社保紙質(zhì)檔案是否必須嚴格分類保管

主持人：

河南全省實行業(yè)務統(tǒng)管，我地區(qū)是第一個試點地區(qū)，開始上五險合一新系統(tǒng)，實行綜合柜員制，統(tǒng)一受理紙質(zhì)資料，然后按險種業(yè)務類型掃描進核心系統(tǒng)，掃描后的數(shù)據(jù)理論上應能永久保存。然后由后臺經(jīng)辦崗完全依據(jù)掃描件錄入和審核，這里依然有一些紙質(zhì)資料要按核心系統(tǒng)提示分盒后，在受理崗受理后移交給檔案室統(tǒng)一保存。對這些不再分險種、業(yè)務類型、保管年限的紙質(zhì)檔案究竟需不需要再拆盒保管，大家一致的意見是，既然五險合一并實現(xiàn)一體化、數(shù)據(jù)化管理，沒有必要再拆盒了，拆盒即破壞了新系統(tǒng)設(shè)計構(gòu)架的業(yè)務邏輯性，又徒增工作量且無法利用系統(tǒng)內(nèi)的查詢模塊定位查詢。可是這和《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》（GB/T 31599-2015）相違背。省社保中心就此事和省檔案部門協(xié)調(diào)，但是無果。國標文件是2015年制定的，之后國家明確提出“一網(wǎng)通辦”“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑路”的服務精神與要求，五險合一核心系統(tǒng)的升級正是這些計劃與精神的體現(xiàn)。停留在全資料紙質(zhì)保存時代向電子化數(shù)據(jù)保存過渡階段的《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》明顯不符合這一目標要求。庫房有限，紙質(zhì)資料必須分類且按期限做廢棄。社保紙質(zhì)檔案的保管是否必須嚴格按照《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》（GB/T 31599-2015）進行分類保管？如何進行分類？

河南讀者 戴先生

戴先生：

《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》（GB/T 31599—2015）規(guī)定：社會保險經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務部門應定期收集歸檔的業(yè)務資料，按照業(yè)務檔案分類方案結(jié)合經(jīng)辦時間進行歸集；業(yè)務部門檔案管理人員應該按照業(yè)務檔案分類方案對收集的業(yè)務資料進行整理。在社會保險業(yè)務材料歸檔范圍和保管期限中，將案卷的類別分為：參保單位登記材料、參保人員登記材料、社會保險個人賬戶管理材料、社會保險登記證管理材料、社會保險卡（證、手冊）管理材料、社會保險待遇領(lǐng)取資格驗證材料、退休人員社會化管理服務材料、異地安置登記材料、服務協(xié)議管理材料等。以養(yǎng)老保險待遇為例，又具體分為養(yǎng)老保險待遇核定材料、養(yǎng)老保險個人賬戶一次性支付申報核定業(yè)務表單及相關(guān)審核材料、勞動能力鑒定材料、養(yǎng)老保險支付明細表和匯總表、養(yǎng)老保險基金支付年度匯總表等。這些紙質(zhì)檔案資料的分類對于檔案資料的保管保存、查找使用具有積極的意義。但是，其具有相當程度的重疊，如完整保存紙質(zhì)資料需要的場所和設(shè)施巨大，在數(shù)字介質(zhì)的安全性和便捷性已經(jīng)極大提高的今天，是否還有如此必要或者有無簡化之可能，應當深入研究并予以回應。

就合并保管還是分拆保管而言，鑒于上述規(guī)范要求，如果完全不予滿足，可能會遭遇工作評價的問題。但是，由于社保經(jīng)辦管理體制的改革，一刀切地按照某一種保管模式進行保管，可能過于教條化，有損工作效率和便捷性。檔案資料的保管，應當是對實踐存在的檔案材料的保管，而非改變實踐狀況。在上述規(guī)范改變之前，既要尊重實踐，也要盡可能合規(guī)，可以將同一檔案按照不同類別分別保管，或者采用目錄、索引方式指定保管類別。

主持人