從“組織”視角看殷鐘麒《中國檔案管理新論》的理論貢獻和現實意義

王寧 田呈彬

摘 要：殷鐘麒所著《中國檔案管理新論》，其視角主要聚焦機關檔案工作，尤其重視行政組織與檔案管理之間的關系，“組織”思想貫穿于著作始終。著作闡明了組織與檔案工作之間的相互作用關系，體現了包括建立獨立的檔案組織體系、根據組織有機整體性開展檔案工作和基于不同層次組織構建不同檔案制度在內的檔案管理理念。該著作以組織為核心視角的檔案管理思想在當前的文件、檔案工作實踐中仍有重要的啟發意義。

關鍵詞：組織；檔案管理；獨立組織體系；有機整體；分工協作

Abstract： The New Theory of China's Archives Management， written by Yin Zhongqi， focuses on the archive work of the administrative agency， with particular emphasis on the relationship between administrative organizations and archives management. The idea of "organization" runs through the book. The book clarifies the interaction between organization and archives work， and embodies the concept of file management including the establishment of an independent file organization system， doing the archival work based on the organization's organic integrity， and the construction of different file systems based on different levels of organization. The archive management thought with the organization as the core perspective still has important enlightening significance in the current practice of managing records and archives.

Keywords： Organization； Archive Management； Independent Organization System； Organic whole； Division of Labor and Collaboration

1 引言

20世紀二三十年代到建國前是我國近代檔案學萌芽和發展的重要時期，其間檔案學家們的思想受行政改革運動和自身工作經歷的影響，著述多以機關檔案工作改革為基點展開，重視“行政”與檔案之間的關系，關注檔案工作在機關組織中的改革。譬如，何魯成先生在其專著《檔案管理與整理》中對各機關檔案股在組織中的行政隸屬關系展開較為細致的論述，并提出了“獨立組織”的倡議和成立國家檔案庫的偉大構想[1]；毛坤先生也在其文華圖專檔案學課程講義集合《檔案經營法》中簡要論述了“管理檔案處之組織可以分為獨立的檔案管理處和附屬于某機關的檔案管理處”[2]的思想，此二者均已經有以組織體系開展檔案工作事業建設的理念，然就成立檔案獨立組織體系進行大膽具體的設想和基于組織的有機整體性論述檔案工作的開展路徑，實以殷鐘麒先生為集大成者，從其著述《中國檔案管理新論》中專門用較大篇幅 對“組織”展開論述也可見一斑。

殷鐘麒的“組織管理”理念體現在組織與檔案工作的相互關系與影響、基于組織的檔案工作開展路徑等多個維度，對于當前我國檔案管理機制和電子文件管理機制建設等文檔實踐仍具有重要的現實意義。

2 殷鐘麒“組織”視角的檔案管理思想理解維度

管理學上，對組織的定義有多種表達，但大都體現了“共同目標”“協同規則”“有機體系”等限定。殷鐘麒先生在《中國檔案管理新論》中也做了相關解釋，“夫組織者，原系指動物體中各細胞，在維持一定秩序關系之下，集合為一體而言。適用于各種社會組織時，含有由相關部門或機關所組成系統機構之意”[3]，可見其尤為強調組織的“有機整體性”和“機關構成的系統”內涵，并由此認定行政組織必然是各個行政機關相互間具有一定秩序關系的有機組成。筆者認為殷鐘麒先生所指“組織”內涵，可以從單個“組織機構”和“組織體系”兩個角度來理解：“在論述檔案工作辦法，如點收、登記、分類、編目等各個具體工作環節時，著眼于各種組織機構”的具體情況；而在說明宏觀檔案管理體制和檔案管理制度時，則是從“組織體系”角度加以論證，如其提出的“檔案組織之體系”的概念。具體而言，其“組織”思想主要體現在以下幾個維度。

2.1 良好的組織是檔案有效管理的基礎。殷鐘麒認為，組織具有明確的權責體系和細致的組織分工，有經緯之脈絡與協調之機制，無不影響著檔案工作的各項活動。管理活動離不開組織，應以組織為基礎開展各項管理活動，并且在法令許可范圍內，充分發揮組織優勢，努力彌補和改善不足，以實現管理目標。一方面，組織的權責體系和組織分工影響檔案工作的業務辦理效率。“政府之效率，端賴行政組織中，責任與權力之適當分配為基礎，即每一行政官吏，必須特別賦予固定任務”[4]。分工是專業化的體現，只有將明確的檔案責任分工落實到具體的工作環節和人員上，且選擇有才能有專長的人來從事對應工作，才可能避免出現相互推諉、事故不可追溯的情況，得以改變“胥吏舞文弄法，弊竇重生”的陋習，真正提高檔案工作效率和質量。另一方面，組織的經緯脈絡和協調機制影響檔案工作的整體運轉。縱向上，檔案工作從屬于上級科室，服從上級領導，如在中央各部的司處之下均設有若干室科，室科之下分有若干股或組，而檔案股一般就設在室科之下；各省的廳處局一般分為兩級：室科與股，分有檔案股；各縣級及較小機關，一般僅設一級，而檔案工作一般從屬于某一科室。橫向上，檔案工作所屬的職能單位（如檔案股）需要與其他同級職能單位（如文書股、人事股）相互協調，共同完成同級之各項工作。協調機制實質上體現的是合作的問題，殷鐘麒先生在著作中不止一次提及協調問題，認為為減少分工造成的隔閡，必須注意協調機能，組織目標的實現和正常運轉不是單個組織工作可以實現的，而是需要各組織間的合作聯系與協調并進。

2.2 檔案改革促進行政組織的健全發展。殷鐘麒先生強調改革檔案工作對行政效率改進的重要意義。他將檔案的作用主要概括為三點，即“一則供行政之參考，二則備學術之研討，三則于國史尤為切要”[5]，而行政參考作用主要體現在組織層面，亦即通常所說的檔案的“憑證價值”。在具體組織活動中，檔案對組織的行政參考作用，主要通過“調閱前案”“引據法令”“詳查成案”“詳究事實”“案情佐證”來體現，印證了檔案作為社會活動原始記錄的憑證價值的重要性，尤其在辦理案件時，檔案可以作為重要的證據性資料直接揭露事實真相，由此凸顯檔案的獨特功用。在對檔案進行分類時，殷鐘麒先生也提出了以機關職掌之系統來分類的主張，認為檔案分類的目的在于方便為行政活動參考，也體現了以組織需求為目的發揮檔案功用的檔案分類思想。

除憑證價值外，殷鐘麒先生的論述還體現出檔案工作對記載組織歷史沿革的重要意義。“檔案乃一種工作或事業之歷史。就一事業言，此部門之檔案，即為此事件之歷史。就一組織言，全部門之檔案，即為此組織之歷史”[6]。尤其是在組織歷史久遠或發生過合并、撤銷等變革的情況下，如果能保存有連貫完整的檔案記錄，那么對呈現整個組織的發展歷史和全貌，無疑是最寶貴的財富。在論述文書檔案分裂之原因時，殷鐘麒先生就提到了組織時間久遠而檔案工作不善造成文件大量流失的弊端，認為組織機構若有時間久遠之性質，更需要有長久的檔案工作考量，自成立初就建立有規模的檔案組織，以保護文件檔案的完整性與連續性。

2.3 組織的差異性決定檔案工作的復雜性。殷鐘麒先生的整個著述還貫穿著另一重要思想，即組織的差異性對檔案管理工作復雜性具有深刻的影響，這些差異包括不同職能組織檔案管理內容的不同、不同層次組織檔案工作基礎的差異和不同級別檔案崗位對檔案人員素質要求的不同等。

在論述機關組織之原理時，將“把握特殊之要求”[7]作為首項原則，認為各行政機關均有其特殊任務，因而沒有任何一典型組織可以適用于任何組織，也沒有一種檔案管理辦法適用于所有類型的組織，“全國政府、機關、公司團體，業務性能，千差萬別，絕非一法同行”[8]。各機關組織的檔案內容和數量、檔案工作基礎和能力都大不相同：中小學校、鄉鎮公所等全年不過數百件最多一兩千件檔案，由辦理收發人員兼管檔案的居多，無需專門的檔案組織開展管理，且這一級別的檔案工作者薪酬少、地位低下，管理水平也較為落后；而業務范圍較大的機關，全年收發數以萬計的文件，文檔處理手續也較為繁雜，往往由專門的檔案科室負責統一整理和調閱，對檔案工作人員的素質要求也更高。對此，在檔案分類方案設計、檔案人才培養、檔案制度構建方面，殷鐘麒先生提出了差異化的應對策略。

基于不同等級、規模、業務復雜程度的組織情況，殷鐘麒先生提出建立高、中、低三級的檔案管理體系，并且就高級檔案管理辦法進行了詳細論述，包括檔案管理的程序、點收、登記、分類、編目、編卷、裝訂、典藏等各項具體的管理內容，在分類標準設計上也提出了多種不同的可選方案。對于中級檔案管理辦法和低級檔案管理辦法，論述了其與高級檔案管理辦法的差異之處，如中級檔案管理辦法的分類方案可根據主持者旨趣選擇，編目、編卷、裝訂方式等可視縣政府財力、人力選擇經濟適用的方式；低級檔案管理辦法中登記手續、分類類目、排架方式更為簡單、便捷，亦略不同于其他兩級檔案管理辦法。這種建立不同級別檔案管理方法的思想既為廣大的檔案組織開展具體的檔案工作提供了可參考方案，又考慮到了不同層級組織的差異性需求，注重檔案管理方法的實用性，這也正是其基于組織差異性開展檔案管理設計的思想體現。

2.4 建立檔案獨立組織體系至關重要。殷鐘麒先生在論著中重點論述了建立檔案獨立組織的重要性，認為只有獨立組織才能夠提高檔案工作和檔案人員的地位，推動檔案事業的改革與發展。一方面，缺乏系統獨立的組織體系導致檔案工作受各方牽絆，陷入困境。檔案工作雖責任重大，但“過去各方面之不重視檔案，缺乏系統組織”，檔案工作所在的組織簡單，地位低下，權力較小，且受到若干單位和人員的直接間接牽制，影響工作開展。尤其是在面臨政府職掌范圍不斷擴大、檔案業務日趨復雜的情況下，檔案工作人員沒有自身獨立的指揮體系，如同一盤散沙，在各機關組織內部缺乏話語權，職位非常尷尬，極不利于檔案工作的開展。另一方面，建立檔案獨立組織體系有著巨大優勢。殷鐘麒先生認為以之前地位低下而結構簡單的檔案組織，難以擔負改革重任，而“檔案所以應有獨立組織之理由，厥有八端”[9]。總結起來即建立檔案獨立組織有助于切實提升檔案工作地位，增強重視檔案工作意識，細化專業性分工，促進各環節科學管理，羅致專門人才，實現工作的統一標準化和規范化。且引薦歐美檔案事業發展的經驗，認識到獨立的檔案組織體系是成就先進檔案事業的基礎，如法國之檔案處、英國之官檔局、美國之國立檔案館，都在集中管理全國檔案、服務歷史法律研究等工作中做出了重要貢獻，我國檔案工作只有建立和完善獨立組織，才可能與其并駕齊驅。

由此，殷先生提倡由中央牽頭制定檔案獨立組織體系的法案，推動其逐級建立，提倡中央設置檔案管理處，自中央至縣分別設置檔案處、科、股、室，規定隸屬關系，發揮整體的管理力量。在建立檔案獨立組織體系的基礎上，采取集中管理的方式，在工作分配上采取橫的分配方式，注重縱向的督導審核和橫向的合作聯系。仔細研讀和思考不難發現，殷鐘麒先生所構想的全國檔案組織體系與建國之后我國的檔案組織體系有頗多相似之處，雖在組織名稱和職責上有所差異，但建國以來我國檔案工作“統一領導、分級管理”的體制與這一模型具有一致性，且其等級設定、橫縱關系、集中式管理方式都與其思想基本吻合，其設計具有奠基性意義。

3 以“組織”視角改進檔案工作的現實啟發

3.1 基于組織實際開展調查和因地制宜設計方案。殷鐘麒先生在《中國檔案管理新論》第三編“辦法”設計時采用田野調查方法，對不同組織的檔案工作情況進行考察。其提出的“檔案三聯制”便提倡在“設計”階段“調查各單位實際情形，明白每一細微部分工作，交換管理意見”“顧及本機關之習慣與環境，保持其優良，取締其惡劣”[10]。由此所設計的檔案管理辦法往往能夠體現組織差異性而提出對應的檔案管理方案，具有更強的科學性。

這一思想實際上在當前的實踐工作中仍十分必要。以我國的電子文件管理單軌制發展改革為例，從宏觀來看，近年來我國在國家層面已經順應數字轉型的時代要求，全面部署電子文件管理國家戰略，且已有系統性的規劃與實施，以國家力量強有力地推動法律法規的完善和戰略的統籌部署，在法律層面逐步認可電子文件的證據價值，逐漸實施系統的電子文件管理政策及標準體系建設，電子文件管理的頂層設計和支撐已然具備。但在實踐中，不同行業領域、不同層級組織機構的單軌制改革尚未形成規模，不同地域的電子文件管理機制更是具有明顯差異，參差不齊，呈現各自為營、小馬過河的探索式狀態，電子文件單軌制管理改革自下而上的推動力較為薄弱，具體的實踐行動在組織層面的落實較為緩慢。劉越男教授指出，“并不能僅僅從文件形成單位或者檔案館這個層面探討方法，而是要從組織體系的角度來探討各個相關的不同的單位是如何相互作用的，這樣的相互作用能夠多大程度上促使科學方法的應用”[11]。這就需要基于組織層面進行更為深入的考察，基于不同組織環境和工作基礎進行針對性的組織體系的電子文件管理方案設計，以加快該項工作的進展，這與殷鐘麒先生的思想有異曲同工之義。

3.2 改革組織行政基礎以提升檔案工作水平。良好的行政組織是檔案管理工作的基礎，殷鐘麒先生強調從改革組織機構的行政基礎入手改進檔案工作，認為檔案管理改革離不開行政，而行政改革要通過改革檔案的人事、工具、經費等實現。“乃一般改革檔案管理者，大都舍行政而言技術，蓋以技術為本，行政為末，殊不知徒法不能以自行，有良好之行政，良好之技術，始有表現之機會”[12]。殷鐘麒先生尤其注重檔案人事的革新，并提出應改善組織中檔案工作的工具和經費情況。

而在現代檔案工作中，組織中的檔案行政基礎改革仍然具有重要的意義。譬如，當前很多政府機構、企業內部的檔案工作人員的編制仍然隸屬于辦公室或者綜合管理部門等，而缺乏獨立的檔案組織。所導致的影響，一是檔案工作人員工作繁重、身兼數職，無法全心專注于檔案工作而影響整個組織的檔案工作效率；二是檔案工作不受重視，處于“食物鏈”的底端，受制于各個部門和人員，不利于組織檔案工作的長期開展。由此，改革檔案工作的行政基礎，如在組織內部建立獨立的檔案組織、培養專業的檔案人員、改善檔案管理經費、使用現代化管理工具、提升檔案工作的行政地位等對于提升組織的檔案科學管理水平尤為重要。

3.3 在機構精簡過程中貫徹檔案“組織”思想。一個組織的檔案資源是組織沿革的重要歷史記錄，也是組織發展的真實寫照。在組織發展變革，包括合并、撤銷、精簡等過程中，保護組織檔案的完整性和檔案工作的連續性十分重要。殷鐘麒先生在論著中論述了因時間久遠、機構臨時調整等原因導致的文件、檔案分裂的后果，強調檔案工作在組織成立之初要有長久考量，建立專門的檔案專責負責管理。

2017年以來，國家機關進一步開展機構的撤銷與合并，實施機構精簡。隨之，單個機構規模越大，承擔的職責范圍更廣，職能愈發繁雜，而且在機構的撤銷、合并等變動中，面臨組織全宗的重新認定和變更等問題，這些變化勢必會為檔案工作帶來困難與挑戰。更重要的在于，檔案工作在這些活動中扮演著重要角色，檔案管理工作質量也會影響精簡工作與機構運行效率。為此，在機構精簡中，要保持檔案組織之獨立，或設立新的檔案獨立組織，重視檔案組織在機構精簡過程中和精簡后開展的檔案工作，助力精簡工作，提升機構效率[13]。

參考文獻：

[1]何魯成.檔案管理與整理[M].北京：檔案出版社，1987：30-35.

[2]毛坤.檔案經營法[M].武漢：武漢大學出版社，2013：56.

[3][4][5][6][7][8][9][10][12]殷鐘麒.中國檔案管理新論[M].北京：中國人民大學歷史檔案系翻印，1958.

[11]電子文件管理國際前沿成果論文集[C].北京：中國人民大學信息資源管理學院，2010：33.

[13]遼寧省事業單位改革持續推進：三家新組建單位同日成立[EB/OL].[2018-08-25].https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1606923200024395839𝔴=spider&for;=pc.

（作者單位：王寧，中國人民大學信息資源管理學院；田呈彬，中國第一歷史檔案館 來稿日期：2018-08-28）