淺析微信在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用

謝雪薇

摘 要：微信作為一款即時通訊工具，其具有龐大的用戶群，傳播具有精準(zhǔn)、快捷及多元的特點(diǎn)，將其在檔案信息服務(wù)中進(jìn)行應(yīng)用具有顯著的優(yōu)勢，能夠?yàn)橛脩籼峁└痈哔|(zhì)量和快捷的檔案信息服務(wù)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的重要價值。文中分析了微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的可行性，并進(jìn)一步對微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的方式進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：微信；檔案信息服務(wù)；方式；策略

微信具有極大的信息量及豐富的應(yīng)用形式，滲透到我們工作、生活的方方面面。作為一種新興的社交媒體，其具有龐大的用戶群，因此當(dāng)前微信已成為檔案信息服務(wù)的一種新型模式。通過將微信在檔案信息服務(wù)中進(jìn)行應(yīng)用，可以有效的拉近檔案部門與用戶之間的距離，使更多的用戶能夠享受到便捷的檔案信息資源，有效的推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展，使檔案信息資源更好的服務(wù)于社會公眾。

1 微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)可行性

1.1 微信擁有多元化的應(yīng)用平臺

微信的使用需要依托于智能手機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，而且微信具有較多的手機(jī)適用版本，更新速度較快，可以在電腦和智能手機(jī)進(jìn)行應(yīng)用，兩者之間還可以進(jìn)行互動，開創(chuàng)了信息傳遞新的途徑。相較于QQ，微信智能移動端屬性更強(qiáng)，微信平臺更簡潔和明晰。當(dāng)前檔案機(jī)構(gòu)通過申請自己的公眾賬號來發(fā)布檔案信息。這樣一來，用戶只需要通過關(guān)注該公眾號即可以獲取到自己所需要的檔案信息。

1.2 龐大的用戶群

當(dāng)前微信用戶數(shù)量十分龐大，其已成為人們?nèi)粘＝涣髦胁豢苫蛉钡闹匾ㄓ嵐ぞ摺⑽⑿旁跈n案信息服務(wù)中進(jìn)行應(yīng)用，人們可以利用微信來查閱到自己需要的檔案信息，會使越來越多的人檔案意識不斷增強(qiáng)，以此來實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效利用。而且檔案信息服務(wù)工作借助于微信龐大的用戶優(yōu)勢，可以更好的拓展檔案信息服務(wù)的范圍，充分的發(fā)揮出檔案信息資源的重要價值。

1.3 傳播和推廣優(yōu)勢

相較于其他通訊APP，微信內(nèi)容更加豐富，能夠通過多樣化的形式來對自己的信息進(jìn)行展示。同時語音通話及語音輸入是極為重要的內(nèi)容，不僅可以節(jié)約打字時間，而且還能夠使對方感受到對方所處的情境及心情等。檔案信息服務(wù)借助于微信這一平臺，可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案文化的推廣，促使檔案形式更具多樣化、豐富化，提高檔案信息服務(wù)的便捷性。另外，用戶從注冊微信至后續(xù)的使用都是免費(fèi)的，只需要支付移動數(shù)據(jù)流量即可以免費(fèi)使用微信，因此微信獲得大家的喜愛，在推廣方面極具優(yōu)勢，因此將其在檔案信息服務(wù)中應(yīng)用前景更為廣闊。

2 微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的方式

2.1 提供在線咨詢服務(wù)

首先，檔案部分可開通微信服務(wù)并公布微信號碼或者其公眾號二維碼，使用微信的用戶搜索到檔案部門微信賬號并進(jìn)行添加后，可以向檔案局部門發(fā)送信息咨詢請求。檔案部門接到用戶信息咨詢請求后，可及時在檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，并將用戶需求的信息通過微信反饋給用戶。其次，反饋信息的形式可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行選擇或搭配以提供生動形象的信息服務(wù)。如通過語音、文字為信息需求緊急的用戶提供查詢結(jié)果，通過圖片為用戶展示檔案原件信息，通過視頻為用戶講解檔案保管和利用知識等。再次，檔案部分可對用戶咨詢問題進(jìn)行頻率統(tǒng)計，針對出現(xiàn)頻率較高的問題建立對應(yīng)的解答信息數(shù)據(jù)庫，通過微信進(jìn)行自動回復(fù)，以提供全天候的信息服務(wù)。

2.2 向公眾傳播檔案文化

以微信為途徑進(jìn)行檔案文化傳播，主要建立在微信傳播信息形式多樣化的基礎(chǔ)上，并彰顯其即時、精確傳達(dá)的優(yōu)勢。主要體現(xiàn)在兩方面：首先，以圖文并茂的形式為用戶傳播檔案知識、檔案技術(shù)常識以及檔案界新的學(xué)術(shù)成果等。其次，以文字、圖片、語音、視頻組合或混搭的形式展示檔案館藏，如以圖片形式展示館藏書信原件和老照片，以語音形式傳播館藏聲音檔案，以視頻形式展示館藏影像檔案等。而接觸到這些真實(shí)的文字、聲音或影像會更有效地提高用戶對檔案的關(guān)注度及自身檔案意識。

2.3 完善檔案信息資源共享機(jī)制

在利用微信開展檔案信息服務(wù)過程中，檔案部門可以通過群聊的方式來加強(qiáng)與用戶之間的交流和互動，還可以建立用戶討論組來針對具體的主題進(jìn)行討論，實(shí)現(xiàn)信息的有效溝通。由于檔案部門在檔案信息發(fā)布和擴(kuò)散過程中占據(jù)主導(dǎo)地位，因此要檔案信息服務(wù)工作開展過程中可以積極引導(dǎo)用戶進(jìn)行檔案信息分享，這樣在不斷的分享和共享過程中會使檔案用戶不斷增加，越來越多的人成為檔案信息接收者。而且檔案部門借助于微信這一信息傳播渠道來向公眾進(jìn)行檔案信息征集，對民間檔案信息資源進(jìn)行開展，以此來不斷充實(shí)檔案信息數(shù)據(jù)庫，加快推動檔案信息深層次的共享。

2.4 改善檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)模式

首先，主動服務(wù)。檔案信息服務(wù)具有較強(qiáng)的繁瑣性，將微信在檔案信息服務(wù)中進(jìn)行應(yīng)用，需要投入大量的時間和精力，因此要求檔案管理人員要做好檔案信息的歸類工作，并能夠及時、準(zhǔn)確將歸類好的檔案信息向微信平臺進(jìn)行傳送。同時還需要及時對檔案信息進(jìn)行發(fā)布，并定期向用戶發(fā)送相關(guān)的檔案資訊，積極進(jìn)行檔案文化的推廣，使用戶能夠更深入的了解檔案文化。

其次，生動服務(wù)。檔案管理工作人員可以在制作檔案資訊的時候，添加一些圖片或者音頻使檔案更加的生動化，這樣用戶在閱讀檔案的時候就不會覺得枯燥，從而產(chǎn)生對檔案的興趣。另外，檔案管理微信平臺也可以提供人工語音介紹服務(wù)，對于一些不喜歡看文字的用戶而言，是一個極大的福音，同時，這也為檔案微信平臺的發(fā)展提供了多樣化的程式，進(jìn)一步說，是為微信檔案用戶提供了較為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

最后，及時服務(wù)。基于用戶對于所需要的檔案信息都想在第一時間獲取的心理，檔案微信服務(wù)平臺要保證服務(wù)的及時性，即能夠第一時間為用戶提供急需的資料，而且在為用戶提供檔案信息時，還可以考慮到人工服務(wù)或是自動回復(fù)，這樣可以有效的節(jié)省用戶時間。微信檔案服務(wù)平臺可以針對用戶在使用檔案信息過程中可能遇到的問題進(jìn)行提前編輯，并對評論留言模塊進(jìn)行不斷完善，針對用戶的意見和建議要積極采納，積極回復(fù)用戶的評論和留言，以此來提高用戶的滿意度，也能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案微信服務(wù)平臺的不斷完善。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前檔案部門應(yīng)用微信開展檔案信息服務(wù)過程中，需要重視發(fā)揮微信應(yīng)用載體的廣泛、信息傳播功能強(qiáng)及集群推廣平臺先進(jìn)等優(yōu)勢，以此來為用戶提供在線咨詢服務(wù)，加快推進(jìn)檔案文化的傳播，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的優(yōu)化，進(jìn)一步促進(jìn)檔案部門服務(wù)模式的創(chuàng)新。將微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)中具有極為重要的意義，但其難度也較大，需要長期的堅持和各部門的共同努力，以此來全面提高檔案信息服務(wù)的水平，積極推動檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

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