫。本文就事業單位檔案管理工作現狀以及存在的問題和對策進行了一定的探討。

關鍵詞：新時代 檔案管理 改革 信息化

事業單位管理必離不開檔案管理，檔案管理工作包含記錄事業單位的成立、發展和職能演變以及單位文化、業績考核、人才培養等多種功能。本文針對“新時代事業單位檔案管理改革路徑”進行研究探索，希望可以從檔案管理層面促進事業單位不斷向前發展。

一、事業單位檔案管理的現狀

目前，事業單位的檔案管理工作中存在很多問題，具體表現為：

（一）事業單位檔案管理工作重視程度方面。在對檔案的收集、整理和存檔工作中經常處于被動狀態，沒有充分認識到隨時隨地搜集資料的重要性，且檔案監管機制不到位，資料收集跟蹤不到位，造成資料收集不及時且零散。

（二）檔案管理技術方面。雖然大部分事業單位都引進且利用了電子檔案管理模式，但仍存在檔案利用率和查詢效率偏低等一系列問題。原因主要是電子檔案管理模式是一項新生事物，事業單位原有的檔案管理工作人員一時無法接受和掌握此種模式，且缺乏專業培訓，因而對電子檔案系統的應用不熟練。

（三）部分事業單位檔案管理工作缺乏專門負責部門和負責人員。檔案管理工作由其他部門工作人員兼職管理，由于工作人員忙于其本職工作，造成對檔案管理工作的疏漏，影響檔案管理工作質量。

（四）人才流動頻繁。在新的市場經濟形勢下，大部分單位人員已經擺脫了“鐵飯碗”的限制，人才流動日益頻繁，老員工的離職和新員工的上崗已經不足為奇。在各單位的基層，因人少事多，一人兼多職的現象普遍存在，能夠分離出專門管理檔案部門的單位少之又少。

二、新事態下事業單位做好檔案管理的新思路

（一）利用信息管理手段，擴大服務內容

各個事業單位應順應信息時代要求，利用信息化的管理手段，實行信息化管理，做到以下幾個方面：一是要制定信息化發展規劃，根據具體情況和社會要求，分階段、分步驟實施方案；二是創建檔案信息庫，進而建立信息網站，通過事業單位網站主頁的形式來為人們提供開放的檔案信息填報、查詢和調取服務，有效提高檔案管理和利用效率，實現資源共享；三是建立檔案數字化網絡。用建立內網的方式，通過對電子文件歸檔管理前端的控制來分析檔案數據，從而進一步對數據進行處理與開發。

（二）完善檔案管理體系，提高信息利用率

在新形勢下，檔案管理工作受到了巨大沖擊，檔案管理工作容易出現結構松散，過程混亂等情況，為了避免這些情況的出現，首先，事業單位各項制度的制定都要貫徹落實科學發展觀，要維護事業單位持續的發展和大部分員工的切身利益，要改變重事輕人的傳統觀念，建立切實可用的檔案制度。其次，檔案管理體系還應具備靈活機動的特點，以便于在今后的工作中能根據發展進一步完善制度。除此之外，檔案管理機制的完善應包含每一個關節，做到精準無誤，因而可以提高檔案管理人員的工作積極性。最后，要注重檔案管理信息的安全，在保證安全的前提下積極利用檔案數據。

（三）提高檔案管理人員素質，強化服務水平

檔案管理改革與創新的主體是檔案管理的工作人員。因此，事業單位應作出以下努力來提高檔案管理工作人員素質：一是重視引進人才，對于有學歷、有經驗、有能力的優秀人才加以重用，以此來優化檔案管理人員隊伍，提高工作效率；二是重視人才培養，定期培訓檔案管理工作人員，采取外出學習，集中授課等方式開拓視野，放寬思路，有助于檔案工作人員對檔案管理工作的改革與創新；三是重視交流工作，加強各個部門之間的以及各個階層之間的工作交流，共享經驗，共享資源，共同進步。

（四）檔案管理組織的架構重組

信息化對檔案管理工作具有全方面且本質性的沖擊，因而檔案管理工作的信息化改革必不可少，從本質上講就是要徹底改革創新，除了檔案管理本身要改，其背后的組織構架體系也要改。最直接有效的變革是將網絡信息技術有關人才納入檔案管理組織架構中，從而保證檔案管理信息的安全性，并且可以更加有效地利用檔案管理信息化的優勢；。引入新生力量，憑借其創造性和活力為檔案管理工作添磚加瓦。

（五）健全檔案管理網絡

在如今事業單位檔案管理工作中，電子檔案成為檔案管理的主流，用電子文件的形式進行保存，有利于檔案的查閱和調取。利用先進的現代化多媒體技術，使得紙質文檔逐漸轉變為電子文檔。計算機網絡處理已經成為各個行業專業化的一種標志，尤其對于檔案管理來說，需要處理大量的數據與資料，傳統的人工管理難免出現疏忽或錯誤，而計算機處理則相對要精確且高效得多，因此檔案管理必須突破傳統模式，適應現代化管理模式，才能更加充分的滿足人們的需求。事業單位應該建立健全的局域網和檔案管理相關的網絡，使得資源以及計算機軟件能夠共享，為檔案室和相關科室搭建一條信息橋梁，利于檔案管理實現現代化及信息化。建立檔案管理網絡之后，可以使用計算機進行人工模擬，充分發揮網絡技術的優勢，使得事業單位檔案管理工作提高準確性，更具說服力。

三、結束語

綜上所述，在新的形勢下，事業單位的檔案管理工作面臨著新的挑戰，新形勢也為檔案管理工作提供了新思路和新方法。希望通過本文的論述，可以引起事業單位對“新時代事業單位檔案管理改革路徑”的充分思考與探究，能夠互相交流溝通，共同探索檔案管理工作新路徑和新方法，從而提高事業單位檔案管理工作的工作效率和工作質量，能夠從檔案管理層面促進事業單位更好更快向前發展！

參考文獻：

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作者簡介：盧世海，男，（1974-），靈山縣新圩鎮人，中專文化，單位：靈山縣豐塘鎮衛生計生服務所工作。