試論信息化背景下核電文檔過程管理要點
———以秦山核電為例

朱燕春

（1.中核核電運行管理有限公司文檔管理處，浙江 海鹽 314300；2.中核核電運行管理有限公司，浙江 海鹽 314300）

0 引言

互聯網+的新時代，核電文檔管理信息化推進過程中， 大量電子文件的產生， 讓檔案管理部門的基礎工作從最初的接收檔案， 到一體化管理， 加強其前端控制， 一直延伸到了文件的的產生階段， 從文件初稿形成、 文件流轉到生效直至經過整理轉化為檔案， 這一系列電子流程都基于企業內容管理平臺ECM 的實現，從系統的前期準備、開發、測試到應用，文檔管理部門全程參與。 文檔模塊設計需求與平臺框架的搭建，很大程度地控制檔案的來源——文件產生的質量， 影響了文件流轉的效率， 文件的質量及最終檔案的質量。同時， 電子歸檔工作也逐漸成為工作的一大重點，在電子文件形成的不同階段都有文檔人員值得關注并可以改善的管理要點或步驟細節。

1 核電文檔信息化發展及其問題

現代公文流轉、 技術文件的生成， 工作任務的申請、審批、下達、執行、記錄，幾乎涵蓋了所有的行政文件與生產文件， 在信息平臺上生成， 意味著文件形成的前端， 在系統形成時， 基本成形了， 依托于系統平臺， 平臺的功能與設計理念起著非同尋常的作用。 為滿足不同時期，不同部門，不同的需求，寅生出多個信息平臺共存， 缺少整體的規劃與疏理的狀況， 有些系統的邊界不是非常清晰， 或者在不同時期需進不同的信息管理系統， 造成數據查詢時的障礙， 提高了查找難度。

計算機的存在大大提高了勞動效率， 但如果設置不合理， 可能會滋生出不必要的工作量。 有可能出現某個步驟，流程設置繁雜，操作復雜，增加了工作量，需要確定是系統設置的問題， 還是檔案需求的問題，還是現有的信息技術無法實現的問題， 或者出于滿足信息安全的因素。 有部分系統之間是存在接口的，但數據不完整， 造成歸檔時需要再填補一些本身已有的屬性， 增加了著錄及再核對的工作量； 有部分系統之間是不存在接口的， 如需要歸檔則重新進行著錄、核對等工作，再進行歸檔。

信息技術日新月異，發展迅猛，能否經得起時間的考驗。 信息系統經常會面臨優化更新，系統切換，數據遷移，能否保證原始數據的完整、準確、安全。 現在有一些非永久的數據， 保存的電子信息， 未打印成紙質文件， 是否確保應該歸檔的數據均已遷移， 以確保未來的電子歸檔工作。 而在實際工作中，系統切換，往往伴隨著數據的丟失， 或多或少。 被淘汰的系統可以保留多久， 系統數據又可以保留多久， 數據核對工作是不是可以盡快地完成， 盡可能地實現無縫銜接。 畢竟一個文檔系統關乎的動輒十幾萬， 幾十萬條甚至上百萬條的數據內容， 類目繁多， 讓每一個條目都各居其位，不是一件容易的工作。

2 核電文檔過程管理需關注的要點

2.1 領導重視

檔案的收集范圍涉及到公司的各個部門， 與各個部門的協同合作也非常關鍵，“誰形成，誰整理”，一直是推行的難點， 是檔案工作的重頭戲。 檔案數據每年度數十萬條數據海量地遞增， 檔案數字化進程的發展，檔案的交叉核對與檢查，檔案人員的更迭與培訓，員工的廠內業務培訓， 開發它的編纂價值、 協同信息人員進行信息系統的優化更新等等， 都集聚了持續大量地人力投入， 資金投入， 各個方面都需要領導的重視與支持。

2.2 提升檔案人員管理能力與核電員工檔案意識

檔案法第九條規定，檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。[1]國家檔案局最新發布的《檔案專業人員繼續教育規定》中提出了更為具體，也比經往更高的要求： 檔案專業人員繼續教育每年累計應當不少于90 學時，其中，檔案專業科目一般不少于總學時的三分之二。[2]由此可見，國家檔案局對檔案繼續教育的重視。 尤其在現有文檔外包形式下， 檔案人員的管理與業務能力， 更有待進一步提高。 公司應加大對檔案人員的投入與培養， 注重管理能力的提升，走出去參加一些培訓， 掌握檔案工作最新要求， 及時了解與掌握檔案管理先進經驗， 避免工作中出現的常見問題。 秦山核電也不定期組織公司內文檔專家與參訓人員， 對公司內檔案人員的內部培訓， 擴大了受眾面， 減少一些培訓支出。 核電兄弟單位背景相似度較高，其文件材料形成類型、來源、規模、及要求均相似，其管理方面的做法與經驗參考利用價值大， 應多加強溝通與交流，互通有無。 條件允許的話可以請進來，邀請行業內專家或學者，每一次的學習都受益非淺。

核電員工對公司相關程序的理解程度不同， 對系統的理解與應用也是不同的， 在生效時， 雖然可以由檔案人員進行修改屬性， 但如果來源正確了， 因為業務人員對其自身業務更熟悉， 理解也更為精準， 不僅流轉效率提高了， 生效發布文件更及時， 在之后的利用時， 也能更快速地查找到需要的文件。 文檔管理部門可以定期或不定期地組織， 針對不同的使用群體，進行不同側重內容的廠內培訓， 一則增強員工的檔案意識， 注重文件的形成質量， 以及應歸文件的及時移交工作； 二是提高系統流程業務與查詢業務的熟悉與應用，增強文檔流轉的速度，提高查詢的效率。

2.3 參與系統開發

參與系統開發，盡可能地實現個性化需求，對于提高工作效率非常有幫助。 提出合理的、滿足生產需要，也能滿足檔案管理要求的需求， 需要專業的檔案人員來完成。 一方面考慮檔案發展方向，順應時代的新目標新要求，一方面要滿足現有的工作實際。 要有先進的設計理念，也要征求文檔基層人員的意見，他們的述求是最實際的。 在以往系統中或工作中經常碰到的問題，或者工作量特別大的地方，人工做起來很難而計算機卻能輕易做到的，提出來加以改善和優化。 文件材料類別的不同，相應的文檔要求是存在差異的，在系統測試期間，需要讓不同的檔案負責人員來進行測試跟蹤，以便更快適應上線后工作需求，是否符合管理程序，流程是否合理，歸檔是否順利，查詢是否便捷，標準化是否在系統中得以體現等等，都是關注的重點。

2.4 完善制度配套

逐步完善檔案管理制度配套，推進標準化進程，實現管理提升。 秦山核電由獨立的三家法人單位合并而來，機組特點又不相同，在整合并不斷完善和升版管理程序下，標準化進程一直在推進中。 雖然使用的程序是相同的， 但是不同科室不同人員的理解會有所不同，對程序的執行也會有所偏差。 依據大綱及管理程序，根據不同文件種類編制了工作細則，對有些步驟進行更為細致的描述與解釋，計劃25 份，現已生效20 份，在規范操作的同時，也為培養新人提供了寶貴的素材。

秦山核電還有整套的培訓制度適用于檔案專業方面的要求， 來滿足檔案管理對人員的要求。 適用程序有：培訓與授權管理大綱、外委培訓實施管理、技能培訓管理等等， 不僅規定了必須滿足的條件， 取得與崗位相關的必需的證照培訓： 行業法規規定的需要在國家或國家授權部門組織進行的從業資格考試及復審培訓，還對部門技能培訓活動的開展作了規范。

2.5 加強流程管控

2.5.1 收集階段

按照檔案法（SF010185-1996）建設項目檔案管理規范（DA/T 28-2018）、企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定（國家檔案局令第10 號）、核電文件檔案管理要求（EJ/T1225-2008）等相關上層法律法規及國標行標等依據性文件，制定了公司程序《檔案歸檔范圍及保管期限》，歸檔范圍的內容基本決定了檔案庫的內容，是公司各類文件材料歸檔計劃的主體，歸檔計劃的制定與實施是檔案收集階段的重點工作。 與公司各主要文件產生部門進行溝通，及時分析問題產生原因，針對性的解決應歸未歸問題及歸檔不及時、不完整等問題。

2.5.2 著錄或生效階段

個性化的著錄界面， 大大降低了對檔案人員的要求， 責任心強， 工作細心基本可以滿足日后的查詢需求。 如果是大而一統的全能界面， 需要檔案人員對其屬性作出正確的判斷， 哪一項是必要項， 哪一項是可錄項， 哪一項對這類文件有著查詢價值。 這就需要檔案人員專業性強， 對業務熟悉， 關鍵性的要素少著錄或不著錄，到了查詢時無從下手。 比如變更單，一般都要求有詳細的變更號、標題、變更圖紙號等信息。 如果所對應的變更圖紙號未著錄， 那僅憑一個標題尋找相對應的圖紙號就很難， 需要查看大量的內容， 才能找到所對應的變更圖紙。 如果是管理程序， 生效日期是關鍵屬性，如果是管理指令，那么作廢日期更為關鍵。它與文件類型本身有關， 也與系統功能有關， 需要檔案人員嚴謹細致的工作作風，在發現一個問題的時候，舉一反三，及時查漏補缺，避免同樣問題的出現。

2.5.3 整理歸檔階段

一體化的管理模式，讓文檔人員從文件到檔案一個人完成，不可避免地會出現錯誤。到了整理的時候，檢查核對所有屬性， 尤其是查詢利用頻率較高或關鍵的屬性，如文件編號、標題、編制單位、變更號、版本、版次、生效時間、作廢時間、密級等屬性，查看文件及附件的完整性，紙質與電子的一致性等，再給予正確的分類號、檔案號、盒號、保管期限等信息，為最終的查詢創造較為有利的條件。自查是基礎，交叉核對與檢查是非常必要，也是非常有效的。部門內部還可以進行抽查，不同的人員，不同的視角，比較容易發現問題的存在，加以改進。

2.5.4 利用階段

EXEL 系統都知道很好用，功能很強，經常有這樣的感慨，哇，還有這功能。 不是我們想不到，而是往往在有需求的時候， 才會關注有沒有這功能， 幫助我們提高效率。 海量的數據在系統中生成并使用， 沒有強大的統計利用功能就只能望洋興嘆了。 需求是基礎，信息是手段， 而數據一直都在， 能不能把需要的數據找出來， 是我們利用的目的， 而最先利用的是我們的檔案人員， 最常利用的也是我們的檔案人員， 而最終目標是為了讓使用者更快更齊全地找到需要的數據。

對系統功能的了解熟悉程度，影響著我們的工作效率。 系統功能的推廣，也是可以將系統的功能可以得以發揮，有時系統功能過于強大，導致有很多功能未能被利用，有必要進行全方面的培訓，對系統功能有個大概的了解，在有相關業務的時候，可以熟練應用。

對于一些利用頻次高、 永久保管的檔案進行編纂工作，更為全面地梳理、也更為便捷地提供利用。 但是深層次的檔案編纂普遍較少，除了《公司志》、文件匯編等一些企業經管類的成果外， 技術性、 研發性的檔案編纂成果幾乎為零， 主要是檔案人員不具備核電相關專業知識，更需要專業技術人員的參與。

3 結束語

文檔工作是一項長期又細致的基礎性工作， 在公司生產和管理業務活動中， 是關鍵性的鈕帶， 串聯起了幾乎所有的工作，每一項工作的規范、準確，離不開文檔的要求，需要文檔的管理與監督、文檔的服務。 數據就是資源， 文檔數據的精準是基礎， 在龐大數據庫的支持下，充分發揮好文檔的利用價值。