檔案管理之我見

韓曉燕

摘 要：隨著科技的發展，檔案管理也發生著巨大的變化，計算機檔案將要代替紙質檔案，而且已是勢不可擋，計算機檔案以其各種優勢“打敗了”紙質檔案。然而，在運用的過程中也存在這樣那樣的問題，主要談一些粗淺見解。

關鍵詞：檔案管理;優勢;性質;問題;方法

一、計算機檔案的優勢

計算機檔案包括電子文本檔案、圖像檔案、音像檔案等。這就解決了紙質檔案無法保存音像資料的問題，讓檔案資料也變得豐富多彩起來。這應該是計算機檔案的第一優勢。

第二，計算機檔案比紙質檔案更節約、更方便。紙質檔案的建立過程耗費資源較嚴重，需要大量的人力、物力，保存起來既占空間又耗人工，也不利于單位節約開支。而計算機檔案則只需一臺電腦，而且查閱的時候也更方便、更快捷，有時只需“一鍵”便可解決問題，而紙質檔案查閱起來極為麻煩。

第三，如果網絡聯通，還可以實現資源共享，能更好地為更多的人服務，更好地為更多的人打開方便快捷之門。

二、計算機檔案應該具有的性質

計算機檔案中運用最廣的應該是電子文本檔案，所以以它為代表，談談計算機檔案應該具有的一些性質。

1.真實性。電子文本檔案和紙質檔案的性質一樣，首先必須實事求是，保證檔案的真實性。在建立檔案的過程中，要真實準確錄入相關信息，以待保存和查詢。

2.系統性。運用大數據信息技術進行檔案管理本就是一項復雜的系統工程，學校只有站在系統、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務能力。因此，學校要從個人檔案、績效考核、崗位安排、工作流程、培訓管理等各個方面予以加強，分析檔案管理各個要素之間的聯系，構建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協調好與其他部門的關系，做好信息資源匯總歸類工作的同時，也要提高檔案服務質量，使電子檔案具有系統性。

三、計算機檔案應用中存在的問題

從20世紀開始，計算機已經開始在我國得到廣泛的應用，各單位也開始逐步地將計算機技術與自身的需求結合起來，開發了不同的信息系統。不同的職能部門由于各自工作的特點不同，其所建立的信息系統也不相同。這也就形成了多類信息共同發揮作用的局面。許多單位也建立了網絡版的檔案管理系統，但是，不得不承認大部分的電子檔案都存在擴充性、靈活性以及開放性較差的問題。電子檔案無法與其他部門的管理系統協調，也就造成了信息溝通不暢，甚至是無法溝通的窘迫現狀，不僅限制了電子校務的統一規劃和發展，而且浪費了很多的人力、物力以及財力。所以實現電子檔案與學校其他部門的檔案管理系統的有機結合，以求達到信息的互通有無，是許多單位所面臨的一個巨大挑戰。

1.電子檔案的存在和出現越來越普及，電子檔案的使用及安全運營急需解決。如何存儲諸多的電子檔案并且分類整理，如何維護網絡來安全地保存這些檔案成為需要解決的問題。目前缺少專業的檔案人員進行梳理，管理效率較差。管理人員檔案整理技巧缺乏，專業知識和問題處理能力有限，造成電子檔案系統缺少應有的先進性和系統性。同時，設備的落后也影響電子檔案的建立。

2.檔案管理的制度不完善，檔案有泄露的現象。部分單位的檔案室管理沒有明確的規章制度，對于檔案的查閱問題處理不當會造成部分檔案的泄露。

3.檔案的管理水平有待提高。電子校務的發展也帶來了另一個問題，如何實現高管理水平。一般情況下，檔案的信息化內容可以分為兩個層次，檔案目錄的數字化以及全文信息的數字化。現在許多單位的電子檔案只是停留在目錄信息的數字化，只是簡單地將檔案的目錄輸入電腦中，只能實現簡單的目錄查詢，這種狀況無疑影響了整個單位的信息化進程。

4.檔案的安全問題突出。檔案安全問題是電子檔案管理中的一個重要問題，電子校務的發展實現了檔案部門與其他的學校部門甚至是外界系統的信息交流，有效提高了學校檔案部門的工作效率，但是隨之而來的是檔案的安全得不到保障。網絡中的各種因素比如操作問題或是人們比較擔心的網絡黑客入侵，都在威脅著電子檔案的安全。這必須引起高度注意，在注意到電子檔案安全的同時也要注意檔案原件的安全，一旦大量的檔案流失，造成的損失將無法挽回。

四、推進計算機檔案的建立，提高工作效率

紙質檔案管理耗費資源較重，不利于節省單位各項開支。因此，單位要有區分地對紙質檔案進行數字化錄入，推進數字檔案建設。數字檔案建設能夠突破檔案利用限制，實現資源利用的規模化。一方面除去一些具有歷史價值和收藏價值的檔案之外，應當將紙質檔案轉化為相應的電子檔案，實現檔案在計算機上的統一管理，減輕工作人員負擔，實現單位檔案一體化管理和一體化利用。同時，檔案被數字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時也會較為便利，只需要在檔案管理系統上進行相應的操作，就能實現檔案檢索和檔案查詢。另一方面數字檔案還能夠與其他新型技術手段相聯系。例如，可以通過開發微信公眾號的形式，將公眾號與檔案管理系統相連，拓寬檔案服務范圍，實現公眾號查詢檔案服務，提高檔案信息化水平。

建立電子檔案庫。在眾多的數據中，依托現今便利的檔案管理軟件，可以建立可靠的海量電子檔案庫，該電子檔案庫要求能和紙質檔案關聯并且同步。同時，學校檔案室工作人員應該建立完善的電子化流程，支持檔案借閱、發布等，提供多種途徑在線檔案檢索，以便于更加便捷地查閱各種檔案信息。同時，學校檔案室的管理員應當建立電子檔案的關聯，方便各種信息的獲取，以便對這種辦公事務進行綜合性的評估和診斷，同時也能夠更加便捷地提供各種統計報表，方便對檔案管理進行評估。當然，電子檔案的存在有利也有弊，電子檔案相比較傳統紙質版檔案來講，雖然信息量大、錄入更加便捷，但是也具有一定的風險性，比如網絡故障、電腦病毒導致的數據丟失等問題的發生，學校檔案管理的工作人員要不斷更新自己的電腦知識，從而靈活應對這些檔案管理中的問題。

完善學校檔案管理制度。學校不僅僅要配置專門的檔案管理室便于各種檔案干燥耐久地存放，同時對于檔案管理也需要不斷地完善。檔案管理部門是學校的一個重要部門，應該具備完善的規章制度，應當有一個詳細的檔案管理流程。應該具體到不同檔案的分類、人員制度的管理、檔案的外借情況、檔案的整理和保存制度等。比如說要做好檔案管理人員構成情況的統計，按時按崗出勤檔案管理工作;要及時、準確地登記檔案的移交和接收，使得檔案的出入有詳細的表格記錄，這樣可以大幅度避免檔案缺失的問題。還有檔案不準外借的制度，如果的確因為工作需要將檔案帶出檔案室，需要明確借閱人信息、借閱的目的和歸還的日期。

掌握必要的檔案管理技能和知識。檔案室應該有專業的管理人員對檔案進行詳細的梳理，有專人負責檔案統計工作，按要求填報檔案統計報表，并做到迅速、真實、準確無誤。相關管理人員對于檔案的標注、分類、標記、裝訂等具有專業的技能，學校要不定期開展檔案管理相關培訓，以期提高檔案管理人員的檔案管理技能。

增強安全防御能力。信息安全問題一直備受人們的關注，電子檔案的安全更是如此。為了確保電子檔案的安全，可以從以下方面進行：一是嚴格管理制度。好的管理，才是系統安全的根本保障。學校的檔案業務繁忙，這就要求檔案管理人員盡職盡責，分工合作，負責好檔案工作流程中的不同部分。建立嚴格的網絡管理系統，并在檔案工作的全過程中進行管理。可以通過采取防火墻、個人身份鑒別、建立數據庫備份系統、權限設置等技術性措施，構筑安全防范體系。二是加強技術保障。過硬的技術是消除檔案安全隱患的重要途徑，通過建立完備的安全防范體系，達到保護檔案安全的目的。學校的檔案管理員還應該注意文件的前期管理，從源頭上控制文件的質量，以保證電子檔案的安全以及完整。

在信息時代，檔案信息化水平決定了檔案利用程度，檔案管理人員應緊跟時代步伐，牢牢抓住大數據技術這一有力抓手，能夠平衡檔案管理質量與效率的關系。科學技術在檔案管理領域仍然處于一個不成熟階段，很多問題還有待探討，因此，本人的認識難免會存在些許疏漏，愿與大家共同探討，在今后的工作與研究中不斷加以完善。

編輯 李博寧