淺談特種設備檢驗機構技術檔案管理問題

袁旌杰 鄒定東 文鵬高

摘? 要：該文在系統分析當前特種設備檢驗機構技術檔案管理現狀的基礎上，探討了在特種設備檢驗檢測領域推行檢驗報告、記錄等技術檔案電子化無紙存儲的可行性，并針對實際應用中可能產生的潛在風險進行了具體討論。相關工作可為特檢機構創新技術檔案管理模式提供指導和借鑒，對提升行業技術檔案管理水平有積極的意義。

關鍵詞：特種設備;技術檔案管理;電子化無紙存儲;可行性分析

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標志碼：A

特種設備檢驗原始記錄和報告是檢驗檢測活動中形成的重要技術檔案，是特種設備安全管理及狀態追溯必需提供的關鍵技術資料。然而，隨著全國特種設備數量的不斷快速增長，各大特檢機構近年來在檢驗技術檔案管理方面，面臨與日俱增的巨大挑戰。該文將在系統分析當前特種設備檢驗機構技術檔案管理現狀及存在問題的基礎上，研究在特種設備檢驗檢測領域推行檢驗報告、記錄等技術檔案電子化存儲的可行性，并針對實際操作中可能產生的潛在風險進行討論，相關工作可為創新特檢機構技術檔案管理模式，提升行業技術檔案管理水平提供指導和借鑒。

1 特檢機構檢驗技術檔案管理現狀

1.1 技術檔案數量持續增長

特種設備涉及社會生活的方方面面，其安全已被社會廣泛關注。隨著我國國民經濟的迅猛發展，當前特種設備的使用需求不斷增長。截至2017年底，全國特種設備總量已高達1 296.52萬臺，較2016年上升8.31%。這種特種設備數量的快速增長使得全國特檢機構近年來面臨的各類檢驗檢測任務越來越繁重，同時也不可避免地導致相關部門存儲管理的檢驗報告、記錄等技術檔案數量越來越龐大。

以重慶特檢院為例，其每年平均新增的檢驗技術檔案高達28萬余份。根據檢驗類型和周期的不同，上述檔案中有大約2萬份檔案需長期保存，剩余26萬份檔案按照RB/T 214—2017《檢驗檢測機構資質認定能力評價 檢驗檢測機構通用要求》規定至少應保存6年。面對數量眾多的檢驗技術檔案，特檢機構做好檔案的管理工作難度極大，采取合理措施提升檔案管理效率十分必要。

1.2 物理存儲空間需求越來越大

存儲紙質的檢驗技術檔案，需要大量的物理空間，尤其伴隨著特種設備數量的不斷增加，國內各大特檢機構大多面臨檔案存儲空間嚴重不足的問題。

以重慶特檢院為例，其現有技術檔案庫房多達19間。然而，由于有限的物理存儲空間難以滿足技術檔案持續過快增長的需要，重慶特檢院目前剩余檔案存儲空間已不足2間，預計1年后將無法繼續存放新增技術檔案。

1.3 行業技術檔案管理水平總體上仍相對較低

在信息技術的推動下，當前國內特種設備檢驗機構普遍使用了檢驗檢測業務微機管理系統，實現了辦公自動化，但檢驗報告副本、檢驗原始記錄等技術檔案的管理仍以紙質資料形式和手工維護保存為主，特檢行業內技術檔案整體管理水平仍相對較低。事實上，面對數量眾多的紙質檔案，原始的手工管理模式費時費力，在檔案收集、整編、分類、數據追溯、利用和銷毀等工作中，其不可避免地導致檔案管理工作量大、效率低，造成技術檔案管理存在滯后性，使該整理的檔案資料無法及時整理，該銷毀的檔案資料也無法及時銷毀，無形中導致資源和空間的浪費。

2 特檢機構技術檔案電子化無紙存儲管理的可行性分析

2.1 電子化無紙存儲已成為未來檔案管理的發展趨勢

通過利用信息化等手段使技術檔案管理工作從落后的手工操作走向現代化管理，實現技術檔案的電子化無紙存儲，將極大地提高管理效率及質量，可以從根本上解決檢驗報告、記錄等技術檔案快速增長及物理存儲空間嚴重不足的問題。同時，融合信息化技術的電子存儲模式能夠方便地實現檢驗技術檔案的檢索、統計、追溯和管理等功能，其將有助于在實際使用過程中提高檔案資料等的二次利用率，實現技術資源的高效利用。可以說，電子化無紙存儲已成為未來特檢機構技術檔案管理變革的主要方向和必然發展趨勢。

2.2 法規、標準中關于檢驗技術檔案電子化存儲的有關規定

在法律法規方面，《中華人民共和國電子簽章條例》、《中華人民共和國電子簽名法》分別于2003年6月、2005年4月正式實施，上述法律法規，規范了電子簽名行為，確立了電子文件和電子簽章的法律效力并明確指出經安全電子簽章簽署的數據電文具有與原件同等的效力，其為文件和重要信息的網絡傳輸提供了法律依據，為電子檔案的真實性及完整性保障提供了具體解決途徑。

國家標準方面，GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》規定了在公務活動中產生的、具有保存價值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。GB/T 27025—2008《檢測和校準實驗室能力的通用要求》指明了記錄可存于任何媒體上，但應有程序保護和備份以電子形式存儲的記錄，并防止未經授權的侵入或修改。

檢驗檢測機構資質認定方面，原國家質檢總局、國家認監委組織編寫的《檢驗檢測機構資質認定管理辦法》釋義、《檢驗檢測機構資質認定評審準則及釋義》等文件，均明確指出，在采取措施確保存檔材料與原始材料一致性的基礎上，檢驗檢測原始記錄和報告可以以紙質文件或者電子媒介方式進行留存，并強調應對電子存儲的記錄加以保護及備份，以避免原始數據的丟失或改動。上述法規標準及文件規定，明確了在采取合理措施的前提下，檢驗報告和原始記錄可以以電子媒介方式留存，一定程度上為技術檔案的電子存儲管理提供了依據。

2.3 技術檔案電子化無紙存儲管理存在的潛在風險及應對措施

對特檢機構而言，與傳統的存儲管理模式相比，實現技術檔案的電子化無紙存儲管理，可以較好地彌補當前檔案管理中的問題和不足，但也存在一定的潛在風險。

在現有政策及法規標準的框架下，雖然并不反對檢驗機構以電子媒介形式存儲檢驗數據、記錄及報告等技術檔案，但以電子存檔完全取代原有的紙質存檔，似乎仍缺乏足夠的法理依據。尤其是具體到特種設備檢驗檢測領域，在保障電子檔案真實性及法律憑證作用等方面相關部門并無明確規定，有關法理依據也仍需進一步完善。目前，預防此風險比較穩妥的措施，是采用紙質檔案、電子檔案同時存檔的方式進行過渡，并在具體實施過程中邀請司法、檔案管理、檢驗檢測等相關領域的權威機構和專業人士進行充分論證，從而在結果認定時制定對電子檔案法律憑證作用的保障措施。

3 結語

對于特種設備檢驗檢測機構而言，檢驗報告、記錄等技術檔案是關系特種設備使用安全和狀態追溯的重要技術資料，做好技術檔案的管理工作，對特種設備使用狀態宏觀評價及安全監管意義重大。受限于紙質檔案及舊有管理模式在檔案存儲空間、管理效率及資源利用率等方面存在的潛在弊端，當前特檢行業技術檔案管理水平總體不高。充分利用信息化輔助手段，采用現代化管理措施，實現技術檔案的電子化無紙存儲，是當前特檢行業技術檔案管理變革的主要方向和趨勢，其在法理依據及數據安全保障等方面雖還不完全成熟，但是可以通過借鑒相關行業先進經驗及采取合理措施規避潛在風險。該管理模式在系統性強、效率高、存儲方便、保存時間長、節省人力物力、便于檢索和利用等方面的優越性可以較好地解決當前特檢行業技術檔案管理的困局。

參考文獻

[1]繆幼容.完善特種設備檢驗檢測技術檔案管理對策探討[J].質量與標準化，2014（3）：48-50.

[2]紀金蘭.特種設備檢驗檢測檔案工作的優化建議初探[J].辦公室業務，2016（6）：145.

[3]苗宏亮.特種設備安全評價體系的建立及應用[D].南京：南京理工大學，2007.